Het AI-gestuurde documentbeheersysteem voor de zorg
Altijd het juiste, actuele en goedgekeurde document. Voor elk team, elke afdeling, elke locatie. Met AI-gestuurde zoekfunctie, workflows, incidentmanagement en volledige audittrail. Het slimme alternatief voor traditionele documentbeheersystemen.
Waarom zorgorganisaties overstappen naar een AI-gestuurd DBS
Traditionele documentbeheersystemen bieden documentbeheer en kwaliteitsmanagement, maar de zorg verandert sneller dan ooit. IntraGPT combineert documentbeheer, incidentmanagement, risicobeheer en audits met de kracht van AI, zodat medewerkers documenten vinden op betekenis, niet alleen op trefwoorden.
20 kernmodules voor volledig documentbeheer
Elk aspect van documentbeheer in de zorg is afgedekt. Van aanmaak tot archivering, van workflow tot leesbevestiging. Inclusief incidentmanagement en risicobeheer.
Gebruikers & Rechten
Granulaire toegangscontrole per document, categorie, afdeling en locatie.
- Rollen en permissies beheren
- Rechten per document en categorie
- Tijdelijke vervanging en delegatie
- Notificatie voorkeuren per gebruiker
Organisatiestructuur
Modelleer uw volledige organisatie met afdelingen, locaties en doelgroepen.
- Afdelingen en locaties beheren
- Doelgroepen definiëren
- Koppeling gebruikers aan structuur
Documentbeheer
Aanmaken, bewerken, dupliceren, archiveren en verwijderen van documenten en protocollen.
- Document lifecycle management
- Bijlagen en gerelateerde documenten
- Automatische documentnummers
- Bulk import en export
Documenttypen & Templates
Standaard templates met verplichte velden, secties en workflows.
- Templates per documenttype
- Interactieve beslisbomen en hotspots
- Koppeling aan workflow en bewaartermijn
Metadata & Classificatie
Flexibele metadata, categorieën, tags en taxonomie voor optimale vindbaarheid.
- Configureerbare metadata velden
- Categorieën en tags beheren
- Validaties en verplichte velden
Versiebeheer
Volledige versiehistorie met major/minor versies en vergelijking.
- Major en minor versies
- Versies vergelijken (diff)
- Oude versie herstellen
- Laatste gevalideerde versie markeren
Workflow & Taken
Review- en goedkeuringsworkflows met deadlines, reminders en escalaties.
- Configureerbare workflow stappen
- Taken toewijzen met deadlines
- Escalatie bij overdue
- Volledige audit van stapovergangen
Publicatie
Publiceer documenten met geldigheidsdatum, doelgroepen en planning.
- Publiceren en depubliceren
- Geldig vanaf / geldig tot
- Doelgroepen en publicatiebericht
Leesbevestigingen
Verplichte leesbevestiging per versie met deadlines en rapportage.
- Leesbevestiging per versie
- Deadline voor bevestiging
- Rapportage wie wel/niet gelezen heeft
Zoeken & Vinden
Full-text search met AI, filters, synoniemen en zoeksuggesties.
- AI-gestuurde zoekfunctie
- Zoeken in metadata en bijlagen
- Favorieten en recente documenten
- Synoniemen en zoeksuggesties
Documentweergave
Leesweergave, PDF, mobiel en interactieve content met QR-toegang.
- Actuele leesweergave
- Print en PDF export
- QR-code toegang
Feedback
Feedback op documenten indienen, koppelen aan eigenaar en omzetten naar revisietaak.
- Feedback per document indienen
- Omzetten naar revisietaak
- Status van feedback volgen
Meldingen
In-app en e-mailmeldingen voor taken, revisies en leesbevestigingen.
- In-app notificaties
- E-mail herinneringen
- Configureerbaar notificatiecentrum
Audittrail & Logging
Onwijzigbare logging van alle document-, workflow- en inzage-acties.
- Logging van alle acties
- Auditlog viewer en export
- Rechtenwijzigingen traceren
Rapportages & Dashboards
Dashboards voor eindgebruikers, managers en compliance met export.
- Compliance dashboard
- Leesbevestiging rapportages
- Export naar PDF en Excel
Revisie & Actualiteit
Revisieperioden, herinneringen en markering van verlopen documenten.
- Revisieperioden instellen
- Achterstallige revisies tonen
- Herbevestigen zonder wijziging
Archief & Retentie
Archiefmodule met bewaartermijnen, vernietigingswachtrij en legal hold.
- Bewaartermijnen per documenttype
- Vernietigingswachtrij
- Legal hold functionaliteit
Externe Toegang & Integraties
Deellinks, QR-distributie, API, webhooks en koppelingen met EPD/ECD.
- Microsoft 365 en SharePoint
- EPD/ECD contextkoppelingen
- API tokens en webhooks
Mobiel & Offline
Responsive webapp met offline documentsets en synchronisatie.
- Responsive mobiele weergave
- Offline documentsets
- Automatische synchronisatie
AI & OCR
AI-gestuurde zoekfunctie, vertaling, samenvatting, tagging en OCR voor scans.
- AI search en samenvatting
- AI vertaling en tagging
- OCR voor gescande documenten
- Elektronische handtekening
Ingebouwde compliance en veiligheid
De belangrijkste bedrijfsregels zijn ingebouwd in het systeem, niet afhankelijk van gebruikersgedrag.
AI maakt het verschil, dit kan traditionele software niet
Meer dan documenten beheren: ze slimmer vindbaar, vertaalbaar en analyseerbaar maken. De kracht van AI als standaard in uw documentbeheersysteem.
AI Search
Vind documenten op betekenis, niet alleen op trefwoorden. Stel vragen in natuurlijke taal.
AI Samenvatting
Automatische samenvattingen van lange protocollen en richtlijnen.
AI Vertaling
Vertaal documenten direct naar andere talen voor meertalige teams.
AI Tagging
Automatische classificatie en tagging van nieuwe documenten.
OCR voor Scans
Maak gescande documenten doorzoekbaar en bewerkbaar.
Elektronische Handtekening
Digitaal ondertekenen direct vanuit het DBS.
IntraGPT DBS vs. Traditionele DBS-software
Traditionele systemen bieden documentbeheer voor de zorg. Maar IntraGPT gaat verder met AI, open architectuur en volledige controle over uw data.
| Functionaliteit | IntraGPT DBS | Traditioneel DBS |
|---|---|---|
| Documentbeheer & protocollen | ||
| Incidentmanagement (VIM) | ||
| Workflow & goedkeuringen | ||
| Leesbevestigingen | ||
| Audits & compliance | ||
| AI-gestuurde zoekfunctie | Alleen trefwoorden | |
| AI samenvatting & vertaling | Niet beschikbaar | |
| Open source AI modellen | Geen AI modellen | |
| Data op Nederlandse servers | ||
| EPD/ECD integraties | Beperkt | |
| Custom development mogelijk | Beperkt maatwerk | |
| Geen vendor lock-in | Vendor lock-in |
Onderdeel van het IntraGPT Zorg Ecosysteem
Dit documentbeheersysteem is volledig geïntegreerd met onze andere zorgoplossingen: AI Medical Scribe, DocGPT, Workflow Optimalisatie en meer.
Zij kozen al voor IntraGPT
Veelgestelde vragen
- Wat is het verschil tussen IntraGPT DBS en traditionele documentbeheersystemen?
- IntraGPT DBS combineert documentbeheer met AI: automatische tagging, slimme zoekfunctie, AI-samenvattingen en vertaling. Traditionele systemen bieden alleen opslag en workflow.
- Voldoet het DBS aan NEN 7510?
- Ja. Het DBS draait op dezelfde ISO 27001-gecertificeerde infrastructuur als het IntraGPT platform en is ontworpen conform NEN 7510-eisen voor de zorgsector.
- Kan het DBS koppelen met ons EPD of ECD?
- Ja. Via de API en webhooks koppelt het DBS met EPD/ECD-systemen, Microsoft 365 en SharePoint. Contextkoppelingen zorgen ervoor dat documenten direct beschikbaar zijn in het behandelproces.
- Hoe werken leesbevestigingen?
- Leesbevestigingen zijn versiegebonden. Medewerkers bevestigen per document dat ze de actuele versie hebben gelezen. Managers zien per afdeling wie wel en niet heeft bevestigd.
Klaar om over te stappen naar een AI-gestuurd documentbeheersysteem?
Plan een demo en ontdek waarom zorgorganisaties kiezen voor IntraGPT als AI-gestuurd alternatief voor traditionele documentbeheersystemen.