AFAS koppelen aan AI: cao-vragen, verlof en dossiers zonder ticket
AFAS Profit is aan AI te koppelen. IntraGPT leest gegevens uit HRM, payroll en de rest van Profit, en kan waar dat is toegestaan ook iets terugschrijven. Jullie beheerder bepaalt welke onderdelen meedoen, dus de koppeling is precies zo breed of zo smal als jullie hem maken.
Wat de agent met AFAS doet
Gegevens uit Profit ophalen
De agent haalt gegevens op uit de onderdelen die bij jullie zijn vrijgegeven, bijvoorbeeld medewerkers, contracten, verlofsaldi of projecturen. Wat beschikbaar is, spreek je bij het koppelen af.
Filteren in plaats van alles ophalen
De agent zoekt op een medewerkernummer, een afdeling of een periode en houdt het antwoord behapbaar. Hele connectoren leegtrekken gebeurt niet: wat er niet gevraagd is, komt er ook niet uit.
Terugschrijven in Profit
De koppeling kan bijvoorbeeld een mutatie of een aanvraag wegschrijven, als dat is vrijgegeven. Dat raakt HR- of financiële data, dus de agent doet het alleen op expliciet verzoek en toont eerst wat hij wil versturen.
Bestanden ophalen
De agent haalt een bestand op dat in AFAS bij een dossier hoort, zodat hij een bijlage kan samenvatten of eruit kan citeren zonder dat iemand hem eerst moet downloaden.
Wat organisaties met de AFAS-koppeling oplossen
HR en personeelszaken
- Situatie
- HR krijgt dagelijks dezelfde vragen over verlofsaldo, contractduur en cao-regels, en elke vraag kost een mailwisseling.
- Wat de agent doet
- De agent leest het saldo en de contractgegevens uit Profit en combineert dat met de cao-documenten uit de kennisbank.
- Resultaat
- Medewerkers krijgen direct antwoord, en HR houdt de tijd over voor de gevallen die echt aandacht nodig hebben.
Salarisadministratie
- Situatie
- Voor de maandverwerking moeten mutaties gecontroleerd worden op afwijkingen ten opzichte van de vorige periode.
- Wat de agent doet
- De agent haalt de betreffende periode per afdeling op en zet de verschillen op een rij.
- Resultaat
- De controle begint bij de uitschieters in plaats van bij rij één.
Projectorganisatie
- Situatie
- Een projectleider wil weten hoeveel uren er deze maand op zijn project geschreven zijn en door wie.
- Wat de agent doet
- De agent bevraagt de urenconnector met een filter op projectcode en periode.
- Resultaat
- Een actueel beeld zonder dat de projectleider toegang tot Profit nodig heeft.
Managementrapportage
- Situatie
- Het managementteam wil een terugkerend overzicht van instroom en uitstroom per afdeling.
- Wat de agent doet
- De agent draait dezelfde bevraging elke maand en vat het resultaat samen in de chat of in een verslag.
- Resultaat
- Een vast ritme zonder dat iemand handmatig een export moet maken.
Zo zetten we de koppeling op
-
1
Token aanmaken in AFAS
Een AFAS-beheerder maakt een App connector aan met een token. Dat token gaat als AfasToken mee in de header; IntraGPT bewaart het versleuteld en toont het nergens terug.
-
2
Connectoren afspreken
Jullie bepalen welke onderdelen van Profit de agent mag lezen en welke hij mag bijwerken. Wat niet op de verbinding staat, bestaat voor de agent niet.
-
3
Alleen lezen of ook muteren
De meeste organisaties beginnen met lezen. Terugschrijven zet je pas aan als duidelijk is welke mutaties je wilt kunnen doen en wie dat mag vragen.
-
4
Testen op een kopie
Voordat de koppeling naar productie gaat, testen we de bevragingen op de omgeving die jullie daarvoor gebruiken, zodat een filter dat te veel of te weinig oplevert eerder opvalt.
Personeelsgegevens in een AI-koppeling
AFAS bevat personeelsgegevens en salarisgegevens. Dat vraagt om een koppeling die niet meer teruggeeft dan de vraag nodig heeft, en om een duidelijk antwoord op de vraag wie wat mag zien.
Waar de data staat: Nederland
Niet meer dan de vraag vereist
De agent filtert op de velden die bij de vraag horen en begrenst het aantal records. Er is geen actie die het hele personeelsbestand ophaalt.
Rechten per rol in IntraGPT
Een agent voor medewerkers krijgt andere gegevens te zien dan een agent voor HR. Zo kan een medewerker zijn eigen verlofsaldo opvragen zonder bij de gegevens van collega's te komen.
Elke aanroep gelogd
Opvragingen en fouten komen in het logboek met de actie en het resultaat. Bij een mutatie is dus terug te vinden wanneer die is gedaan en op wiens verzoek.
Eigen server, open modellen
IntraGPT draait op een eigen server in Nederland met open-weight modellen. Wat uit AFAS komt verlaat die omgeving niet en wordt niet gebruikt om een model te trainen.
Vragen over de AFAS-koppeling
Kan ik AFAS koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met AFAS, en personeelsgegevens horen niet in een publieke chatbot. IntraGPT geeft dezelfde manier van werken, maar dan met een koppeling die alleen de afgesproken connectoren mag aanroepen, op een eigen server, met logging per aanroep.
Werkt IntraGPT met AFAS?
Ja. AFAS Profit staat in de catalogus van IntraGPT: gegevens lezen, waar dat is vrijgegeven terugschrijven en documenten uit Profit ophalen.
Moeten wij zelf connectoren inrichten in AFAS?
Ja, en dat is precies de kracht ervan. Jullie eigen inrichting bepaalt welke gegevens eruit komen, dus jullie houden de regie over wat de AI te zien krijgt. Is er al iets vrijgegeven voor rapportage of voor een andere koppeling, dan kan dat vaak hergebruikt worden.
Kan de AI iets wijzigen in AFAS?
Alleen als jullie het terugschrijven daarvoor vrijgeven, en alleen op expliciet verzoek. De agent laat eerst zien wat hij wil wegschrijven. Geef je niets vrij om te schrijven, dan is de koppeling technisch alleen-lezen.
Wat kost een AFAS-koppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Het werk zit vooral in het afstemmen van de connectoren en de rechten, niet in de techniek. In het gesprek van dertig minuten kijken we naar de connectoren die jullie al hebben.
Hoe lang duurt het inrichten?
Is de inrichting er al, dan is de koppeling dezelfde dag te testen. Moet er in AFAS nog iets worden vrijgegeven, dan bepaalt de agenda van de AFAS-beheerder de doorlooptijd. Begin met één onderwerp dat veel vragen oplost, bijvoorbeeld verlof of contractgegevens.
Kan een medewerker zijn eigen gegevens opvragen zonder die van anderen te zien?
Ja, mits de inrichting in AFAS dat toelaat en de agent op de juiste rol staat. Dat is een inrichtingskeuze in AFAS en in IntraGPT samen; we lopen die bij het koppelen expliciet door.
Kunnen we de koppeling combineren met documenten uit SharePoint?
Dat is juist de meest gebruikte combinatie. De gegevens uit AFAS beantwoorden de feitelijke vraag, de documenten uit de kennisbank geven de regel of het beleid erbij. De agent noemt in het antwoord altijd welke bron waar vandaan komt.