Exact Online koppelen aan AI: antwoord uit de administratie zonder in te loggen
Exact Online is aan AI te koppelen. IntraGPT werkt in de administratie die je opgeeft, leest debiteuren en verkoopfacturen en kan desgewenst een verkoopfactuur aanmaken. Vragen over openstaande posten of over wat een klant dit kwartaal heeft afgenomen beantwoordt de agent uit de administratie zelf, zonder dat iemand hoeft in te loggen of een export moet draaien.
Wat de koppeling uit Exact Online haalt
Debiteuren ophalen
De agent leest de relatie-accounts uit het CRM-deel van Exact Online, gefilterd op naam, code of een ander veld. Hij haalt alleen de velden op die bij de vraag horen, niet het hele klantbestand.
Verkoopfacturen lezen
Verkoopfacturen komen met hun bedragen, datums en de bijbehorende relatie terug. Met een filter op periode of status beantwoordt de agent vragen als welke facturen van vorige maand nog openstaan.
Verkoopfactuur aanmaken
De agent kan een verkoopfactuur boeken met de relatie, een omschrijving en de factuurregels. Dat is een echte boeking in de administratie, dus hij doet het alleen op expliciet verzoek en toont eerst wat er komt te staan.
Gericht zoeken, geen export
De assistent zoekt op relatie, periode, status of bedrag en haalt alleen op wat bij de vraag hoort. Daardoor blijft een antwoord snel en ziet hij nooit meer van de administratie dan de vraag nodig heeft.
De juiste administratie
Welke administratie meedoet, leg je bij het instellen vast. Werk je met meerdere administraties, dan zet je er per administratie een koppeling op, zodat cijfers nooit door elkaar lopen.
Waar de koppeling het verschil maakt
Sales
- Situatie
- Een accountmanager staat op het punt een offerte te sturen en wil weten of deze klant nog openstaande facturen heeft.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt de relatie op in de debiteuren en haalt de verkoopfacturen van die relatie op met hun status.
- Resultaat
- Een antwoord in het gesprek, in plaats van een mailtje naar de administratie en een halve dag wachten.
Financiële administratie
- Situatie
- Aan het einde van de maand moet duidelijk zijn welke facturen nog niet betaald zijn en bij wie.
- Wat de agent doet
- De agent filtert de verkoopfacturen op periode en status en groepeert ze per relatie.
- Resultaat
- Een overzicht dat direct in de chat staat, met de mogelijkheid om door te vragen per klant.
Directie
- Situatie
- De directie wil per kwartaal zien welke relaties het meeste omzetten, zonder een rapportagetool te openen.
- Wat de agent doet
- De agent haalt de verkoopfacturen over de periode op, beperkt de velden tot bedrag en relatie en telt op.
- Resultaat
- Een cijfer met de bron erbij, en de vervolgvraag kan meteen gesteld worden.
Projectorganisatie
- Situatie
- Na afronding van een project moet er een factuur de deur uit met de juiste regels.
- Wat de agent doet
- De agent stelt de factuurregels voor op basis van wat er is afgesproken en boekt de verkoopfactuur pas na akkoord.
- Resultaat
- Minder overtypwerk en een factuur die dezelfde dag klaarstaat.
Inrichten in vier stappen
-
1
Verbinding maken
Een beheerder met rechten op de administratie geeft vanuit het platform toestemming om namens jullie in Exact Online te kijken. Die toestemming staat op jullie eigen Exact-account en is daar ook weer in te trekken.
-
2
Administratie kiezen
Je kiest welke administratie de koppeling ziet. Eén koppeling per administratie, zodat er nooit cijfers uit een andere boekhouding in een antwoord terechtkomen.
-
3
Lezen of ook boeken
Standaard leest de koppeling alleen. Wil je dat de agent ook een verkoopfactuur kan aanmaken, dan zet je dat apart aan; anders blijft die actie ontoegankelijk voor het model.
-
4
Meekijken in het logboek
Elke vraag aan Exact Online staat met de actie en het resultaat in het logboek. Vervalt de toestemming, dan meldt de koppeling dat en vraagt hij de beheerder om hem te vernieuwen, in plaats van stil te blijven proberen.
Financiële data en wie erbij mag
Een boekhouding is gevoelig: omzet, marges en betaalgedrag van klanten. De koppeling is zo opgezet dat alleen de mensen die er recht op hebben er iets uit zien komen.
Waar de data staat: Nederland
Toegang blijft van jullie
De koppeling werkt met een toestemming die jullie zelf geven en zelf weer intrekken. IntraGPT bewaart geen wachtwoord van Exact Online.
Niet voor iedereen
Je bepaalt in IntraGPT welke rollen de financiële agent mogen gebruiken. Een assistent voor de werkvloer krijgt hem gewoon niet te zien.
Elke boeking traceerbaar
Elke opvraging komt met de actie en het resultaat in het logboek. Bij een aangemaakte factuur is dus terug te vinden wanneer en op wiens verzoek dat gebeurde.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De cijfers uit Exact Online gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Vragen over de Exact Online-koppeling
Kan ik Exact Online koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen ingebouwde verbinding met Exact Online, en je boekhouding in een publieke chatbot plakken is geen goed idee. Met IntraGPT chat je op dezelfde manier, maar dan met een koppeling die aan één administratie vastzit, alleen ophaalt wat de vraag nodig heeft en elke opvraging vastlegt.
Werkt IntraGPT met Exact Online?
Ja. Exact Online staat in de catalogus van IntraGPT, met een eigen koppeling voor debiteuren, verkoopfacturen en het aanmaken van een verkoopfactuur, gebouwd op de officiële koppeling van Exact zelf.
Werkt de koppeling ook met Exact Globe of Exact Online België?
De koppeling werkt met Exact Online, ook in België. Je kiest bij het instellen simpelweg de Belgische administratie; verder verandert er niets. Exact Globe is een ander product met een andere ingang; laat weten wat je gebruikt, dan kijken we ernaar.
Kan de AI zelf facturen boeken?
Alleen als je dat aanzet. Staat het aan, dan maakt de agent een verkoopfactuur pas aan na een expliciet verzoek en laat hij eerst zien welke relatie, omschrijving en regels hij wil wegschrijven. Bedragen, btw en grootboek controleer je dus voordat er iets in de administratie staat.
Wat kost een Exact Online-koppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal administraties, of er ook geboekt moet worden en welke rollen de agent mogen gebruiken. In een gesprek van dertig minuten maken we dat concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
Zodra de beheerder de toestemming heeft gegeven en de administratie bekend is, is het aanzetten een kwestie van minuten. De doorlooptijd zit meestal in het intern regelen wie die toestemming mag geven en welke medewerkers de agent mogen gebruiken.
Wat gebeurt er als de toestemming vervalt?
De toestemming in Exact Online heeft een beperkte houdbaarheid en wordt vanzelf vernieuwd zolang hij geldig is. Vervalt hij toch, bijvoorbeeld omdat iemand hem heeft ingetrokken of het account is gewijzigd, dan zegt het logboek dat met zoveel woorden en vraagt de koppeling de beheerder om opnieuw toestemming te geven. Er wordt niet blind doorgeprobeerd.
Ziet de AI alle financiële gegevens?
Nee. Elke actie is afgebakend tot debiteuren en verkoopfacturen binnen één divisie, en de agent haalt alleen de gegevens op die bij de vraag horen. Er is geen actie die de hele administratie exporteert.