SharePoint koppelen aan AI: je documenten worden doorzoekbaar in gewone taal
SharePoint en OneDrive zijn aan AI te koppelen. IntraGPT doet dat op twee manieren tegelijk: bestanden worden gesynchroniseerd naar de kennisbank, zodat je erop kunt zoeken alsof het één document is, en daarnaast kan een agent live in de bibliotheek kijken om een specifiek bestand te openen. Je krijgt antwoord met de bronvermelding erbij, dus je weet altijd uit welk document iets komt.
Twee manieren waarop de AI bij je documenten komt
Synchroniseren naar de kennisbank
De bestanden uit de gekozen site en bibliotheek worden opgehaald en geïndexeerd. Daarna beantwoordt de AI inhoudelijke vragen uit meerdere documenten tegelijk, met een verwijzing naar het bestand waar het antwoord vandaan komt.
Live door de mappen
De agent kan de mapstructuur doorlopen om te zien wat er is. Handig als iemand niet weet hoe een document heet maar wel weet waar het ongeveer staat.
Zoeken op bestandsnaam
Korte, onderscheidende zoektermen werken het beste bij SharePoint: een projectnummer, een klantnaam, een jaartal. De agent zoekt gericht in plaats van hele mappen op te vragen.
Een bestand openen en lezen
Is het juiste document gevonden, dan leest de agent de inhoud rechtstreeks uit SharePoint. Dat is de weg voor een bestand dat net gewijzigd is en dus mogelijk nog niet in de kennisbank staat.
Metadata opvragen
De agent kan de gegevens van een bestand opvragen, bijvoorbeeld wanneer het voor het laatst is gewijzigd. Zo kan hij zeggen welke versie hij heeft gelezen.
Meerdere sites naast elkaar
Per site of bibliotheek komt er een eigen verbinding, elk met een eigen naam. Het model houdt de bronnen daardoor uit elkaar en haalt een contract niet uit de verkeerde afdelingsbibliotheek.
Waar het dagelijks werk sneller van wordt
Zorg
- Situatie
- Een verpleegkundige wil weten welk protocol geldt bij een bepaalde situatie, maar de protocollenbibliotheek telt honderden documenten.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt in de geïndexeerde protocollen, geeft het antwoord in gewone taal en noemt het document en de versie erbij.
- Resultaat
- Het antwoord staat er binnen een paar seconden, met de bron die de collega zelf kan nalezen.
Juridisch
- Situatie
- Een jurist zoekt de laatste versie van een raamovereenkomst met een leverancier, maar er staan drie mappen met vergelijkbare namen.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt op de leveranciersnaam, vergelijkt de wijzigingsdatums en opent de meest recente.
- Resultaat
- Eén document in plaats van een halfuur klikken, met de zekerheid dat het de actuele versie is.
Sales
- Situatie
- Een accountmanager wil een offerte opstellen en weet dat er vorig jaar iets vergelijkbaars is gemaakt.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt in de offertebibliotheek op branche en dienst en vat de opbouw van de gevonden offertes samen.
- Resultaat
- Een eerste opzet die gebaseerd is op wat er echt eerder is verstuurd, niet op een verzonnen voorbeeld.
Onboarding
- Situatie
- Nieuwe medewerkers stellen in hun eerste weken telkens dezelfde vragen over regelingen en werkwijzen.
- Wat de agent doet
- De agent beantwoordt die vragen uit de geïndexeerde handboeken en verwijst door naar het volledige document.
- Resultaat
- Nieuwe collega's komen sneller op gang en de vragen komen niet allemaal bij dezelfde persoon terecht.
Van toestemming tot eerste antwoord
-
1
Toestemming in Microsoft 365
Een beheerder geeft vanuit jullie eigen Microsoft 365-omgeving toestemming voor de site en de bibliotheek die mee mogen. Die toestemming staat bij jullie en is daar ook weer in te trekken.
-
2
Bereik kiezen
Je kiest per verbinding welke site en welke bibliotheek meegaan. Vertrouwelijke bibliotheken laat je er gewoon buiten; wat niet in het bereik zit, bestaat voor de AI niet.
-
3
Eerste synchronisatie
De bestanden worden opgehaald en geïndexeerd. Daarna houdt de koppeling de bibliotheek bij, en met de test-verbinding controleer je of de toegang nog werkt.
-
4
Agents eraan hangen
Je bepaalt welke agents en welke rollen deze bron mogen gebruiken. Een agent voor de klantenservice kan bij de handleidingen zonder bij de personeelsdossiers te komen.
Waarom dit geen tweede Copilot is
Veel organisaties vergelijken dit met Microsoft Copilot. Het verschil zit in waar het model draait en in hoe scherp je het bereik kunt afbakenen.
Waar de data staat: Nederland
Het model draait op een eigen server
De inhoud van jullie documenten wordt verwerkt op een eigen server in Nederland met open-weight modellen, niet in een Amerikaanse cloud.
Bereik per bibliotheek
Je kiest expliciet welke sites en bibliotheken meegaan. Er is geen knop die alles van de hele tenant in één keer aanzet.
Rollen bepalen wie wat ziet
Per agent leg je vast welke bronnen erbij horen en welke rollen die agent mogen gebruiken, zodat een bron nooit breder beschikbaar is dan bedoeld.
Altijd met bronvermelding
In het antwoord staat uit welk bestand de informatie komt. Dat maakt controleerbaar wat de AI zegt en voorkomt dat een samenvatting een eigen leven gaat leiden.
Vragen over de SharePoint-koppeling
Kan ik SharePoint koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen ingebouwde, beheerde verbinding met jullie SharePoint, en documenten uploaden naar een publieke chatbot is voor de meeste organisaties geen optie. IntraGPT koppelt SharePoint binnen jullie eigen omgeving, met een bereik dat jullie zelf kiezen en een model dat op een eigen server draait.
Werkt IntraGPT met SharePoint en OneDrive?
Ja. SharePoint en OneDrive hebben in IntraGPT een eigen implementatie met synchronisatie naar de kennisbank en een live bestandstool. Er is ook een migratiepad vanaf de oudere OneDrive-bronnen.
Wat is het verschil met Microsoft Copilot?
Copilot werkt binnen Microsoft 365 en draait in de cloud van Microsoft. IntraGPT draait op een eigen server met open modellen, koppelt naast SharePoint ook jullie andere systemen zoals ERP en CRM, en laat agents werk uitvoeren in plaats van alleen antwoorden geven.
Kan de AI bestanden wijzigen of verwijderen?
Nee. De koppeling leest: mappen doorlopen, zoeken, metadata opvragen en de inhoud lezen. Er zit geen actie in die een bestand aanpast, verplaatst of weggooit.
Wat kost een SharePoint-koppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal sites en bibliotheken, de omvang van de documentenberg en hoe de rechten verdeeld moeten worden. Dat rekenen we in het eerste gesprek door.
Hoe lang duurt het inrichten?
De toestemming en het instellen van het bereik zijn een kwestie van een kort overleg met de Microsoft 365-beheerder. Daarna bepaalt de omvang van de bibliotheek hoe lang de eerste indexering loopt; daar hoeft niemand op te wachten.
Ziet iedereen straks alle documenten?
Nee. Je bepaalt per agent welke bronnen eraan hangen en welke rollen die agent mogen gebruiken. Een agent die alleen de handboeken kent, kan niets zeggen over de map met contracten, ook niet als iemand ernaar vraagt.
Wat gebeurt er met een document dat net gewijzigd is?
Daarvoor is de live bestandstool. Staat een wijziging nog niet in de kennisbank, dan opent de agent het bestand rechtstreeks in SharePoint en leest de actuele inhoud. In het antwoord staat om welk bestand het gaat.