API-kennisbronnen: gegevens uit een extern systeem als kennis in de kennisbank
Met een API-kennisbron haalt IntraGPT periodiek gegevens op uit een systeem naar keuze en zet die als kennis in de kennisbank. Iedereen kan er daarna over chatten zonder dat er op dat moment iets wordt bevraagd. Het is uitsluitend lezen: de koppeling schrijft nooit terug naar de bron.
Wat een kennisbron voor je doet
Periodiek ophalen
Je legt vast waar de gegevens vandaan komen en hoe vaak ze opgehaald worden. Vanaf dat moment gebeurt dat vanzelf, zonder dat iemand op een knop hoeft te drukken.
Als kennis beschikbaar maken
Het opgehaalde resultaat komt in de kennisbank van je werkruimte terecht en wordt daar doorzoekbaar gemaakt. Vragen erover worden dus beantwoord uit je eigen kennis, samen met je andere bronnen.
Uitleg meegeven
Bij elke bron zet je in gewone taal hoe de gegevens gelezen moeten worden. Wat een code betekent, in welke eenheid een bedrag staat, welk veld je moet negeren. Dat maakt het verschil tussen ruwe data en bruikbare kennis.
Bewaren of overschrijven
Je kiest of elke ophaalronde een nieuwe versie wordt of dat de vorige wordt overschreven. Voor een actuele prijslijst wil je het laatste, voor iets waar je verloop in wilt zien juist het eerste.
Zien of het goed ging
Per bron zie je wanneer hij voor het laatst is opgehaald en of dat gelukt is. Gaat er iets mis aan de andere kant, dan staat dat bij de bron in plaats van dat het stil blijft en niemand het merkt.
Bronnen die zich hier goed voor lenen
Groothandel
- Situatie
- Prijzen en condities komen uit een systeem dat niet door iedereen bevraagd mag worden.
- Wat de agent doet
- De gegevens worden dagelijks opgehaald en als kennis beschikbaar gemaakt, met uitleg over de staffels.
- Resultaat
- Verkoop kan prijsvragen beantwoorden zonder toegang tot het bronsysteem en zonder de afdeling te bellen.
Brancheorganisatie
- Situatie
- Een openbaar register verandert af en toe en wordt door medewerkers steeds handmatig nageslagen.
- Wat de agent doet
- Het register wordt periodiek opgehaald en toegevoegd aan de kennisbank, met uitleg over de velden.
- Resultaat
- Vragen worden in de chat beantwoord, met dezelfde inhoud als in het register zelf.
Logistiek
- Situatie
- Een planningssysteem kan de vragen van een hele afdeling niet aan als iedereen er live op zou bevragen.
- Wat de agent doet
- De relevante gegevens worden een paar keer per dag opgehaald en in de kennisbank gezet.
- Resultaat
- Iedereen kan vragen stellen zonder dat het bronsysteem eronder lijdt.
Zorg en welzijn
- Situatie
- Een landelijke lijst met richtlijnen wordt centraal bijgehouden en moet intern raadpleegbaar zijn.
- Wat de agent doet
- De lijst wordt periodiek opgehaald en als kennis toegevoegd, zodat de assistent eruit kan citeren.
- Resultaat
- Medewerkers krijgen antwoord uit de actuele lijst in plaats van uit een kopie die iemand ooit heeft opgeslagen.
Een bron toevoegen
-
1
De bron vastleggen
Je geeft de bron een herkenbare naam en legt vast waar de gegevens vandaan komen en hoe er ingelogd wordt. Dat kan met een sleutel of met een gebruikersnaam en wachtwoord, afhankelijk van wat de andere kant vraagt.
-
2
De frequentie kiezen
Je bepaalt hoe vaak er opgehaald wordt. Voor een dagelijks wisselende lijst is een keer per dag genoeg, voor iets dat vaker verandert kies je een kortere ronde. Een bron is met één schakelaar tijdelijk stil te zetten.
-
3
Uitleg toevoegen
Je schrijft erbij hoe de gegevens gelezen moeten worden. Dit is de stap die het meeste oplevert en die het vaakst wordt overgeslagen; neem er de tijd voor, want hij bepaalt de kwaliteit van elk antwoord.
-
4
Volgen en opruimen
Per bron zie je de laatste ronde en of die is gelukt. Verwijder je een bron, dan gaan de opgeslagen gegevens mee en wordt de kennisbank opnieuw doorzocht, zodat er geen restanten blijven hangen.
Wat er binnenkomt, en wat er nooit uitgaat
Deze koppeling leest alleen. Dat maakt de veiligheidsvraag overzichtelijk: het gaat om wat er binnenkomt en wie het mag zien, niet om wat er in een extern systeem kan veranderen.
Waar de data staat: Nederland
Eenrichtingsverkeer
Er is geen mogelijkheid om terug te schrijven naar de bron. Wat je hier inricht kan gegevens ophalen en verder niets, ook niet als iemand daarom vraagt.
Zichtbaar voor wie je kiest
De opgehaalde kennis valt onder dezelfde afspraken als de rest van de kennisbank. Je bepaalt welke assistenten en welke rollen erbij mogen, dus niet alles hoeft voor iedereen beschikbaar te zijn.
Weghalen is echt weghalen
Verwijder je een bron, dan verdwijnen de opgehaalde gegevens en wordt de kennisbank bijgewerkt. Er blijft geen kopie achter die later alsnog in een antwoord opduikt.
Opslag en verwerking bij ons
De opgehaalde gegevens staan in de omgeving van jullie werkruimte en worden verwerkt op een eigen server in Nederland. Ze gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden niet voor training gebruikt.
Vragen over API-kennisbronnen
Wat is het verschil met een gewone koppeling?
Een gewone koppeling wordt tijdens een gesprek aangeroepen: je stelt een vraag en de assistent gaat op dat moment kijken. Een kennisbron haalt vooraf op en zet het resultaat in de kennisbank. Dat is prettiger als de bron traag is, een limiet heeft of maar een paar keer per dag verandert, en het houdt het bronsysteem rustig.
Werkt IntraGPT met onze eigen datadienst?
Ja, mits die over het internet te bereiken is en een vorm van toegang kent. Je legt de bron één keer vast, kiest hoe vaak er opgehaald wordt en schrijft erbij hoe de gegevens gelezen moeten worden.
Hoe actueel zijn de antwoorden dan?
Zo actueel als de ophaalronde die je kiest. Kies je een dagelijkse ronde, dan is het antwoord van vandaag. Heb je iets nodig dat op de seconde klopt, dan is een gewone koppeling de betere keuze, want die kijkt live.
Kan ik dit koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT kan niet bij jullie interne bronnen en heeft geen kennisbank die van jullie is. Hier landen de gegevens in jullie eigen werkruimte, met jullie rechten eromheen, en ze worden niet voor training gebruikt.
Wat gebeurt er als de bron een keer niet reageert?
Dan mislukt die ene ronde en zie je dat bij de bron staan met de foutmelding erbij. De eerder opgehaalde kennis blijft gewoon staan, dus er verdwijnt niets uit de kennisbank omdat een systeem even offline was.
Waarom geeft de assistent een raar antwoord op deze gegevens?
Meestal omdat er geen uitleg bij de bron staat. Zonder toelichting weet het model niet wat een code betekent of in welke eenheid een bedrag staat. Een paar regels uitleg bij de bron lost dat in de praktijk bijna altijd op.
Wat kost een API-kennisbron?
Het inrichten hoort bij het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal bronnen, hoe vaak ze opgehaald moeten worden en hoeveel uitleg de gegevens nodig hebben. In dertig minuten weten we waar we aan toe zijn.
Hoe lang duurt het inrichten?
Een bron toevoegen kost minuten. Het werk zit in het bepalen welke gegevens je echt nodig hebt en in het schrijven van de uitleg erbij. Dat laatste doen we het liefst samen, want daar zit de kwaliteit van de antwoorden in.