Calendly koppelen aan AI: de juiste boekingslink in plaats van heen en weer mailen
Calendly is aan AI te koppelen, en wel als leesbron. De assistent weet welke soorten afspraken je aanbiedt en met welke link iemand daarvoor kan boeken, en hij ziet welke afspraken er in een periode zijn geboekt, inclusief de geannuleerde. Zelf plannen doet hij niet: hij geeft de juiste boekingslink door, zodat de ander een moment kiest dat ook echt vrij is.
Wat de koppeling uit Calendly leest
Weten welke afspraken je aanbiedt
De assistent haalt op welke afspraaktypen er zijn: het intakegesprek, de demo van een half uur, het spreekuur. Daarmee weet hij welke vorm bij de vraag van de ander past.
De juiste boekingslink doorgeven
Bij elk afspraaktype hoort een eigen link. De assistent geeft die door in het gesprek of in de mail die hij opstelt, zodat de ontvanger zelf een moment kiest dat vrij is.
Zien wat er geboekt is
Over een periode haalt hij de geboekte afspraken op. Handig voor de vraag hoe vol volgende week zit, of welke gesprekken er deze maand uit een campagne zijn gekomen.
Ook de annuleringen
Geannuleerde afspraken staan er ook in. Dat is precies het verschil tussen wat er ooit geboekt was en wat er straks echt gebeurt, en het maakt opvolgen mogelijk.
Alleen lezen
De koppeling maakt, verzet en annuleert niets in Calendly. Wat er verandert, verandert doordat iemand zelf op de link klikt.
Waar de boekingslink het werk doet
HR en recruitment
- Situatie
- Een recruiter wil kandidaten zelf een gesprek laten kiezen, maar stuurt nu nog per kandidaat drie voorstellen.
- Wat de agent doet
- De assistent stelt de uitnodigingsmail op en zet de link van het juiste gesprekstype erin, bijvoorbeeld het eerste gesprek van dertig minuten.
- Resultaat
- Kandidaten boeken zelf, en de recruiter houdt de tijd over die anders in de mailwisseling ging zitten.
Legal
- Situatie
- Een kantoor biedt een kosteloos kennismakingsgesprek en een uitgebreid adviesgesprek aan, en de secretaresse stuurt geregeld de verkeerde link.
- Wat de agent doet
- De assistent kijkt welke afspraaktypen er zijn, kiest op basis van de vraag het juiste en geeft die link door.
- Resultaat
- De juiste soort afspraak in de agenda, in plaats van een adviesgesprek waar een kennismaking was bedoeld.
Onderwijs en onderzoek
- Situatie
- Studenten willen het spreekuur van de studieadviseur inplannen en mailen daarvoor het secretariaat.
- Wat de agent doet
- De assistent geeft in het gesprek de boekingslink van het spreekuur en kijkt desgevraagd hoe vol de komende week zit.
- Resultaat
- Inplannen zonder tussenpersoon, en een adviseur die ziet aankomen wanneer het druk wordt.
Klantenservice
- Situatie
- Een medewerker wil weten of de klant die vorige week een demo boekte, die afspraak nog heeft staan.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de geboekte afspraken van die periode op en ziet dat de afspraak is geannuleerd.
- Resultaat
- Een gericht belletje in plaats van wachten op iemand die niet meer komt.
Vastgoed
- Situatie
- Belangstellenden voor een bezichtiging krijgen nu een telefoonnummer en bellen buiten kantooruren.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de boekingslink voor een bezichtigingsmoment in het antwoord dat hij opstelt.
- Resultaat
- Bezichtigingen die zichzelf inplannen op momenten die vooraf zijn vrijgegeven.
Zo zet je het in
-
1
Koppelen met jullie eigen Calendly-account
De koppeling gebruikt een sleutel uit jullie eigen account. Wie de koppeling aanmaakt, bepaalt daarmee ook wiens afspraken in beeld komen, en kan de toegang op elk moment weer intrekken.
-
2
Rechten instellen
Je bepaalt welke rollen de assistent hiermee mogen gebruiken. Boekingslinks zijn onschuldig, maar de lijst met geboekte afspraken bevat namen en mailadressen van mensen buiten de organisatie.
-
3
Afspraaktypen op orde brengen
De koppeling is zo bruikbaar als jullie Calendly-inrichting. Heldere namen per afspraaktype helpen de assistent de juiste te kiezen; drie varianten die allemaal gesprek heten, helpen niet.
-
4
De assistent gebruiken
Daarna vraagt een medewerker om de juiste link of om een overzicht van wat er geboekt staat. Elke opvraging komt in het logboek te staan.
Alleen lezen, en toch persoonsgegevens
Deze koppeling verandert niets in jullie agenda, maar de geboekte afspraken bevatten wel namen en contactgegevens van mensen die zich hebben aangemeld.
Waar de data staat: Nederland
Geen schrijfacties
De koppeling kan niets plannen, verzetten of annuleren. Dat beperkt het risico tot wat er gelezen wordt, en dat is een wezenlijk kleiner gesprek dan bij een agendakoppeling.
Gegevens van mensen buiten de deur
In een geboekte afspraak staan de naam, het mailadres en vaak de antwoorden op de intakevragen. Bepaal wie die lijst mag opvragen en waarvoor die gebruikt wordt.
Terug te vinden in het logboek
Elke opvraging staat met de actie en het resultaat in het logboek, dus is achteraf te zien wie welke lijst heeft opgehaald.
Verwerking op eigen grond
Het lezen en samenvatten gebeurt op een eigen server in Nederland met open-weight modellen. Jullie gesprekken worden niet gebruikt om modellen te trainen.
Vragen over de Calendly-koppeling
Kan ik Calendly koppelen aan ChatGPT?
Je zou dan een lijst met namen, mailadressen en intake-antwoorden van mensen buiten je organisatie bij een publieke dienst neerleggen, zonder rollen en zonder logboek. IntraGPT werkt op jullie eigen account, leest alleen, legt elke opvraging vast en draait op een eigen server.
Werkt IntraGPT met Calendly?
Ja. Calendly staat in de catalogus van koppelingen. De assistent ziet welke afspraaktypen jullie aanbieden met de bijbehorende boekingslink, en kan de geboekte afspraken over een periode teruglezen, inclusief de geannuleerde.
Wat is het verschil met een agendakoppeling?
Calendly is geen agendabeheer. Het is bedoeld om anderen te laten boeken binnen de tijden die je hebt vrijgegeven. Wil je weten wanneer vier collega's tegelijk kunnen, een afspraak verzetten of een uitnodiging beantwoorden, dan is dat het werk van de Google Calendar- of Outlook-agenda-koppeling. In de praktijk gebruiken organisaties beide naast elkaar: de agenda voor intern plannen, Calendly voor de buitenwereld.
Kan de assistent zelf een afspraak inplannen in Calendly?
Nee, en dat is opzet. Calendly werkt doordat de ander kiest uit de momenten die jij hebt vrijgegeven. De assistent geeft de boekingslink van het juiste afspraaktype door, en de ontvanger plant zelf. Wil je dat de assistent wel echt inplant, dan hoort die actie bij de agendakoppeling en niet hier.
Kan de assistent een geboekte afspraak annuleren of verzetten?
Nee. Deze koppeling leest alleen. Hij kan wel zien dat iets geannuleerd is en daarop wijzen, zodat iemand kan opvolgen, maar de wijziging zelf doet de persoon in Calendly of degene die geboekt heeft.
Ziet de assistent ook wie er geboekt heeft?
In de geboekte afspraken staan de gegevens die de boeker heeft ingevuld, dus meestal een naam en een mailadres en de antwoorden op de vragen die je stelt bij het boeken. Juist daarom is het verstandig om het opvragen van die lijst aan een beperkte groep rollen te geven.
Wat kost een Calendly-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal accounts dat in beeld komt, of de boekingslinks in automatische antwoorden terechtkomen en welke rollen de geboekte afspraken mogen inzien.
Hoe lang duurt het inrichten?
De koppeling zelf is een korte handeling en dezelfde dag te testen. De tijd gaat meestal zitten in het opschonen van de afspraaktypen: als de namen duidelijk zijn, kiest de assistent vanzelf de juiste link.