Google Calendar koppelen aan AI: laat de agent het inplannen uitzoeken
Google Calendar is aan AI te koppelen. De assistent ziet welke agenda's er zijn, leest en doorzoekt afspraken, rekent uit wanneer iedereen kan en plant, verzet of annuleert een afspraak. Je kunt de koppeling op alleen lezen zetten; dan is plannen uitgesloten en wordt er bij Google ook alleen om leesrechten gevraagd.
De tien agenda-acties
Agenda's opsommen
De agent vraagt eerst welke agenda's er zijn en waar hij schrijfrechten heeft. Dat is altijd de eerste stap, zodat hij niet in de verkeerde agenda kijkt.
Afspraken lezen en zoeken
Afspraken in een periode ophalen, met herhalingen uitgeklapt, of zoeken op trefwoord. Zoeken kijkt standaard ook een half jaar terug, want de vraag gaat vaak over iets dat al geweest is.
Eén afspraak bekijken
Van een gevonden afspraak haalt de agent de details op: deelnemers, locatie en de vergaderlink. Pas op dat moment, niet bij elke zoekopdracht.
Vrije momenten zoeken
De agent vindt vrije blokken binnen werktijden, met de agenda's van de deelnemers erbij gerekend. Werkdagen, begintijd en eindtijd zijn instelbaar, dus een vierdaagse werkweek blijft een vierdaagse werkweek.
Beschikbaarheid opvragen
Voor de ruwe bezette blokken in een periode is er een aparte actie. Handig als je alleen wilt weten wanneer iemand echt niet kan.
Plannen, wijzigen, annuleren
Een afspraak plannen met deelnemers, herhaling en een online vergadering, hem verzetten of hem annuleren en de deelnemers inlichten. Alleen op expliciet verzoek, en altijd na het controleren van de beschikbaarheid.
Uitnodigingen beantwoorden
Accepteren, weigeren of onder voorbehoud reageren, met een opmerking erbij. Zo blijft de agenda van de organisator kloppen zonder dat iemand zijn inbox doorspit.
Wat een agenda-agent in de praktijk oplost
Directiesecretariaat
- Situatie
- Een overleg met vijf deelnemers uit drie teams moet binnen twee weken ingepland worden.
- Wat de agent doet
- De agent rekent de vrije momenten uit binnen de werktijden van alle vijf, stelt drie opties voor en plant pas na akkoord.
- Resultaat
- Eén voorstel in plaats van een reeks mailtjes, en de uitnodigingen gaan meteen goed de deur uit.
Sales
- Situatie
- Na een telefoongesprek moet er nog dezelfde dag een vervolgafspraak staan met een online vergaderlink.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt een vrij blok in de eigen agenda, maakt de afspraak met de klant als deelnemer en zet er een online vergadering bij.
- Resultaat
- De afspraak staat voordat het gesprek is afgelopen, met de link er al in.
Servicedesk
- Situatie
- Een monteur moet worden ingepland bij een klant, maar zijn agenda zit vol met terugkerende blokken.
- Wat de agent doet
- De agent leest de afspraken met herhalingen uitgeklapt en vindt de gaten die echt vrij zijn.
- Resultaat
- Geen dubbele boekingen door een wekelijkse serie die over het hoofd werd gezien.
Onderwijs
- Situatie
- Een docent wil weten hoeveel uur er deze maand aan begeleidingsgesprekken is gegaan.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt de afspraken op trefwoord over de periode en telt de duur op.
- Resultaat
- Een cijfer met de onderliggende afspraken erbij, zonder dat iemand een urenregistratie hoeft bij te houden.
Verbinden met Google Workspace
-
1
Verbinden met jullie Workspace
Een beheerder verbindt IntraGPT vanuit het platform met jullie eigen Google Workspace en geeft daarbij toestemming. Die toestemming staat in jullie Workspace en is daar ook weer in te trekken.
-
2
Rechten instellen
Je kiest per koppeling of de assistent alleen mag meekijken of ook mag plannen, en welke rollen hem krijgen. Staat hij op lezen, dan is er geen weg waarlangs hij toch iets in een agenda zet.
-
3
Wat de assistent ziet
Je kiest welke agenda's meedoen en in welke tijdzone er gewerkt wordt. Een datum als volgende week dinsdag rekent de assistent eerst uit, zodat hij niet op de verkeerde dag plant.
-
4
Meekijken in het logboek
De assistent vraagt eerst beschikbaarheid op en plant pas daarna, nooit blind. Elke opvraging en elke geplande afspraak staat met de actie en het resultaat in het logboek.
Een agenda zegt meer dan je denkt
Uit een agenda valt af te lezen met wie je praat, wanneer je er niet bent en waar je mee bezig bent. Daarom is de koppeling afgebakend en zichtbaar in te stellen.
Waar de data staat: Nederland
Alleen lezen is echt alleen lezen
In de modus alleen lezen weigert het platform plannen, wijzigen, annuleren en beantwoorden, en noemt die acties niet eens in het toollabel. Het model probeert ze dus niet.
Plannen stuurt uitnodigingen
Een afspraak aanmaken, wijzigen of annuleren stuurt berichten naar de deelnemers. Daarom gebeurt dat alleen op expliciet verzoek en vat de agent daarna samen wat hij heeft gepland.
Toestemming blijft van jullie
De toestemming staat op jullie eigen Google Workspace en is daar in te trekken. IntraGPT bewaart geen wachtwoord.
Verwerking op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Wat er in je agenda staat gaat niet naar een externe modelaanbieder.
Vragen over de Google Calendar-koppeling
Kan ik Google Calendar koppelen aan ChatGPT?
Er bestaat geen beheerde, door de organisatie in te stellen verbinding tussen ChatGPT en jullie Google Workspace met rollen en logging. IntraGPT koppelt de agenda op jullie eigen Workspace, met een modus per koppeling en een model dat op een eigen server draait.
Werkt IntraGPT met Google Calendar?
Ja. Google Calendar heeft een eigen implementatie in IntraGPT met tien agenda-acties, inclusief het uitrekenen van vrije momenten en het plannen van afspraken.
Kan de AI zomaar afspraken in mijn agenda zetten?
Alleen als de koppeling op lezen en schrijven staat, en alleen wanneer je erom vraagt. De agent controleert eerst de beschikbaarheid, laat zien wat hij wil plannen en vat na afloop samen wat er is gebeurd.
Werkt het ook met terugkerende afspraken?
Ja. Bij het lezen worden herhalingen uitgeklapt, zodat een wekelijkse serie niet als één blok telt. Bij het plannen mag een herhaling als RRULE of als beschrijving. Een patroon dat niet ondersteund wordt, wordt geweigerd in plaats van half vertaald.
Wat kost een Google Calendar-koppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het verbinden met jullie Workspace, de keuze tussen lezen en plannen en het bepalen van wie de agenda-agent mag gebruiken.
Hoe lang duurt het inrichten?
Verbinden is een kwestie van één toestemmingsscherm bij Google. De doorlooptijd zit meestal niet in de techniek maar in het intern afstemmen: wie mag die toestemming geven, welke agenda's doen mee en mag de assistent alleen meekijken of ook plannen.
Kunnen we meerdere agenda's koppelen?
Ja. De agent vraagt eerst welke agenda's beschikbaar zijn en in welke hij mag schrijven, en werkt daarna in de agenda die bij de vraag hoort.
Kan ik later overstappen naar de Outlook-agenda?
Dat is voorzien. Beide agenda's hebben exact dezelfde acties, invoervelden en uitvoervorm, dus een agentinstructie die met Google werkt, werkt ongewijzigd met Microsoft 365.