Outlook-agenda koppelen aan AI: afspraken met Teams-link zonder heen en weer mailen
De Outlook-agenda van Microsoft 365 is aan AI te koppelen. De agent ziet welke agenda's er zijn, leest en doorzoekt afspraken, rekent uit wanneer iedereen kan en plant een afspraak in, desgewenst meteen met een Teams-vergadering erbij. Je bepaalt per koppeling of hij alleen mag lezen of ook mag plannen; bij alleen lezen wordt er bij Microsoft ook alleen om leesrechten gevraagd.
Wat de agent met de Outlook-agenda doet
Weten welke agenda's er zijn
De agent begint met opvragen welke agenda's beschikbaar zijn en in welke hij mag schrijven. Zo plant hij niet per ongeluk in een gedeelde agenda waar hij alleen mocht kijken.
Afspraken lezen en doorzoeken
Een periode uitlezen met de herhalingen uitgeklapt, of zoeken op trefwoord. Bij een gevonden afspraak haalt hij de deelnemers, de locatie en de vergaderlink op.
Kijken wanneer iedereen kan
De agent rekent vrije blokken uit binnen de werktijden en neemt daarbij de agenda's van de deelnemers mee. Voor alleen de bezette blokken in een periode is er een aparte actie.
Plannen met een Teams-vergadering
Bij het aanmaken van een afspraak kan meteen een online vergadering worden meegegeven. De Teams-link staat dan al in de uitnodiging die de deelnemers krijgen.
Verzetten en annuleren
Een bestaande afspraak verzetten of annuleren kan alleen met het id uit een eerdere aanroep. Bij een reeks controleert de agent eerst of het om één afspraak of om de hele serie gaat.
Uitnodigingen afhandelen
Accepteren, weigeren of onder voorbehoud antwoorden, met een toelichting. Handig om een volle inbox met uitnodigingen in één keer op te ruimen.
Situaties waarin dit tijd scheelt
Facilitair en vastgoedbeheer
- Situatie
- Een inspectie moet worden ingepland met een externe partij en twee interne collega's.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt vrije momenten binnen de werktijden, plant de afspraak met alle deelnemers en voegt een Teams-vergadering toe voor wie op afstand meekijkt.
- Resultaat
- Eén uitnodiging met de juiste mensen en de link erin, zonder een reeks afstemmingsmails.
Zorg
- Situatie
- Een behandelaar wil weten welke afspraken er morgen staan en welke daarvan een intake zijn.
- Wat de agent doet
- De agent leest de dag uit, herkent de intakes aan het onderwerp en zet ze op volgorde met de duur erbij.
- Resultaat
- Een overzicht van de dag in één antwoord, ook op een telefoon tussen twee spreekuren door.
Projectmanagement
- Situatie
- Een wekelijks projectoverleg moet een uur opschuiven zonder dat de rest van de reeks verandert.
- Wat de agent doet
- De agent haalt de betreffende afspraak op, controleert of het om één exemplaar of om de serie gaat en verzet alleen wat gevraagd is.
- Resultaat
- De reeks blijft intact en de deelnemers krijgen één wijziging in plaats van tien.
Recruitment
- Situatie
- Voor vier kandidaten moeten gesprekken worden ingepland met steeds twee andere interviewers.
- Wat de agent doet
- De agent rekent per combinatie de vrije momenten uit en stelt per kandidaat twee opties voor.
- Resultaat
- Het plannen kost minuten in plaats van een middag, en er ontstaan geen dubbele boekingen.
Aansluiten op Microsoft 365
-
1
Koppelen vanuit het platform
Een beheerder verbindt IntraGPT met jullie eigen Microsoft 365-omgeving en geeft daarbij toestemming. Die toestemming is in jullie eigen omgeving terug te vinden en daar ook weer in te trekken.
-
2
Rechten instellen
Je kiest welke agenda's meedoen en welke rollen de agenda-assistent krijgen. Een assistent voor de werkvloer hoeft de directieagenda niet te zien.
-
3
Lezen of ook plannen
Lezen, of lezen en plannen. Staat de koppeling op lezen, dan wordt er bij Microsoft alleen om leesrechten gevraagd en is er geen weg waarlangs de assistent toch een afspraak zet.
-
4
Meekijken in het logboek
Elke opvraging en elke geplande afspraak staat met de actie en het resultaat in het logboek. Vervalt de toestemming, dan vraagt de koppeling om opnieuw te verbinden in plaats van stil te blijven proberen.
Afspraken raken altijd andere mensen
Anders dan bij lezen uit een documentbron heeft een agenda-actie direct gevolgen voor collega's en klanten. De koppeling is daarop ingericht.
Waar de data staat: Nederland
Leesmodus is technisch afgedwongen
Staat de koppeling op lezen, dan bestaan plannen, wijzigen, annuleren en beantwoorden niet in het toollabel en weigert het platform ze bovendien. Het model kan ze dus niet omzeilen.
Geen stille uitnodigingen
Elke planactie stuurt berichten naar deelnemers. De agent doet dat alleen op expliciet verzoek en vat achteraf samen wat er is verstuurd.
Toestemming binnen jullie tenant
De toestemming staat in jullie eigen Microsoft-omgeving. Een beheerder ziet hem daar staan en kan hem daar intrekken.
Model op een eigen server
IntraGPT verwerkt de agendagegevens op een eigen server in Nederland met open-weight modellen, niet in een publieke AI-dienst.
Vragen over de Outlook-agendakoppeling
Kan ik mijn Outlook-agenda koppelen aan ChatGPT?
Voor een organisatie is dat niet de route: er is geen centraal in te stellen koppeling met rollen, een leesmodus en logging. IntraGPT koppelt de Microsoft 365-agenda binnen jullie eigen omgeving en draait het model op een eigen server.
Werkt IntraGPT met de Outlook-agenda?
Ja. De Outlook-agenda van Microsoft 365 heeft een eigen implementatie in IntraGPT met tien acties, waaronder het aanmaken van afspraken met een Teams-vergadering.
Kan de agent een Teams-link toevoegen?
Ja. Bij het aanmaken van een afspraak kan een online vergadering worden meegegeven, zodat de Teams-link meteen in de uitnodiging staat.
Wat is het verschil met de Google Calendar-koppeling?
Inhoudelijk niets: beide agenda's hebben dezelfde tien acties, dezelfde invoervelden en dezelfde uitvoervorm. Het verschil zit in de aanbieder en in de manier van autoriseren. Een instructie die je voor de een schrijft, werkt bij de ander.
Wat kost een Outlook-agendakoppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het verbinden met jullie Microsoft-omgeving, de keuze tussen lezen en plannen en het bepalen welke rollen de agenda-agent mogen gebruiken.
Hoe lang duurt het inrichten?
Verbinden is een kwestie van toestemming geven; dat is in minuten gedaan. De doorlooptijd hangt af van hoe snel jullie Microsoft-beheerder daaraan toekomt en van de afspraak over welke agenda's meedoen.
Kan de agent in de agenda van een collega kijken?
Alleen voor zover de toestemming en de Microsoft-rechten dat toelaten. Voor het inplannen is meestal genoeg dat hij de bezette blokken van deelnemers ziet; de inhoud van hun afspraken is daarvoor niet nodig.
Wat gebeurt er bij een terugkerende afspraak?
Bij lezen worden herhalingen uitgeklapt zodat de agent echte gaten in de week ziet. Bij wijzigen controleert hij eerst of je één afspraak of de hele reeks bedoelt, en hij vraagt het na als dat niet duidelijk is.