Eigen API koppelen aan AI: ook jullie eigen systeem gaat meepraten
Ook een systeem dat in geen enkele catalogus voorkomt is aan AI te koppelen. Dat kan een ERP van eigen makelij zijn, een planningssysteem dat ooit voor jullie gebouwd is of een portaal van een brancheorganisatie. We bepalen samen welke gegevens de assistent mag opvragen en beginnen altijd bij lezen. Laten wegschrijven is een aparte keuze: dat gebeurt alleen op expliciet verzoek en de assistent toont eerst wat hij wil versturen.
Wat de assistent in jullie eigen systeem kan doen
Gegevens opvragen
De assistent haalt op wat in het systeem staat en zet het om in een antwoord in gewone taal. Voor de gebruiker voelt het als vragen aan een collega die het dossier toevallig voor zich heeft.
Alleen wat vooraf is afgesproken
Voordat er iets werkt, leggen we samen vast welk deel van het systeem de assistent mag raadplegen. Wat daarbuiten valt, komt niet in een antwoord terecht.
Doorvragen in plaats van gokken
Is niet duidelijk welk dossier, welke periode of welke vestiging bedoeld wordt, dan vraagt de assistent dat gewoon na. Dat is bij een eigen systeem belangrijker dan elders, omdat er geen standaardinrichting is om op terug te vallen.
Wegschrijven als aparte keuze
Willen jullie dat de assistent ook iets kan aanmaken of bijwerken, dan zetten we dat apart aan voor een afgebakend onderdeel. Hij laat eerst zien wat hij wil versturen en doet het alleen op expliciet verzoek.
Ook voor branchesystemen en portalen
Niet alleen zelfgebouwde software komt in aanmerking. Ook een pakket dat alleen in jullie sector bestaat of een portaal van een brancheorganisatie kan op deze manier bereikbaar worden voor de assistent.
Systemen waarvoor geen kant-en-klare koppeling bestaat
Industrie en productie
- Situatie
- De productie draait op een ERP dat jaren geleden op maat is gebouwd en dat buiten het bedrijf niemand kent.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de status van een order op en vertelt in gewone taal waar die in het proces staat.
- Resultaat
- De binnendienst geeft antwoord zonder telkens een collega te storen die het systeem wel doorgrondt.
Zorg
- Situatie
- Een planningssysteem dat speciaal voor deze organisatie is gemaakt bepaalt wie wanneer waar werkt.
- Wat de agent doet
- De assistent beantwoordt vragen over de planning van de komende dagen op basis van wat er in dat systeem staat.
- Resultaat
- Minder telefoontjes naar de planner en minder misverstanden over wie er verwacht wordt.
Overheid en gemeenten
- Situatie
- Een deel van het werk loopt via een portaal van een koepelorganisatie waar maar enkele collega's toegang toe hebben.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt daaruit de gegevens op die bij een lopende zaak horen.
- Resultaat
- Meer collega's kunnen een vraag beantwoorden, zonder dat iedereen een eigen account in dat portaal nodig heeft.
Bouw en installatie
- Situatie
- Elk project staat in een eigen werkvoorbereidingssysteem dat niet in een standaardlijst voorkomt.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het project erin op en vat de openstaande punten samen.
- Resultaat
- De voorbereiding gaat sneller, ook bij collega's die dat systeem zelden gebruiken.
Vastgoed
- Situatie
- Een eigen beheerapplicatie houdt onderhoudsmeldingen bij, maar niemand kijkt er tussendoor in.
- Wat de agent doet
- De assistent vat op verzoek samen wat er per complex openstaat en kan, als dat aanstaat, een melding aanmaken na akkoord.
- Resultaat
- Meldingen blijven minder lang liggen, terwijl het aanmaken nog steeds een bewuste handeling blijft.
Het traject dat we samen doorlopen
-
1
Eerst vaststellen wat er open mag
We nemen met jullie beheerder door welke gegevens uit het systeem beschikbaar mogen komen en welke beslist niet. Die afspraak is het fundament; pas daarna wordt de koppeling aangezet.
-
2
Toegang die jullie in de hand houden
De toegang komt uit jullie eigen systeem en blijft onder jullie beheer. Intrekken kan op elk moment en heeft direct effect.
-
3
Wie hem mag gebruiken en wat hij ziet
Met de rollen in het platform bepaal je wie deze assistent krijgt. Hij ziet uitsluitend het stuk dat is afgesproken, niet het systeem als geheel.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke vraag en elke wijziging komt in het logboek. Juist bij een eigen systeem is dat prettig, omdat er geen leverancier is die het voor jullie bijhoudt.
Een eigen systeem vraagt om strakke afspraken
Bij een systeem dat speciaal voor jullie gebouwd is, bestaat er geen standaardindeling van wat gevoelig is en wat niet. Die afbakening maken we daarom expliciet, voordat er iets aan staat.
Waar de data staat: Nederland
De sleutel blijft van jullie
Jullie geven de toegang uit en kunnen die zelf weer intrekken. Er zit geen omweg omheen en wij bewaren geen tweede ingang.
Lezen is het uitgangspunt
Standaard haalt de assistent alleen informatie op. Wegschrijven staat uit tot jullie er bewust voor kiezen, en blijft dan beperkt tot het onderdeel dat we hebben afgesproken.
Terug te zien wat er gevraagd is
Het logboek laat zien welke vragen er zijn gesteld en welke wijzigingen er zijn doorgevoerd, met het moment en de aanleiding erbij.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De gegevens uit jullie eigen systeem gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Vragen over het ontsluiten van een eigen systeem
Kan ik ons eigen systeem koppelen aan ChatGPT?
Een publieke chatbot heeft geen weg naar software die alleen binnen jullie bedrijf bestaat, en het is ook niet de plek om bedrijfsgegevens naartoe te kopiëren. IntraGPT gebruik je als chat, maar met een verbinding die jullie zelf openzetten en weer dichtzetten, en met afspraken over welk deel van het systeem in beeld komt.
Werkt IntraGPT met ons eigen systeem?
In de praktijk vrijwel altijd, mits het systeem gegevens kan afstaan aan een andere toepassing. Deze koppeling bestaat juist voor software die niet in een standaardlijst staat, en hij is bij klanten in gebruik voor precies dat soort systemen.
Onze software is maatwerk en de documentatie is dun, kan dat?
Ja, dat is eerder regel dan uitzondering bij eigen systemen. We beginnen dan klein, met een paar vragen die er echt toe doen, en breiden uit zodra duidelijk is wat er goed uitkomt. Wat onduidelijk is vraagt de assistent na in plaats van er een aanname van te maken.
Kan de assistent iets stukmaken in ons systeem?
Zolang er alleen gelezen wordt niet, want dan verandert er niets. Zetten jullie het wegschrijven aan, dan kan een wijziging net zo echt zijn als een wijziging door een collega, en soms net zo onomkeerbaar. Daarom toont de assistent eerst wat hij wil versturen, wacht hij op akkoord en blijft die mogelijkheid beperkt tot het onderdeel dat jullie hebben aangewezen.
Ons systeem is niet vanaf internet te bereiken, wat dan?
Dat is een gebruikelijke situatie en we bekijken hem per geval met jullie beheerder. Het maakt uit of het systeem alleen binnen het netwerk draait of dat er een beveiligde toegang mogelijk is. Kan het niet veilig, dan zeggen we dat ook en kijken we of een andere route iets oplevert.
Wat gebeurt er als we ons systeem later aanpassen?
Kleine veranderingen merkt niemand. Verandert de manier waarop gegevens beschikbaar zijn wezenlijk, dan is een kleine bijstelling nodig en merken jullie dat doordat een bepaalde vraag geen antwoord meer oplevert. Laat het ons weten bij een grotere verbouwing van het systeem, dan lopen we vooruit in plaats van achteraan.
Wat kost het ontsluiten van een eigen systeem?
Dit is de enige koppeling waarbij het werk echt per klant verschilt, want elk systeem is anders. Wat het bepaalt is hoeveel soorten vragen de assistent moet kunnen beantwoorden, hoe goed het systeem gegevens kan afstaan en of er ook teruggeschreven mag worden. Na een eerste gesprek met jullie beheerder weten we het vrij precies.
Hoe lang duurt het inrichten?
Een eerste versie die een paar veelgestelde vragen kan beantwoorden staat meestal binnen enkele dagen. De rest groeit mee met het gebruik, omdat pas in de praktijk blijkt welke vragen collega's echt stellen.