Gmail koppelen aan AI: zoeken zoals Google, antwoorden zoals jullie
Gmail is aan AI te koppelen binnen jullie eigen Google Workspace. De assistent zoekt gericht op afzender, onderwerp, periode of bijlage in plaats van het postvak door te bladeren, en leest alleen de berichten helemaal die er echt toe doen. Hij kan ook een bericht opstellen en versturen, maar dat gaat echt de deur uit en is niet terug te draaien, dus het gebeurt alleen op expliciet verzoek.
Wat de assistent in Gmail voor je doet
Gericht zoeken in plaats van bladeren
De assistent zoekt op afzender, ontvanger, onderwerp, periode, ongelezen berichten of berichten met een bijlage, los of in combinatie. Dat is dezelfde manier van zoeken die Gmail zelf al kent, alleen hoeft niemand hem meer met de hand samen te stellen.
Werken met jullie eigen labels
Gebruiken jullie labels om post te ordenen, dan kan de assistent daarbinnen blijven. Een label dat al in gebruik is voor offertes of voor een project werkt meteen als afbakening van waar hij mag kijken.
Alleen de juiste berichten helemaal lezen
Uit de treffers kiest de assistent de berichten die bij de vraag horen en leest daarvan de volledige tekst. De rest blijft een regel in een lijstje, wat sneller werkt en veel minder post in beeld brengt.
Een gesprek samenvatten
Bij een draad met meerdere berichten geeft de assistent terug wat er is afgesproken en wat nog open staat, in plaats van elke mail afzonderlijk te herhalen. Dat is meestal het antwoord waar iemand op zat te wachten.
Een bericht opstellen en versturen
De assistent kan een mail schrijven en via het gekoppelde postvak versturen. Dat bereikt de ontvanger echt en is niet terug te nemen, dus hij laat eerst zien naar wie het gaat, wat het onderwerp is en wat er staat.
Waar gericht zoeken het verschil maakt
Onderwijs
- Situatie
- Een opleidingscoördinator moet weten welke docenten nog niet hebben gereageerd op de roosterwijziging van vorige maand.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de oorspronkelijke mail en de reacties daarop binnen die periode en zet daarnaast wie er niet tussen zit.
- Resultaat
- Een lijstje met namen in plaats van een middag handmatig kruisjes zetten.
Klantenservice
- Situatie
- Een klant verwijst naar een bijlage die hij ooit heeft gestuurd, maar niemand weet meer in welke mail die zat.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt op het adres van de klant en beperkt zich tot berichten met een bijlage, en toont de treffers met datum en onderwerp.
- Resultaat
- De medewerker klikt meteen het juiste bericht open, zonder het archief door te spitten.
Inkoop
- Situatie
- Er ligt een prijsverhoging van een leverancier en iemand wil weten wat er eerder over de staffel is toegezegd.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het gesprek met die leverancier over het afgelopen jaar en vat samen welke afspraken erin staan, met datum erbij.
- Resultaat
- Een feitelijk overzicht van de toezeggingen, zonder dat er iets uit het geheugen komt.
Projectbureau
- Situatie
- Aan het eind van de week wil een projectleider weten welke ongelezen post nog echt om een actie vraagt.
- Wat de agent doet
- De assistent kijkt naar wat ongelezen is binnen die week, scant de fragmenten en leest alleen de berichten met een openstaande vraag helemaal.
- Resultaat
- Een korte werklijst met per punt het originele bericht, in plaats van een rode teller.
Directie
- Situatie
- Een terugkerende vraag van relaties moet consistent beantwoord worden, ook als de directeur onderweg is.
- Wat de agent doet
- De assistent stelt het antwoord op uit de kennisbank en legt ontvanger, onderwerp en tekst voor voordat er iets verzonden wordt.
- Resultaat
- Hetzelfde antwoord voor iedereen, verstuurd nadat een mens er ja tegen heeft gezegd.
Koppelen, afbakenen, gebruiken
-
1
Koppelen met toestemming
Een beheerder geeft vanuit jullie eigen Google Workspace toestemming voor de koppeling en kan die daar ook weer intrekken. Er hoeft geen wachtwoord van een medewerker in het platform te staan.
-
2
Kiezen welk postvak eraan hangt
Je koppelt per postvak. Een gedeeld info-adres is iets anders dan het persoonlijke postvak van een bestuurder, en die twee horen niet aan dezelfde assistent.
-
3
Rechten per rol instellen
Je bepaalt welke rollen de assistent mogen gebruiken en of daar het versturen bij hoort. De meeste organisaties beginnen met alleen zoeken en lezen en zetten het versturen er later bij.
-
4
Gebruiken in het gesprek
Daarna stelt een medewerker gewoon een vraag in IntraGPT en doet de assistent het opzoekwerk. Wat hij heeft gedaan en wat daaruit kwam is terug te zien in het logboek.
Een postvak is geen kennisbank
In een Gmail-account staat naast werk ook veel dat er niets mee te maken heeft. De koppeling is daarom gemaakt om iets op te zoeken, niet om post te verzamelen.
Waar de data staat: Nederland
Opzoeken, niet kopiëren
De assistent haalt steeds alleen de berichten op die bij de vraag horen. Er wordt geen kopie van jullie postvak buiten Gmail opgebouwd en er gaat niets in bulk naar buiten.
Wie erbij kan bepaal je zelf
Welk postvak aan welke assistent hangt en welke collega's die assistent mogen gebruiken leg je vast in rollen. Een assistent voor de klantenservice komt niet in de directiepost.
Niets gaat ongezien de deur uit
Een verstuurd bericht is niet terug te halen. Daarom toont de assistent altijd eerst de ontvanger en de volledige tekst, en verstuurt hij nooit uit zichzelf.
Verwerking op een eigen server
De inhoud van de berichten wordt verwerkt op een eigen server in Nederland met open-weight modellen. Er gaat geen mail naar een externe modelaanbieder en er wordt niets van jullie post gebruikt om modellen te trainen.
Vragen over de Gmail-koppeling
Kan ik Gmail koppelen aan ChatGPT?
Technisch bestaan er koppelingen, maar voor een organisatie is dat lastig te verantwoorden: je geeft een publieke dienst toegang tot een postvak met persoonsgegevens, zonder rollen en zonder logboek. IntraGPT koppelt Gmail binnen jullie eigen Google Workspace, per postvak, met vastlegging van wat de assistent doet. Het model draait op een eigen server, dus de inhoud van de mail verlaat die omgeving niet.
Werkt IntraGPT met Gmail?
Ja. Gmail staat in de connectorcatalogus als werkende koppeling. De assistent kan gericht zoeken in het postvak, berichten lezen, een gesprek samenvatten en een mail versturen. Dat werkt op een gewoon Gmail-account en op een Workspace-account van de organisatie.
Leest de assistent mijn hele postvak?
Nee. Hij zoekt gericht en krijgt daar eerst een korte lijst met fragmenten van terug. Alleen de berichten die bij de vraag horen leest hij helemaal. Er is geen manier om via deze koppeling het hele postvak in één keer op te halen of door te sturen.
Kan de assistent bijlagen openen?
Hij kan wel vinden welke berichten een bijlage hebben en hij leest de tekst van het bericht zelf. Het openen en uitlezen van het bestand hoort niet bij deze koppeling. Wil je dat documenten doorzoekbaar zijn, dan is de kennisbank of een koppeling met de opslag waar die bestanden staan de betere route.
Hoe gaat dat met labels in plaats van mappen?
Gmail werkt met labels en een bericht kan er meerdere dragen, anders dan een map waar iets maar op één plek staat. De assistent kan binnen een label blijven, dus een label dat jullie al gebruiken werkt meteen als afbakening. Labels die per medewerker verschillen zijn daarvoor minder geschikt dan een gedeeld label.
Wat is het verschil met de Outlook-koppeling?
Voor de gebruiker lijken ze op elkaar: zoeken, lezen, samenvatten en versturen. Het verschil zit in de omgeving eromheen. Outlook hoort bij Microsoft 365 en werkt met mappen, Gmail hoort bij Google Workspace en werkt met labels en een sterkere zoekfunctie. Werken jullie met beide, dan kunnen ze naast elkaar gekoppeld worden.
Wat kost een Gmail-koppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal postvakken dat je koppelt, of er ook verstuurd mag worden en welke rollen de assistent mogen gebruiken. Een gedeeld postvak waarin alleen gezocht wordt is sneller ingericht dan vijf persoonlijke postvakken met verzendrechten.
Hoe lang duurt het inrichten?
De toestemming in Google Workspace is een korte handeling voor een beheerder, daarna is de koppeling dezelfde dag te proberen. De tijd gaat meestal zitten in de afspraak welk postvak eraan hangt en wie mag laten versturen.