Mailbox koppelen aan AI: een postvak dat zichzelf voorbereidt
Je kunt een echt postvak aan IntraGPT koppelen, bijvoorbeeld info@ of orders@. De assistent leest nieuwe berichten, zoekt de context erbij en schrijft een antwoord. Je kiest zelf of dat antwoord als concept klaarstaat voor een collega, of dat het meteen teruggaat in dezelfde draad. De koppeling werkt met elke mailprovider die gewone mailinstellingen ondersteunt.
Wat er met binnenkomende post gebeurt
Nieuwe berichten oppakken
De assistent kijkt op de map die jij aanwijst en pakt nieuwe berichten op. Alleen post die binnenkomt ná het koppelen telt mee, dus je hoeft niet bang te zijn dat hij het hele archief doorwerkt.
Een antwoord voorbereiden
Hij leest de vraag, haalt erbij wat uit de gekoppelde kennis nodig is en schrijft een antwoord in de toon die jullie hebben afgesproken. Ontbreekt er informatie, dan zegt hij dat in plaats van iets aan te nemen.
Concept of zelfstandig versturen
In de conceptmodus blijft het antwoord staan en krijgt de behandelaar een melding. In de zelfstandige modus gaat het antwoord terug in dezelfde draad, zodat de afzender een gewone reactie ziet.
Zelf in het postvak kijken
Staat de koppeling op afroep, dan doet de assistent niets uit zichzelf, maar kan hij wel in het postvak zoeken als iemand hem in een gesprek vraagt wat die klant eerder heeft gestuurd.
Antwoord in dezelfde draad
Een verstuurd antwoord blijft bij het oorspronkelijke bericht horen, dus de afzender krijgt geen los bericht dat nergens bij past en collega's zien het verloop op één plek.
Postvakken die hiervan opknappen
Klantenservice
- Situatie
- Op het algemene adres komen dagelijks dezelfde vragen binnen over levertijden en retouren.
- Wat de agent doet
- De assistent schrijft per bericht een concept met de juiste gegevens erbij, klaar om te controleren.
- Resultaat
- De medewerker leest en verstuurt, in plaats van elke keer opnieuw hetzelfde te formuleren.
Verkoop binnendienst
- Situatie
- Aanvragen komen per mail binnen en moeten worden omgezet in een offerte-aanvraag met de juiste gegevens.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de ontbrekende gegevens uit het bericht, vraagt erom als ze er niet in staan en zet het klaar.
- Resultaat
- Aanvragen die compleet doorgaan naar de volgende stap, met minder heen en weer.
HR
- Situatie
- Sollicitaties en vragen over arbeidsvoorwaarden lopen door elkaar op hetzelfde adres.
- Wat de agent doet
- De assistent beantwoordt de standaardvragen zelfstandig en laat alles wat persoonlijk is als concept staan.
- Resultaat
- Snelle reactie op het eenvoudige deel, zonder dat gevoelige post zonder menselijke blik de deur uit gaat.
Facilitair
- Situatie
- Meldingen over gebouwen komen binnen als vrije tekst en missen vaak de locatie.
- Wat de agent doet
- De assistent antwoordt met de ontbrekende vragen en vult de melding aan zodra het antwoord binnen is.
- Resultaat
- Meldingen die bruikbaar zijn op het moment dat iemand ermee aan de slag gaat.
Zo zet je een postvak aan
-
1
Het postvak koppelen
Je geeft de gegevens van het postvak op en kiest de map die gevolgd wordt. Het wachtwoord wordt afgeschermd bewaard en is daarna niet meer uit te lezen, ook niet door een beheerder.
-
2
De assistent kiezen
Je koppelt er een assistent aan, en daarmee de kennis die hij mag gebruiken en de toon waarin hij schrijft. Een postvak voor klanten krijgt een andere assistent dan een intern postvak.
-
3
Twee knoppen zetten
De eerste bepaalt wanneer de assistent gaat werken: bij elk bericht of alleen op afroep. De tweede bepaalt of het antwoord als concept blijft staan of zelfstandig teruggaat. Die twee staan los van elkaar.
-
4
Meekijken en bijsturen
Wat er binnenkomt en wat de assistent ervan maakt, is terug te zien in de omgeving. Loopt er iets mis met het ophalen, dan staat dat bij het postvak vermeld in plaats van dat het stil blijft.
E-mail is gevoelig, dus dit ligt vast
Een postvak bevat persoonsgegevens, klachten en soms medische of financiële informatie. De belangrijkste beslissing is daarom niet technisch maar organisatorisch: gaat er iets vanzelf de deur uit.
Waar de data staat: Nederland
Concept is de veilige stand
In de conceptmodus verlaat er niets het huis zonder dat een mens het heeft gezien. Veel organisaties houden dat zo voor alle post die met personen te maken heeft.
Inloggegevens afgeschermd
De gegevens van het postvak worden versleuteld bewaard en zijn na het invoeren niet meer zichtbaar. Wil je ze wijzigen, dan voer je ze opnieuw in.
Geen archief, geen dubbele post
De assistent begint bij het moment van koppelen en kijkt niet terug in oude post. Elk bericht wordt bovendien maar één keer opgepakt, ook als er iets misgaat en het ophalen opnieuw begint.
Verwerking op een eigen server
Het opstellen van antwoorden gebeurt op een eigen server in Nederland. De inhoud van de mail gaat niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en wordt niet voor training gebruikt.
Vragen over de mailboxkoppeling
Gaat er per ongeluk een mail de deur uit?
Niet in de conceptmodus. Dan schrijft de assistent een voorstel, blijft dat staan en krijgt de behandelaar een melding. Alleen als je bewust de zelfstandige modus aanzet voor een postvak gaat een antwoord vanzelf terug. Die keuze maak je per postvak, niet één keer voor alles.
Leest de assistent mijn hele archief?
Nee. Bij het koppelen wordt het startpunt op de meest recente post gezet, dus alleen berichten die daarna binnenkomen worden opgepakt. Oude post blijft ongemoeid. Dat is ook prettig bij het testen, want je kunt rustig aanzetten zonder dat er duizend berichten tegelijk worden verwerkt.
Werkt het met ons eigen mailadres?
Ja, mits het postvak gewone mailtoegang ondersteunt, en dat doet vrijwel elke provider. Je geeft de gegevens op die je ook in een mailprogramma zou invullen. Voor een postvak in Microsoft 365 bestaat daarnaast de Outlook-koppeling; welke past hangt af van wat je wilt bereiken.
Wat is het verschil met de Outlook-koppeling?
Bij Outlook kijkt de assistent op verzoek in een bestaande mailbox, bijvoorbeeld om iets op te zoeken tijdens een gesprek. Hier is het postvak zelf het werkkanaal: er hangt een assistent aan die nieuwe post oppakt en antwoorden voorbereidt. Dat is een ander soort inzet, en ze sluiten elkaar niet uit.
Wat gebeurt er als het wachtwoord verandert?
Dan lukt het ophalen niet meer en zie je dat terug bij het postvak, met de foutmelding erbij. De koppeling blijft het niet eindeloos proberen en er raakt geen post zoek: zodra de gegevens kloppen, gaat hij verder waar hij gebleven was.
Kan ik meerdere postvakken koppelen?
Ja, en dat is vaak juist verstandig. Info, orders en support krijgen dan elk hun eigen assistent met eigen kennis en een eigen instelling voor concept of zelfstandig. Zo kun je per postvak kiezen hoeveel vrijheid er is.
Wat kost een mailboxkoppeling?
Het koppelen hoort bij het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal postvakken, de kennis die eraan hangt en of er zelfstandig geantwoord mag worden. In dertig minuten weten we wat er nodig is.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het koppelen zelf kost minuten. De tijd gaat zitten in het afstemmen van de toon en het bepalen welke soorten berichten wel en niet zelfstandig mogen worden afgehandeld. Dat is precies het gesprek dat je wilt voeren voordat er post uitgaat.