WhatsApp-bridge koppelen aan AI: je eigen nummer als werkkanaal
De WhatsApp-bridge maakt van een bestaand WhatsApp-nummer een werkkanaal voor je assistent. Je scant één keer een QR-code in het dashboard, daarna komen berichten binnen bij de assistent en gaat het antwoord terug in hetzelfde gesprek. Het is tweerichtingsverkeer: je stelt een vraag zoals je een collega appt, en de assistent antwoordt met de kennis van jullie organisatie.
Wat het kanaal in de praktijk doet
Koppelen met een QR-code
In het dashboard staat een koppelpagina met een QR-code. Scannen met de telefoon verbindt het nummer aan de assistent. De code wordt steeds ververst, dus een oude schermafdruk levert niemand toegang op.
Berichten heen en terug
Een binnenkomend bericht gaat naar de assistent en het antwoord komt terug in hetzelfde gesprek. Er is geen aparte app, geen extra inlog en geen vertaalslag voor de gebruiker.
Zichtbaar aan het werk
Terwijl de assistent bezig is, verschijnt de typ-indicator. Dat lijkt een detail, maar het is het verschil tussen een gesprek en het gevoel dat je bericht in een leegte is verdwenen.
Terugkijken in de draad
De assistent kan zoeken in wat er eerder in het gesprek is gezegd. Een vervolgvraag hoeft dus niet opnieuw te worden uitgelegd, ook niet als het eerdere bericht van vorige week is.
Zelf bepalen hoe het zich gedraagt
Of groepsgesprekken worden genegeerd, of oproepen worden geweigerd, of berichten als gelezen worden gemarkeerd: dat zijn keuzes die jullie maken. Standaard staat alles terughoudend ingesteld.
Waar dit kanaal zijn werk doet
Buitendienst
- Situatie
- Een monteur staat bij een klant en wil weten wat de garantietermijn op een onderdeel is.
- Wat de agent doet
- Hij appt de vraag naar het bekende nummer en de assistent zoekt het op in de eigen documentatie.
- Resultaat
- Een antwoord terwijl hij nog bij de machine staat, in plaats van een belletje naar kantoor.
Sales
- Situatie
- Tussen twee afspraken door wil een accountmanager weten wat er eerder met een klant is besproken.
- Wat de agent doet
- Hij stelt de vraag in de chat en de assistent haalt het uit de gekoppelde bronnen.
- Resultaat
- Voorbereid naar binnen, zonder eerst een laptop open te klappen op een parkeerplaats.
Zorg en welzijn
- Situatie
- Een medewerker in de wijk heeft een vraag over een procedure en heeft geen werkplek bij de hand.
- Wat de agent doet
- De vraag gaat via de chat naar de assistent, die het antwoord uit het handboek haalt en de bron erbij noemt.
- Resultaat
- Minder telefoontjes naar de achterwacht en een antwoord dat aantoonbaar uit het eigen beleid komt.
Facilitair
- Situatie
- Meldingen over een gebouw komen nu eenmaal binnen via de app die iedereen gebruikt.
- Wat de agent doet
- De assistent neemt de melding aan, stelt de ontbrekende vragen en legt het resultaat vast waar het hoort.
- Resultaat
- Meldingen die compleet binnenkomen, zonder dat iemand een formulier hoeft te openen.
Van QR-code tot gesprek
-
1
Het kanaal aanzetten
De bridge is per organisatie in te schakelen. Staat hij uit, dan bestaat de koppelpagina niet. Dat is een bewuste keuze die jullie beheerder maakt, geen instelling die vanzelf aan komt te staan.
-
2
Het nummer koppelen
Op de koppelpagina scan je de QR-code met de telefoon van het nummer dat je wilt gebruiken. Daarna staat de verbinding en zie je in hetzelfde scherm of hij actief is.
-
3
Kiezen welke assistent antwoordt
Je bepaalt welke assistent aan het kanaal hangt, en daarmee welke kennis en welke rechten er gelden. Een kanaal voor de buitendienst hoeft niet dezelfde bronnen te zien als een kanaal voor de directie.
-
4
Loskoppelen wanneer je wilt
Vanuit dezelfde pagina verbreek je de koppeling weer. Daarna komt er niets meer binnen en gaat er niets meer uit. Er blijft geen verbinding achter die je niet kunt zien.
Een chatkanaal met dezelfde grenzen als de rest
Een kanaal dat op de telefoon van een medewerker leeft roept terecht vragen op over meelezen en bewaren. Daarom gelden hier dezelfde afspraken als in de rest van de omgeving.
Waar de data staat: Nederland
Alleen aan als jullie het aanzetten
Het kanaal staat per organisatie uit tot iemand met de juiste rechten het aanzet. Er is geen stand waarin het meedraait zonder dat jullie dat hebben besloten.
Dezelfde rechten als in de chat
De assistent achter het kanaal ziet niet meer dan de assistent in de webomgeving. Wat een medewerker daar niet mag inzien, komt ook via de telefoon niet tevoorschijn.
Navolgbaar in de omgeving
Gesprekken via het kanaal staan gewoon in de omgeving, net als gesprekken uit de chat. Een beheerder kan dus zien wat er gevraagd en geantwoord is.
Antwoorden van een eigen server
Het model dat de antwoorden opstelt draait op een eigen server in Nederland. De inhoud van de gesprekken gaat niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en wordt niet voor training gebruikt.
Vragen over het WhatsApp-kanaal
Wat is het verschil met de WhatsApp Business-koppeling?
De WhatsApp Business-koppeling gaat over het zakelijke kanaal van Meta: uitgaande berichten aan klanten, met sjablonen en de regels die daarbij horen. De bridge maakt van een bestaand nummer een tweerichtingswerkkanaal voor medewerkers, gekoppeld met een QR-code. Veel organisaties gebruiken beide, voor verschillende doelgroepen.
Werkt IntraGPT met WhatsApp?
Ja, op twee manieren. Via dit kanaal chatten medewerkers met hun assistent op een bekend nummer, en via de WhatsApp Business-koppeling kan een organisatie uitgaande berichten aan klanten versturen. Welke van de twee past, hangt af van wie er aan de andere kant zit.
Wat gebeurt er als de telefoon uitstaat?
Dan is de verbinding tijdelijk niet actief en zie je dat terug in de koppelpagina. Zodra de telefoon weer online is, loopt het kanaal verder. Voor een kanaal dat de hele dag beschikbaar moet zijn, gebruik je daarom bij voorkeur een toestel dat aan de lader ligt en niet de privételefoon van iemand die op vakantie gaat.
Kan ik WhatsApp koppelen aan ChatGPT?
Er is geen ingebouwde verbinding tussen WhatsApp en ChatGPT, en bedrijfsinformatie via een privéchat naar een publieke dienst sturen is een slecht idee. Bij IntraGPT hangt het kanaal aan jullie eigen omgeving, met jullie bronnen, jullie rechten en gesprekken die in de omgeving terug te vinden zijn.
Leest de assistent mee in groepsgesprekken?
Alleen als jullie dat willen. Groepen negeren is een instelling, en veel organisaties laten die juist aan staan omdat een werknummer vaak ook in groepen zit die niets met werk te maken hebben.
Kan ik het kanaal weer loskoppelen?
Ja, vanuit dezelfde pagina waar je het hebt gekoppeld. Na het verbreken komt er niets meer binnen en gaat er niets meer uit. Wil je later opnieuw koppelen, dan scan je gewoon opnieuw een QR-code.
Wat kost een WhatsApp-kanaal?
Het kanaal hoort bij het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is hoeveel nummers je koppelt, welke assistent eraan hangt en welke bronnen die mag gebruiken. In een gesprek van dertig minuten maken we dat concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het koppelen zelf is een kwestie van een QR-code scannen. De tijd gaat zitten in de keuze welke assistent eraan hangt en welke kennis die mag gebruiken, want dat bepaalt of de antwoorden in de praktijk bruikbaar zijn.