WhatsApp Business koppelen aan AI: antwoord geven waar de klant al is
WhatsApp Business is aan AI te koppelen. IntraGPT kan berichten versturen naar een klant en de goedgekeurde berichtsjablonen ophalen die bij jullie WhatsApp Business-account horen. Er geldt één harde regel van Meta: binnen vierentwintig uur na het laatste bericht van de klant mag je vrij antwoorden, daarbuiten alleen met een vooraf goedgekeurde template.
Wat de koppeling doet
Een bericht versturen
De agent stuurt een tekstbericht of een templatebericht naar een telefoonnummer, via het WhatsApp-nummer dat aan jullie account hangt. Dat bericht komt echt aan en is niet terug te nemen.
Goedgekeurde templates ophalen
De koppeling haalt de berichtsjablonen op die bij het WhatsApp Business-account horen, met hun status en hun variabelen. Zo gebruikt de agent alleen templates die daadwerkelijk zijn goedgekeurd.
Rekening houden met het venster van 24 uur
Binnen vierentwintig uur na het laatste bericht van de klant mag er vrij geantwoord worden. Daarbuiten is een template verplicht. De koppeling is zo ingericht dat de agent die regel volgt in plaats van hem te ontdekken door een fout.
Nummers in het juiste formaat
Telefoonnummers gaan in internationaal formaat zonder plus en zonder streepjes. De agent zet een nummer dat een gebruiker in gewone notatie aanlevert eerst om.
Hoe organisaties WhatsApp inzetten
Klantenservice
- Situatie
- Een klant stuurt een appje met een vraag over een lopende bestelling, buiten kantoortijd.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt de bestelling op in het gekoppelde systeem en stuurt binnen het venster van vierentwintig uur een antwoord met de actuele status.
- Resultaat
- De klant heeft antwoord zonder dat iemand met een telefoon in de hand stand-by hoeft te staan.
Zorg en welzijn
- Situatie
- Deelnemers aan een groepsactiviteit moeten de dag ervoor een herinnering krijgen.
- Wat de agent doet
- De agent verstuurt een goedgekeurde herinneringstemplate met de datum en de locatie als variabelen.
- Resultaat
- Minder no-shows, en de begeleider hoeft niet dertig keer hetzelfde bericht te typen.
Vastgoed
- Situatie
- Een bezichtiging is verzet en de kandidaat-koper moet dat weten voordat hij in de auto stapt.
- Wat de agent doet
- De agent stuurt een bericht met de nieuwe tijd, of een template als de klant al langer dan een dag niets heeft gestuurd.
- Resultaat
- Het bericht komt aan op het kanaal dat mensen echt lezen, in plaats van in een mailbox.
E-commerce
- Situatie
- Een klant vraagt via WhatsApp of een product op voorraad is en wanneer het geleverd wordt.
- Wat de agent doet
- De agent kijkt in het gekoppelde bestelsysteem, stelt het antwoord op en laat het zien voordat het verstuurd wordt.
- Resultaat
- Een concreet antwoord met de juiste gegevens, zonder dat de medewerker tussen twee schermen hoeft te wisselen.
Van nummer tot eerste gesprek
-
1
WhatsApp Business-account
Je hebt een WhatsApp Business-account bij Meta nodig met een geverifieerd telefoonnummer. Dat regel je bij Meta zelf; wij helpen bij het klaarzetten van de gegevens.
-
2
Templates laten goedkeuren
Voor alles wat je buiten het venster van vierentwintig uur wilt sturen is een goedgekeurde template nodig. Bedenk vooraf welke berichten dat zijn, want goedkeuring kost tijd.
-
3
Bron erbij kiezen
Een WhatsApp-agent zonder bron kan alleen praten. Koppel er de kennisbank of het systeem bij waar de antwoorden vandaan komen, bijvoorbeeld de orderstatus of de veelgestelde vragen.
-
4
Afspreken wat autonoom mag
Versturen is onomkeerbaar. Spreek af welke berichten de agent zelf mag sturen en welke hij eerst moet voorleggen; de koppeling toont ontvanger en tekst voordat er iets uitgaat.
Een bericht op de privételefoon van een klant
WhatsApp komt binnen op het toestel dat mensen in hun zak hebben. Dat vraagt om terughoudendheid in wat je stuurt en om duidelijkheid over wat er is verstuurd.
Waar de data staat: Nederland
Versturen is definitief
Een verstuurd WhatsApp-bericht is niet terug te nemen. De agent stuurt alleen op expliciet verzoek en toont vooraf het nummer en de tekst.
Binnen de regels van Meta
Het venster van vierentwintig uur en de goedgekeurde templates zijn geen advies maar beleid van Meta. De koppeling houdt zich eraan, zodat jullie account niet in de problemen komt.
Alles staat in het logboek
Elk bericht komt met de actie en het resultaat in het logboek. Zo is terug te vinden welk bericht wanneer is verstuurd en op wiens verzoek.
Het model draait bij jullie
Het opstellen van de tekst gebeurt op een eigen server in Nederland met open-weight modellen. De inhoud van de gesprekken gaat niet naar een externe modelaanbieder.
Vragen over de WhatsApp Business-koppeling
Kan ik WhatsApp koppelen aan ChatGPT?
Niet als beheerd kanaal voor een organisatie. Er is geen koppeling waarin je rollen, bronnen en logging regelt. IntraGPT werkt via het officiële zakelijke kanaal van Meta met jullie eigen WhatsApp Business-account, en het model dat de berichten opstelt draait op een eigen server.
Werkt IntraGPT met WhatsApp Business?
Ja. WhatsApp Business zit in de connectorcatalogus met acties om een bericht of een templatebericht te versturen en om de goedgekeurde templates op te halen.
Wat is die regel van vierentwintig uur precies?
Meta staat vrije berichten alleen toe binnen vierentwintig uur na het laatste bericht van de klant. Daarbuiten mag je alleen een vooraf goedgekeurde template sturen. Dat is beleid van Meta, niet van IntraGPT, en het geldt voor elke partij die zakelijk via WhatsApp bericht.
Kunnen we ook inkomende berichten laten afhandelen?
Het platform heeft daarnaast een volwaardig WhatsApp-kanaal waarbij inkomende berichten bij een agent terechtkomen, met koppeling via QR-code en een typing-indicator. Die staat per werkruimte aan of uit. De koppeling op deze pagina is de uitgaande kant; vertel in het gesprek wat je wilt, dan kiezen we de juiste vorm.
Wat kost een WhatsApp-koppeling?
De koppeling zelf zit in het traject dat we samen doorlopen. Let op dat Meta apart kosten rekent per gespreksvenster; dat loopt via jullie eigen WhatsApp Business-account en staat los van IntraGPT.
Hoe lang duurt het inrichten?
Zodra het WhatsApp Business-account en het nummer klaarstaan, is de koppeling snel te testen. De doorlooptijd zit in de verificatie bij Meta en in het laten goedkeuren van de templates die je buiten het venster wilt gebruiken.
Kan de AI zelfstandig klanten aanschrijven?
Dat kun je inregelen, maar we raden aan om te beginnen met voorleggen. Een bericht op iemands privételefoon is iets anders dan een mail: de agent laat eerst het nummer en de tekst zien, en pas als dat goed loopt maak je stappen richting autonoom.
Mogen we klantgegevens in een WhatsApp-bericht zetten?
Wees daar terughoudend in. De koppeling is technisch in staat om gegevens uit jullie systemen mee te sturen, maar een appje is een open kanaal. Spreek vooraf af welke gegevens wel en niet in een bericht mogen, en leg dat vast in de agentinstructie.