Realworks koppelen aan AI: aanbod, relaties en taken in één gesprek
Ja, Realworks is te koppelen aan AI. IntraGPT werkt via één koppeling met de onderdelen van Realworks: woningaanbod, bedrijfsonroerend goed, nieuwbouw, aankoop, relaties, agenda, taken en facturen. Je collega's stellen hun vraag in gewone taal en de agent zoekt in het aanbod, haalt het dossier van een relatie op of zet een taak klaar voor de juiste medewerker. Per onderdeel leg je vast of er alleen gelezen mag worden of ook teruggeschreven.
Wat de agent in Realworks kan doen
Woningaanbod doorzoeken
Het woningaanbod is te doorzoeken op plaats, straat, koopprijs van en tot, huurprijs van en tot, woonoppervlakte, aantal kamers en status. De agent zoekt gefilterd in plaats van hele lijsten door te bladeren, dus een vraag levert een handvol objecten op en geen export.
BOG, nieuwbouw en aankoop
Bedrijfsonroerend goed, projecten met bouwtypen en bouwnummers en aankoopopdrachten horen elk bij hun eigen onderdeel van Realworks; de koppeling kent ze alle drie. Bij nieuwbouw kan de agent naast lezen ook projecten en bouwnummers aanmaken en media toevoegen.
Relaties opzoeken en bijwerken
Het relatiebestand dekt particulieren, bedrijven, contactpersonen en medewerkers, inclusief het zetten van kenmerken. De agent controleert eerst of een relatie al bestaat voordat hij er een aanmaakt, zodat er geen dubbele records ontstaan.
Agendapunten en taken
Agendapunten per afdeling of medewerker, met hun types en statussen, staan in de agenda. Taken staan in de takenlijst. Beide kunnen gelezen, aangemaakt en gewijzigd worden, dus de opvolging van een gesprek belandt meteen bij de juiste collega.
Facturen en administratie
De facturatie geeft toegang tot facturen, administraties, grootboeken, btw-codes en producten. Handig voor vragen als welke facturen van deze maand nog openstaan, zonder dat iemand de backoffice hoeft te storen.
Wat is er nieuw sinds gisteren
De assistent kan zich beperken tot wat sinds een bepaald moment is veranderd, bijvoorbeeld sinds gisteren of sinds vorige week. Hij haalt per vraag een behapbaar aantal objecten op en nooit het hele bestand.
Zo gebruiken makelaarskantoren de koppeling
Makelaardij wonen
- Situatie
- Een zoeker belt met een wens die niet in een zoekprofiel past: een benedenwoning met tuin, maximaal vier ton, en het liefst in twee specifieke wijken.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt in het woningaanbod op plaats, koopprijs en woonoppervlakte, leest de status mee en zet de treffers op een rij met de kenmerken die de beller noemde.
- Resultaat
- De collega aan de telefoon heeft binnen het gesprek een lijst die klopt, in plaats van na afloop terug te moeten bellen.
Bedrijfsmakelaardij
- Situatie
- Een belegger vraagt naar beschikbare bedrijfsruimte in een regio en wil weten wat er de afgelopen maand is bijgekomen.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt in het BOG-aanbod binnen die regio, beperkt zich tot wat er de afgelopen maand is bijgekomen en zet per object de kernkenmerken op een rij.
- Resultaat
- Een actueel overzicht zonder handmatig exporteren, met de zekerheid dat alleen vrijgegeven objecten meekomen.
Backoffice
- Situatie
- Na een open huis staan er tientallen bezoekers in een lijst die nog in het CRM moeten en opgevolgd moeten worden.
- Wat de agent doet
- De agent controleert per bezoeker of de relatie al bestaat, maakt hem anders aan in het relatiebestand en zet een taak klaar bij de verantwoordelijke makelaar.
- Resultaat
- De opvolging staat dezelfde dag klaar en niemand typt tweemaal dezelfde relatie in.
Nieuwbouw
- Situatie
- Een projectontwikkelaar vraagt naar de stand van zaken per bouwnummer in een lopend project.
- Wat de agent doet
- De agent leest het nieuwbouwproject uit op projectniveau, loopt de bouwtypen en bouwnummers langs en vat de status samen.
- Resultaat
- Eén antwoord in plaats van drie schermen, en de bron staat er altijd bij.
Van token tot eerste vraag
-
1
Koppelen vanuit het platform
Jullie beheerder geeft IntraGPT toegang tot de onderdelen van Realworks die mee mogen doen, en kan die toegang op elk moment weer intrekken. Daarmee staat de verbinding.
-
2
Vestiging kiezen
Je legt vast om welke vestiging het gaat. De assistent werkt daarna binnen die vestiging, zodat een collega in Enschede niet in het aanbod van een ander kantoor kijkt.
-
3
Rechten instellen
Per onderdeel kies je lezen, schrijven of beide, en je bepaalt welke rollen de assistent mogen gebruiken. Staat iets op lezen, dan komt er niets in het CRM terecht, ook niet als iemand er in de chat om vraagt.
-
4
Meekijken in het logboek
Elke opvraging en elke fout landt in het logboek met de actie en het resultaat, zonder de gegevens van kopers en verkopers zelf. Zo is achteraf te zien wat er gevraagd is, zonder dat het logboek een tweede klantenbestand wordt.
Wat er met de gegevens van kopers en verkopers gebeurt
Een makelaars-CRM staat vol persoonsgegevens: namen, adressen, financiële situaties en zoekwensen. De koppeling is daarop ingericht.
Waar de data staat: Nederland
De data blijft in Realworks
Er wordt niets gekopieerd naar een tweede database. De agent haalt op het moment van de vraag op wat hij nodig heeft en gebruikt het alleen voor dat antwoord.
Alleen wat de vraag nodig heeft
Zoekopdrachten zijn gefilterd, een aanroep levert maximaal honderd records en een te grote response wordt afgekapt. Vragenlijsten en lijsten van zaken worden alleen opgehaald als er expliciet om gevraagd wordt.
Rechten per rol
Welke medewerkers de koppeling mogen gebruiken bepaal je in IntraGPT, los van wie er in Realworks mag. Een agent die alleen voor de front office bedoeld is, komt niet bij de facturatie.
Op een eigen server
IntraGPT draait op een eigen server in Nederland met open-weight modellen. Wat uit Realworks komt gaat niet naar een externe modelaanbieder om mee te trainen.
Vragen over de Realworks-koppeling
Kan ik Realworks koppelen aan ChatGPT?
Niet zomaar. ChatGPT heeft geen ingebouwde verbinding met Realworks en het openbare model mag geen persoonsgegevens van kopers en verkopers verwerken. IntraGPT geeft je hetzelfde gemak van chatten, maar dan op een eigen server, met een koppeling die per onderdeel is afgebakend en die elke opvraging vastlegt.
Werkt IntraGPT met Realworks?
Ja. Realworks heeft in IntraGPT een eigen implementatie, niet alleen een configuratieregel. Die koppeling ontsluit alle onderdelen, kent de manier waarop Realworks in elkaar zit, en dwingt per onderdeel af of er gelezen of ook geschreven mag worden.
Welke onderdelen van Realworks worden ondersteund?
Woningaanbod, bedrijfsonroerend goed, nieuwbouw, aankoop, relaties, agenda, taken en facturen. Je hoeft ze niet allemaal aan te zetten: je kiest per onderdeel of het in de koppeling zit en welke modus het krijgt.
Kan de AI ook iets wijzigen in Realworks?
Alleen als je dat per onderdeel aanzet. Schrijven raakt echt het CRM van het kantoor: een nieuwe relatie, een response, een zoekopdracht, een taak of een agendapunt komt er meteen in te staan. De agent doet dat alleen op expliciet verzoek en controleert eerst of een relatie al bestaat.
Wat kost een Realworks-koppeling?
De koppeling zelf zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is hoeveel onderdelen je wilt gebruiken, of er ook geschreven moet worden en hoeveel vestigingen er meedoen. De toegang tot Realworks zelf regel je bij Realworks; dat loopt buiten IntraGPT om.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het technische deel is een kwestie van de toegang regelen en de vestiging kiezen. De doorlooptijd wordt bepaald door Realworks: per onderdeel moeten de voorwaarden getekend en het inzageniveau gekozen zijn voordat de toegang werkt. Plan daar rekening mee en begin met de onderdelen die je het eerst nodig hebt.
De koppeling vindt niets, hoe kan dat?
Meestal is er dan iets aan de Realworks-kant nog niet geregeld. Ofwel zijn de voorwaarden van dat onderdeel nog niet getekend, ofwel zijn de objecten en relaties in Realworks nog niet vrijgegeven voor koppelingen buiten het kantoor. Dat laatste is een instelling die een beheerder van het kantoor zet. Het logboek zegt welke van de twee het is, zodat er niet gegokt hoeft te worden.
Werkt de koppeling ook voor meerdere vestigingen?
Ja. De afdelingscode bepaalt de vestiging en staat op de koppeling. Werk je met meerdere vestigingen, dan zet je per vestiging een koppeling op, zodat een agent van het ene kantoor niet in het aanbod van het andere kijkt.