Zapier koppelen aan AI: vanuit het gesprek een Zap in gang zetten
Zapier is aan AI te koppelen, maar in één richting: de assistent kan een Zap in gang zetten en geeft daarbij de gegevens mee die in die Zap zijn afgesproken. Hij krijgt geen inhoudelijk antwoord terug, alleen of de aanroep is aangekomen. Dit is dus geen manier om iets op te zoeken, maar een manier om iets in gang te zetten. Omdat wat er aan de andere kant gebeurt onomkeerbaar kan zijn, doet de assistent dat alleen op expliciet verzoek.
Wat de assistent met een Zap in gang zet
Een Zap starten
De assistent zet de Zap in gang die jullie hebben aangewezen en geeft daarbij nette, afgesproken velden mee. Je typt wat er moet gebeuren, hij vertaalt dat naar precies de gegevens die de Zap verwacht.
Doorzetten naar een systeem zonder eigen koppeling
Voor sommige systemen bestaat er geen kant-en-klare koppeling. Zit het systeem wel in Zapier, dan kan de assistent er langs deze weg toch werk naartoe schuiven.
Een melding of een regel wegschrijven
Veel Zaps eindigen bij iets eenvoudigs: een bericht in een kanaal, een regel in een overzicht, een mail naar een postbus. De assistent levert het startsein en de gegevens, de Zap doet de rest.
Een keten van stappen aftrappen
Hangt er een reeks stappen achter, dan komt die in beweging zodra de assistent de Zap start. Wat die stappen precies zijn beheren jullie in Zapier, niet bij ons.
Alleen een bevestiging terug
Wat de assistent terugkrijgt is of het startsein is aangekomen, geen inhoudelijk resultaat. Opzoeken kan hier dus niet: voor vragen waarop je een antwoord verwacht is een leesbare koppeling de juiste weg.
Wanneer een Zap het werk overneemt
Klantenservice
- Situatie
- Een medewerker hoort in een gesprek iets wat in een ander systeem moet landen, maar dat systeem staat niet op zijn scherm.
- Wat de agent doet
- Hij vraagt de assistent het door te zetten; die start de Zap die daarvoor klaarstaat.
- Resultaat
- Het wordt op het moment zelf geregeld, in plaats van op een briefje voor later.
HR
- Situatie
- Bij een nieuwe collega moet er een rij dingen gebeuren die deels buiten de eigen systemen valt.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de onboarding-Zap in gang met de naam, de startdatum en het team.
- Resultaat
- De keten loopt dezelfde dag, en niemand hoeft te onthouden welk formulier daarvoor ook alweer bestond.
E-commerce
- Situatie
- Een terugkerende klacht moet worden gemeld bij een leverancier die met een eigen portaal werkt.
- Wat de agent doet
- De assistent start de Zap die de melding bij die leverancier neerlegt met de ordergegevens erbij.
- Resultaat
- De melding gaat de deur uit zonder dat iemand opnieuw in een extern portaal hoeft in te loggen.
Directie
- Situatie
- De directie wil dat bepaalde signalen altijd in hetzelfde overzicht belanden, hoe ze ook binnenkomen.
- Wat de agent doet
- Wie het signaal opvangt vraagt de assistent het door te zetten; de Zap schrijft het in het overzicht.
- Resultaat
- Eén plek waar het verzameld wordt, ongeacht wie het opmerkte of in welk gesprek.
Wat er nodig is om het aan te zetten
-
1
De Zap aanwijzen
Jullie bouwen de Zap in Zapier en geven het geheime adres ervan door in IntraGPT. Vanaf dat moment weet de assistent welke keten hij mag starten.
-
2
Bepalen wie hem mag starten
Omdat het om een handeling gaat en niet om een vraag, is de rol die dit mag gebruiken vaak kleiner. Dat stel je per rol in het platform in.
-
3
Wat de assistent wel en niet kan
Hij stuurt gegevens die richting op en ziet nooit iets uit Zapier terugkomen. Hij kan dus ook niet controleren wat de Zap ervan gemaakt heeft.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke keer dat de assistent een Zap start, komt dat in het logboek. Daar is terug te zien wanneer dat gebeurde, op wiens verzoek en met welke gegevens.
Het adres van de Zap is als een wachtwoord
Wie het geheime adres van een Zap kent, kan die keten starten. Behandel het dus als een wachtwoord en niet als een gewone link.
Waar de data staat: Nederland
Te vervangen wanneer jullie willen
Het adres wordt bij ons afgeschermd bewaard en is nergens in een gesprek zichtbaar. Vertrouw je het niet meer, dan maak je in Zapier een nieuw adres aan en is het oude waardeloos.
Alleen op expliciet verzoek
De assistent zet nooit uit zichzelf iets in gang. Hij vat samen wat hij gaat doorsturen en wacht op een duidelijk ja, omdat de gevolgen aan de andere kant niet altijd terug te draaien zijn.
Achteraf na te gaan
Omdat de assistent niet ziet wat de Zap uitvoert, is het logboek aan onze kant het aanknopingspunt. Daar staat welk verzoek er wanneer is doorgezet.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Bedenk wel dat de gegevens die jullie doorzetten daarna bij Zapier en bij het systeem aan de andere kant terechtkomen; kies dus bewust wat er meegaat.
Vragen over Zapier en IntraGPT
Kan ik Zapier koppelen aan ChatGPT?
Een publieke chatbot kan niets in jullie Zapier-omgeving in gang zetten, want daar hoort een geheim adres bij dat je niet in een chatvenster wilt plakken. In IntraGPT staat dat adres afgeschermd, bepaal je met rollen wie een Zap mag starten en wordt elke start vastgelegd.
Werkt IntraGPT met Zapier?
Ja, als schrijfkoppeling. De assistent kan een Zap in gang zetten met de gegevens die daarin zijn afgesproken. Het is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is, en bewust beperkt tot die ene handeling.
Kan de assistent ook gegevens uit Zapier ophalen?
Nee, en dat is geen instelling maar de aard van deze koppeling. Het verkeer gaat één kant op. Wil je dat de assistent iets kan opzoeken in een systeem, dan is een leesbare koppeling naar dat systeem de juiste route; deze pagina gaat uitsluitend over iets in gang zetten.
Wat als een Zap iets doet wat we niet kunnen terugdraaien?
Dat risico bestaat, en we doen niet alsof het er niet is. Een keten kan een mail versturen, een bestelling plaatsen of iets in een extern systeem aanmaken. Daarom start de assistent nooit uit zichzelf, vat hij eerst samen wat hij doorgeeft en wacht hij op akkoord. Verstandig is bovendien om Zaps met onomkeerbare gevolgen apart te houden van de Zaps die je vanuit een gesprek laat starten.
Wat als het geheime adres bij iemand anders terechtkomt?
Maak in Zapier een nieuw adres aan voor die Zap en geef het door in het platform. Het oude adres werkt dan niet meer, dus wie het had kan er niets mee. Dat is ook de reden dat het adres nergens in een chatgesprek getoond wordt.
Waarom zouden we dit gebruiken in plaats van een eigen koppeling?
Omdat het sneller klaar is en omdat het systeem aan de andere kant soms geen eigen koppeling heeft. Heb je wel een antwoord nodig uit dat systeem, of wil je dat de assistent erin kan zoeken, dan is een echte koppeling de betere keuze. Vaak zie je beide naast elkaar: lezen via een koppeling, doorzetten via een Zap.
Wat kost een Zapier-koppeling?
Dit onderdeel is meestal klein werk binnen het traject dat we samen doorlopen. Wat tijd kost is het afspreken van de velden en het bepalen wie een Zap mag starten, niet het aanzetten zelf. Jullie Zapier-abonnement staat daar los van en loopt gewoon bij Zapier.
Hoe lang duurt het inrichten?
Als de Zap er al staat, is het een kwestie van het adres doorgeven en een keer proefdraaien. Moet de Zap nog gebouwd worden, dan bepaalt dat de doorlooptijd, en dat werk gebeurt in Zapier zelf.