Airtable koppelen aan AI: vragen stellen aan een base in plaats van filteren
Airtable is aan AI te koppelen. De assistent haalt records op uit de tabellen van de base die je aanwijst, voegt op verzoek een record toe en werkt bestaande records bij. De koppeling kijkt in één base tegelijk, dus wat in een andere base staat blijft er volledig buiten.
Wat de assistent in een base kan
Records uit een tabel halen
De assistent leest de records van de tabel die bij de vraag hoort, met de velden die jullie daar gebruiken. Daarmee beantwoordt hij vragen over voorraad, aanvragen of planning zonder dat iemand de base opent.
Alleen de regels die je vraagt
Hij bakent af op wat er in de vraag zit, bijvoorbeeld alleen de openstaande regels of alleen deze maand, en kan een bestaande weergave als vertrekpunt nemen. Zo komt er geen hele tabel in het antwoord terecht.
Een record toevoegen
Op verzoek zet hij een nieuw record in de tabel die je aanwijst, ingevuld volgens de velden die daar al in gebruik zijn. Hij laat zien wat hij wil toevoegen voordat het erin staat.
Een record bijwerken
Een status aanpassen, een aantal corrigeren of een notitie aanvullen kan op een record dat hij eerst heeft opgezocht. Hij benoemt om welk record het gaat, zodat je zeker weet dat de juiste regel wijzigt.
Eén base per koppeling
De koppeling hangt aan één base. Werken jullie met meerdere bases, dan zet je er per base een koppeling op, zodat gegevens van verschillende teams niet door elkaar gaan lopen.
Waar een base echt tijd oplevert
Retail
- Situatie
- De voorraad van seizoensartikelen staat in een base en de winkelvloer vraagt de hele dag door wat er nog ligt.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de regels op van het gevraagde artikel en noemt het aantal en de locatie.
- Resultaat
- Een antwoord in de chat in plaats van een collega die tussendoor de base moet openen.
E-commerce
- Situatie
- Retouren worden in een tabel bijgehouden en aan het eind van de week moet duidelijk zijn wat er nog open staat.
- Wat de agent doet
- De assistent verzamelt de openstaande regels, groepeert ze per reden en noemt de oudste bovenaan.
- Resultaat
- Een korte lijst waarmee het team direct aan de slag kan, zonder tussenstap in een spreadsheet.
Marketing
- Situatie
- De contentplanning staat in een base en er komt een verzoek bij dat iemand moet inplannen.
- Wat de agent doet
- Op verzoek voegt de assistent het item toe met de datum, het kanaal en de verantwoordelijke zoals het team dat vastlegt.
- Resultaat
- De planning blijft compleet zonder dat iemand tussen twee afspraken door de base moet bijwerken.
Industrie en productie
- Situatie
- Machineonderhoud wordt in een tabel bijgehouden en de planner wil weten welke beurten deze maand aflopen.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de regels van de lopende maand op en zet erbij welke al zijn afgetekend.
- Resultaat
- De planning van volgende week is in een paar minuten rond in plaats van na een rondje langs de tabel.
Klantenservice
- Situatie
- Een klant vraagt naar de status van een aanvraag die het team in een base bijhoudt.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de aanvraag op en vertelt de stand, en werkt op verzoek de status bij als er iets is afgesproken.
- Resultaat
- De klant hoort het meteen en de administratie loopt niet achter de feiten aan.
De koppeling per base opzetten
-
1
Toegang tot één base
De koppeling wordt aangezet met toegang die jullie zelf uitgeven en die tot één base reikt. Intrekken doen jullie op dezelfde plek.
-
2
Tabellen en rollen afspreken
Jullie bepalen welke tabellen meedoen, welke rollen de assistent mogen gebruiken en of hij alleen mag lezen of ook records mag toevoegen en bijwerken.
-
3
Wat hij wel en niet ziet
Hij ziet de tabellen binnen die base en daarbinnen de regels die bij de vraag horen. Een andere base valt er volledig buiten, ook als iemand ernaar vraagt.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke raadpleging en elke wijziging komt in het logboek van IntraGPT. In Airtable zelf blijft bij een record zichtbaar wanneer het is aangemaakt of aangepast.
Eén base, niet je hele account
In een base staat vaak precies de operationele kern van een team, van klantgegevens tot inkoopprijzen. Daarom reikt de koppeling niet verder dan de base die jullie aanwijzen.
Waar de data staat: Nederland
Toegang blijft van jullie
De toegang wordt door jullie uitgegeven en is met één handeling weer in te trekken. IntraGPT bewaart geen wachtwoorden van medewerkers.
Afgebakend tot één base
Andere bases in hetzelfde account blijven buiten bereik. Wil je een base er echt buiten houden, dan hoef je daar verder niets voor in te stellen.
Schrijven is terug te vinden
Een toegevoegd of gewijzigd record staat met het moment en het voorafgaande verzoek in het logboek. De assistent laat bovendien eerst zien wat hij gaat wegschrijven.
Verwerking op een eigen server
De gegevens uit jullie base worden verwerkt op een eigen server in Nederland. Ze gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden niet gebruikt om modellen te trainen.
Airtable en AI: veelgestelde vragen
Kan ik Airtable koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen beheerde verbinding met jullie base, en operationele gegevens overzetten naar een publieke chatbot is voor de meeste organisaties geen optie. IntraGPT koppelt de base die jullie aanwijzen, schrijft alleen op verzoek en legt elke handeling vast.
Werkt IntraGPT met Airtable?
Ja. Airtable is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is. De assistent haalt records op uit de tabellen van een base, voegt records toe en werkt ze bij. Welke base en welke tabellen dat zijn, spreken we bij het inrichten af.
Ziet de assistent al onze bases?
Nee. Een koppeling reikt tot één base. Hebben jullie er meer en moeten die allemaal mee, dan zetten we er per base een koppeling op. Dat is ook precies de manier om gegevens van verschillende teams gescheiden te houden.
Kan de assistent records aanmaken of wijzigen?
Alleen als jullie dat aanzetten, en alleen op een expliciet verzoek. Hij laat eerst zien welk record hij wil toevoegen of veranderen en wat erin komt te staan. Willen jullie dat niet, dan leest hij alleen en verandert er nooit iets in de base.
Kan er per ongeluk de verkeerde regel worden overschreven?
Dat is precies waarom hij een record eerst opzoekt en benoemt voordat hij het bijwerkt. Hij bewerkt geen regel die hij niet in hetzelfde gesprek heeft gevonden, en bij twijfel tussen twee vergelijkbare regels vraagt hij welke je bedoelt in plaats van te gokken.
Onze tabellen zijn op onze eigen manier ingericht, werkt dat?
Ja. De assistent werkt met de velden zoals jullie ze genoemd hebben, niet met een vaste indeling van ons. Wel helpt het als de velden consequent gevuld zijn; bij het inrichten kijken we samen naar de tabellen die het meest gebruikt gaan worden.
Wat kost een Airtable-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal bases en tabellen, of er ook geschreven mag worden en welke rollen de assistent mogen gebruiken. Dat rekenen we in het eerste gesprek door.
Hoe lang duurt het inrichten?
Een koppeling op één base staat snel. De tijd gaat zitten in het doorlopen van de tabellen die meedoen en de afspraak of er geschreven mag worden. Komen er later bases bij, dan is dat een kleine uitbreiding.