Notion koppelen aan AI: antwoord uit de workspace in plaats van uit een zoekvenster
Notion is aan AI te koppelen. De assistent zoekt in wat er met de koppeling gedeeld is, haalt uit een database precies de rijen die bij de vraag horen, leest een pagina en kan op verzoek een pagina of een rij toevoegen of bijwerken. Het bereik bepaal je in Notion zelf: wat je niet deelt, ziet de assistent niet.
Wat de koppeling uit Notion haalt en erin zet
Zoeken door wat gedeeld is
Weet niemand of iets in een database of in een losse pagina staat, dan zoekt de assistent in alles wat met de koppeling gedeeld is en komt terug met de plek waar het staat.
Een database doorvragen
Uit een database haalt hij de rijen die bij de vraag horen, afgebakend op de eigenschappen die jullie er zelf in gebruiken en in de volgorde die je wilt. Geen hele tabel, alleen wat je vroeg.
Een pagina lezen
Is de juiste pagina gevonden, dan leest hij de inhoud. Bij een lange pagina geeft hij de kern en de bron, zodat je zelf kunt doorklikken als je de details wilt zien.
Een pagina of een rij toevoegen
Op verzoek maakt hij een nieuwe pagina aan op de plek die je aanwijst. In een database is dat een rij erbij, ingevuld volgens de eigenschappen die die database gebruikt.
Een eigenschap bijwerken
Van een bestaande pagina past hij bijvoorbeeld de status of de eigenaar aan, en afgerond werk kan hij archiveren. Dat is een wijziging die iedereen in de workspace ziet, dus hij doet het alleen als je erom vraagt.
Werk dat uit de workspace zelf komt
HR en recruitment
- Situatie
- Nieuwe collega's stellen in hun eerste weken vragen waarvan het antwoord ergens in het handboek staat, verspreid over tientallen pagina's.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt in de gedeelde pagina's, geeft antwoord in gewone taal en noemt de pagina waar het vandaan komt.
- Resultaat
- Antwoorden komen uit het handboek zelf, en de mensen die het geschreven hebben worden minder vaak onderbroken.
Productteam
- Situatie
- De roadmap staat in een database met een status, een kwartaal en een eigenaar, en iedereen wil er iets anders uit weten.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de rijen op die aan de vraag voldoen en zet ze in de volgorde die op dat moment nuttig is.
- Resultaat
- Een actueel lijstje uit de bron, zonder dat er weer een extra weergave wordt aangemaakt die daarna blijft rondslingeren.
Legal
- Situatie
- Contractafspraken zijn samengevat in een database, maar de nuance staat in de pagina onder elke rij.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de rij van de betrokken partij en leest daarna de pagina die eronder hangt.
- Resultaat
- Een antwoord dat de samenvatting en de onderliggende tekst combineert, met de vindplaats erbij.
Operatie
- Situatie
- Na een incident moet er een korte evaluatie in de incidentendatabase, en in de praktijk gebeurt dat dagen later of helemaal niet.
- Wat de agent doet
- Op verzoek zet de assistent de rij erin met de gegevens die de database verwacht en schrijft de samenvatting op de pagina eronder.
- Resultaat
- De registratie staat er terwijl de details nog kloppen, in het format dat het team al gebruikt.
Directie
- Situatie
- Voor een kwartaaloverleg moet duidelijk zijn welke projecten zijn afgerond en welke zijn blijven liggen.
- Wat de agent doet
- De assistent doorloopt de projectendatabase en zet de stand per project op een rij, met de eigenaar erbij.
- Resultaat
- Een overzicht dat op de administratie van het team zelf is gebaseerd, niet op een losse export.
Van delen tot het eerste antwoord
-
1
De koppeling aanzetten
Jullie geven de koppeling toestemming vanuit de eigen Notion-omgeving. Die toestemming hoort bij jullie en is met één handeling weer in te trekken.
-
2
Delen bepaalt het bereik
Een koppeling ziet pas iets als je een pagina of database ermee deelt. Deel je een bovenliggende pagina, dan doet alles eronder mee. Die keuze maak je in Notion, niet bij ons.
-
3
Wat de assistent te zien krijgt
Hij ziet de gedeelde pagina's en databases en daarbinnen de rijen en passages die bij de vraag horen. Een ruimte die niet gedeeld is bestaat voor hem niet.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke raadpleging en elke wijziging komt in het logboek van IntraGPT. In Notion zelf staat de koppeling bij een nieuwe of gewijzigde pagina gewoon in de geschiedenis van die pagina.
Delen bepaalt wat de AI ziet
Bij Notion zit de belangrijkste afbakening niet in een instelling van ons, maar in wat jullie met de koppeling delen. Dat maakt het bereik zichtbaar en per pagina terug te draaien.
Waar de data staat: Nederland
Alleen wat gedeeld is
De koppeling heeft geen toegang tot de workspace als geheel. Wat niemand deelt, komt in geen enkel antwoord voor. Een gedeelde pagina haal je er met dezelfde handeling weer uit.
Toegang die jullie beheren
De koppeling hoort bij jullie Notion-omgeving en is daar in te trekken. IntraGPT bewaart geen inloggegevens van medewerkers.
Rollen aan de IntraGPT-kant
Je bepaalt welke assistenten deze bron gebruiken en welke medewerkers die assistenten mogen aanspreken. Een assistent voor de werkvloer hoeft de personeelsruimte niet te kennen.
Een eigen server
De inhoud van jullie pagina's wordt verwerkt op een eigen server in Nederland. Die tekst gaat niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en wordt niet gebruikt voor training.
Wat klanten over Notion vragen
Kan ik Notion koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen beheerde verbinding met jullie workspace en kan niets met het delen dat Notion gebruikt. IntraGPT werkt wel zo: de koppeling ziet precies de pagina's die jullie delen, legt elke handeling vast en het model draait op een eigen server.
Werkt IntraGPT met Notion?
Ja. Notion is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is. De assistent zoekt in gedeelde pagina's, vraagt databases door, leest pagina's en kan op verzoek iets toevoegen of bijwerken. Wat er gedeeld wordt, bepalen jullie.
Ziet de assistent onze hele workspace?
Nee, alleen wat er expliciet met de koppeling is gedeeld. Dat is ook de reden dat een pagina soms niet gevonden wordt: hij is er nooit mee gedeeld. Deel je de bovenliggende pagina, dan doet alles eronder in één keer mee, en dat is net zo makkelijk weer ongedaan te maken.
Kan de assistent zelf pagina's aanmaken of wijzigen?
Alleen als jullie dat aanzetten, en alleen op een expliciet verzoek. Hij laat eerst zien wat hij wil toevoegen of veranderen en waar het komt te staan. Verwijderen zit er niet in; afgerond werk kan hij hooguit archiveren, en dat is in Notion terug te draaien.
Onze databases zijn heel eigen ingericht, werkt dat wel?
Ja. De assistent werkt met de eigenschappen zoals ze bij jullie heten, niet met een standaardindeling die wij opleggen. Wel helpt het als de belangrijkste databases een beetje consequent zijn ingevuld; bij het inrichten lopen we dat samen door.
Kunnen we de koppeling weer intrekken?
Ja, en dat kan een beheerder zelf. Je haalt de koppeling uit de gedeelde pagina's of trekt de toestemming in de Notion-omgeving in; daarna ziet de assistent niets meer. Wat er tot dat moment is gebeurd, blijft in het logboek terug te lezen.
Wat kost een Notion-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is hoeveel ruimtes en databases meedoen, hoe consequent die zijn ingevuld en of de assistent ook mag schrijven. Dat rekenen we in het eerste gesprek door.
Hoe lang duurt het inrichten?
De koppeling aanzetten kost een paar minuten. Daarna is het vooral een kwestie van doorlopen wat er gedeeld wordt; bij een grote workspace is dat een kort overleg met de eigenaren van die ruimtes. Uitbreiden kan later altijd.