Monday.com koppelen aan AI: antwoord uit het board zonder zelf te scrollen
Monday.com is aan AI te koppelen. De assistent kijkt mee op de boards die jullie aanwijzen, leest de kolommen van een item en vertelt in gewone taal wat de stand van zaken is. Op verzoek voegt hij een item toe in de groep die jullie noemen of werkt hij een kolom bij, bijvoorbeeld een status of een datum.
Wat de assistent op een board voor je doet
Items op een board opzoeken
Je noemt het board en de assistent zoekt de rij die je bedoelt, op naam van een klant, een kandidaat of een klus. Hij houdt het bij dat ene board, zodat het antwoord niet vervuilt met rijen uit een andere afdeling.
Kolommen meelezen
De kolommen naast een item dragen de betekenis: status, verantwoordelijke, deadline, bedrag. De assistent leest precies die kolommen die bij de vraag horen en vertaalt ze naar een antwoord in gewone taal.
Rekening houden met groepen
Een board is opgedeeld in groepen, bijvoorbeeld per maand of per fase. De assistent gebruikt die indeling, zodat een vraag over dit kwartaal niet de hele historie van het board meeneemt.
Een item toevoegen
Komt er een nieuwe aanvraag of klus voorbij, dan zet de assistent die als item op het board en in de groep die jullie hebben aangewezen, met de kolommen ingevuld. Het hele team ziet die rij, dus hij doet het na jouw akkoord.
Een status of datum bijwerken
Een bestaand item kan een andere status of een nieuwe deadline krijgen. De assistent benoemt eerst welk item en welke kolom hij wil wijzigen, zodat je ziet wat er verandert voordat het gebeurt.
De updates onder een item
Onder een item houdt het team de voortgang bij in updates. Die leest de assistent mee, zodat hij de context achter een status kan geven en niet alleen het label zelf.
Teams die hun werk op een board bijhouden
Recruitment
- Situatie
- Een hiring manager wil weten hoeveel kandidaten voor een vacature in de gespreksfase zitten.
- Wat de agent doet
- De assistent kijkt op het vacatureboard en telt de items die in die fase staan.
- Resultaat
- Een direct antwoord, zonder dat de recruiter het board hoeft te openen en te filteren.
Marketing
- Situatie
- Bij de weekstart moet duidelijk zijn welke campagne-items deze week aflopen.
- Wat de agent doet
- De assistent loopt het campagneboard na op deadline en noemt er de eigenaar bij.
- Resultaat
- Een lijst die in het gesprek staat en waarover meteen doorgevraagd kan worden.
Binnendienst
- Situatie
- Een klant belt met een vraag over zijn order en de collega die het board bijhoudt is er niet.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het item op naam van de klant en leest de status en de verwachte datum voor.
- Resultaat
- De klant krijgt zijn antwoord tijdens het telefoongesprek in plaats van later die dag.
Inkoop
- Situatie
- Uit een mail komt een nieuwe aanvraag die op het inkoopboard hoort te staan.
- Wat de agent doet
- De assistent stelt een item voor met leverancier, omschrijving en gewenste datum en zet het erop na akkoord.
- Resultaat
- De aanvraag staat op het board in dezelfde vorm als de rest, zonder handmatig overtypen.
Projectleiding
- Situatie
- Na een overleg zijn er drie statussen veranderd die nog in Monday verwerkt moeten worden.
- Wat de agent doet
- De assistent werkt de items één voor één bij, telkens nadat hij heeft laten zien wat hij verandert.
- Resultaat
- Het board klopt weer voordat het overleg is afgelopen.
Aansluiten en afbakenen
-
1
De koppeling aanzetten
In IntraGPT kies je Monday.com en geef je de koppeling toegang tot jullie omgeving. Die toegang geven jullie zelf en jullie kunnen hem op elk moment weer stopzetten.
-
2
Boards aanwijzen
Je bepaalt welke boards meedoen. Werken er meerdere afdelingen in dezelfde werkruimte, dan blijven de boards van de andere afdelingen buiten beeld.
-
3
Wat er in het antwoord komt
De assistent haalt de rijen en kolommen op die bij de vraag horen. Bestanden en de rest van het board blijven buiten het gesprek.
-
4
Toevoegen en wijzigen
Of de assistent alleen meekijkt of ook iets op het board mag zetten, kies je zelf. Mag hij schrijven, dan staat elke toevoeging en wijziging in het logboek.
Een board is zichtbaar voor de hele werkruimte
Alles wat de assistent op een board zet of verandert, ziet iedereen met toegang tot dat board. Daarom ligt vooraf vast waar hij mag komen en wat hij mag aanpassen.
Waar de data staat: Nederland
Toegang die jullie geven
De koppeling werkt met toegang die jullie in Monday.com zelf uitgeven en ook weer kunnen intrekken. Gebeurt dat, dan stopt de koppeling direct.
Schrijven staat los van lezen
Meekijken en iets vastleggen zijn twee aparte keuzes. Een assistent die alleen vragen beantwoordt, kan simpelweg niets op een board zetten.
Terug te vinden wie wat vroeg
Elke actie staat met het board en het resultaat in het logboek. Bij een gewijzigde status is dus na te gaan wanneer en op wiens verzoek dat gebeurde.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Wat er op jullie boards staat gaat niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en wordt nergens voor training gebruikt.
Veelgestelde vragen over Monday.com en IntraGPT
Kan ik Monday.com koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen ingebouwde verbinding met Monday.com. Je kunt een board exporteren en het bestand uploaden, maar dan is het antwoord een momentopname en staat jullie planning bij een publieke dienst. IntraGPT kijkt live op het board mee met de toegang die jullie zelf geven, en houdt bij wat er gedaan is.
Werkt IntraGPT met Monday.com?
Ja. Monday.com staat in de catalogus met koppelingen van IntraGPT en is bij klanten in gebruik. De assistent kan boards en items nakijken en, als je dat aanzet, een item toevoegen of een kolom bijwerken.
Onze kolommen hebben eigen namen, werkt dat?
Ja, en daar besteden we bij het inrichten aandacht aan. Op een board dat jarenlang is gegroeid heet een kolom vaak anders dan wat erin staat, en soms gebruiken twee teams hetzelfde woord voor iets anders. We leggen per board vast welke kolom de status draagt, welke de deadline en welke de verantwoordelijke, zodat de assistent antwoordt in jullie taal en niet in die van een standaardsjabloon.
Kan de assistent zelf een nieuw board maken?
Nee. Hij werkt op boards die er al zijn: items toevoegen en kolommen bijwerken. Een board opzetten, kolommen toevoegen en automatiseringen inrichten blijft werk dat iemand in Monday zelf doet. Dat is bewust: de opbouw van een board is een afspraak binnen het team, en die laten we niet door een model bedenken.
Werkt het ook als we meerdere werkruimtes hebben?
Ja. Je wijst per koppeling aan welke boards meedoen, ook als die in verschillende werkruimtes staan. Andersom kun je een werkruimte juist buiten beeld houden, bijvoorbeeld een board met salarisgegevens of een directiebord. De assistent ziet dan niet eens dat het bestaat.
Wie ziet het als de assistent iets verandert?
Iedereen met toegang tot dat board, net als bij een collega die iets aanpast. Een nieuw item of een gewijzigde status kan ook notificaties opleveren bij de mensen die het item volgen. Daarom laat de assistent eerst zien wat hij wil doen en doet hij het pas na akkoord, en staat het daarna in het logboek.
Wat kost een Monday.com-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is hoeveel boards er meedoen, hoe eigenzinnig ze zijn ingericht en of de assistent ook iets op een board mag zetten. Dat brengen we in een kort gesprek in kaart.
Hoe lang duurt het inrichten?
De koppeling aanzetten en de eerste boards aanwijzen kost een half uur. Daarna gaat de tijd zitten in de kolommen en de groepen: hoe jullie ze gebruiken is per team anders en dat leggen we vast. In de praktijk staat een werkende opzet binnen een paar dagen.