Google Sheets koppelen aan AI: het werkblad bijhouden zonder overtypen
Google Sheets is aan AI te koppelen. De assistent leest het tabblad en het deel van de tabel dat je aanwijst, en kan daar een rij aan toevoegen. Bestaande cellen bijwerken of leegmaken kan ook, maar dat raakt wat er al staat: die handelingen gebeuren alleen op expliciet verzoek en pas nadat hij heeft laten zien welk deel hij wil aanpassen. Onderaan iets toevoegen is veilig, want bestaande rijen blijven staan.
Lezen en schrijven in een werkblad
Een deel van het blad uitlezen
Je geeft aan welk tabblad en welk deel van de tabel je bedoelt, en de assistent leest precies dat. Hij haalt niet het hele bestand op, zodat een antwoord snel blijft en over de juiste rijen gaat.
Eerst de kopregel
Voordat de assistent iets zegt of schrijft, kijkt hij naar de kolomkoppen. Zo weet hij welke kolom het bedrag is, welke de datum en welke de status, ook als de volgorde afwijkt van wat je verwacht.
Een rij onderaan toevoegen
Nieuwe regels komen onder de bestaande te staan. Dit is de veilige kant van schrijven: er raakt niets kwijt en wat er al stond blijft ongemoeid.
Bestaande cellen bijwerken
De assistent kan waarden in een bestaand deel van de tabel vervangen, bijvoorbeeld een status of een datum. Wat daar stond wordt overschreven, dus hij laat eerst zien wat hij gaat aanpassen en doet het alleen op verzoek.
Een deel leegmaken
Een stuk van het blad kan leeggemaakt worden. Dat is definitief voor wie het blad daarna opent, dus deze handeling vraagt net als het bijwerken om een expliciet verzoek en om een controle van wat er precies weggaat.
Bedragen en datums zoals ze er staan
Waarden komen terug zoals ze in het blad zijn opgemaakt. De assistent rekent daar niet blind mee door, maar laat zien wat er staat, zodat een opmaakverschil geen verkeerd getal in een antwoord oplevert.
Werkbladen die met de hand worden bijgehouden
E-commerce
- Situatie
- De inkooplijst met verwachte leveringen wordt bijgehouden in een blad, en de vraag wat er deze week binnenkomt gaat elke keer naar dezelfde collega.
- Wat de agent doet
- De assistent leest het tabblad met de leveringen uit en vat samen wat er voor deze week staat.
- Resultaat
- Iedereen kan het zelf vragen, en het blad blijft de enige plek waar het staat.
Retail
- Situatie
- Filialen melden hun weekcijfers per mail, en iemand zet ze daarna met de hand in het verzamelblad.
- Wat de agent doet
- Op verzoek voegt de assistent de gemelde regel onderaan toe, in de kolommen die bij de kopregel horen.
- Resultaat
- Minder overtypwerk en minder kans dat een getal in de verkeerde kolom belandt.
Marketing
- Situatie
- In het contentoverzicht moet na publicatie de status worden bijgewerkt, en dat gebeurt onregelmatig.
- Wat de agent doet
- De assistent laat zien welke regel hij wil aanpassen en werkt de status bij nadat je akkoord hebt gegeven.
- Resultaat
- Het overzicht klopt weer, zonder dat iemand het bestand hoeft te openen.
Backoffice
- Situatie
- Een blad met aanvragen groeit door, en niemand weet zeker welke regels nog open staan.
- Wat de agent doet
- De assistent leest het blad uit, kijkt naar de statuskolom en somt op wat er nog ligt.
- Resultaat
- Een actueel beeld in de chat, met het blad als bron in plaats van een nieuw overzicht ernaast.
Van toegang tot schrijfrechten
-
1
Toestemming geven
Jullie geven IntraGPT toegang tot de bladen die mee mogen, en kunnen die toestemming zelf weer intrekken. Bladen die er niet in zitten blijven buiten beeld.
-
2
Lezen, toevoegen of ook wijzigen
Je bepaalt hoe ver de assistent mag gaan: alleen uitlezen, of ook onderaan toevoegen, of daarnaast bestaande cellen bijwerken en leegmaken. Wat uit staat, kan hij niet.
-
3
Wat de assistent ziet
Het tabblad en het deel van de tabel waar de vraag over gaat, beginnend bij de kopregel. Niet het hele bestand en niet de bladen die erbuiten vallen.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke vraag en elke wijziging komt in het logboek, met het blad en het deel dat is geraakt. Zo is na te gaan wie wat heeft laten aanpassen.
Overschrijven kun je niet terugdraaien
Een werkblad staat meestal open voor een hele afdeling, en één verkeerd aangepaste rij valt pas dagen later op. Daarom zit het verschil tussen toevoegen en overschrijven ook in de koppeling ingebouwd.
Waar de data staat: Nederland
Toevoegen en wijzigen zijn gescheiden
Onderaan iets toevoegen raakt niets aan wat er al stond. Bijwerken en leegmaken zijn aparte mogelijkheden die je los aanzet, en die de assistent alleen op expliciet verzoek gebruikt.
Toestemming die jullie geven
De verbinding loopt op toestemming die jullie zelf verlenen en zelf kunnen intrekken. Daarna kan de assistent geen enkel blad meer openen.
Per rol bepaald
Je legt vast welke rollen met deze assistent mogen werken. Een blad met personeelsgegevens hoort niet aan een assistent die voor de hele organisatie beschikbaar is.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De cijfers uit jullie bladen gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Vragen over Google Sheets en de assistent
Kan ik Google Sheets koppelen aan ChatGPT?
Je kunt een export in ChatGPT plakken, maar dan werk je met een momentopname en staat jullie data in een publieke dienst. IntraGPT werkt rechtstreeks met het blad, met toestemming die jullie zelf geven en intrekken, met schrijfrechten die je apart aanzet en met een model op een eigen server.
Werkt IntraGPT met Google Sheets?
Ja. Google Sheets hoort bij de systemen die IntraGPT standaard koppelt: een deel van een tabblad uitlezen, er een rij aan toevoegen en bestaande cellen bijwerken of leegmaken.
Kan de assistent per ongeluk onze cijfers overschrijven?
Toevoegen gebeurt onderaan en raakt bestaande rijen niet. Bijwerken en leegmaken zijn aparte mogelijkheden die je uit kunt laten staan. Staan ze aan, dan laat de assistent eerst zien welk deel van het blad hij wil aanpassen en wacht hij op akkoord. In het logboek is daarna terug te vinden wat er is gewijzigd.
Wat gebeurt er als iemand een kolom verplaatst of toevoegt?
De assistent kijkt eerst naar de kopregel en leidt daaruit af welke kolom wat betekent. Verandert de volgorde, dan volgt hij de koppen en niet een positie die hij ooit heeft onthouden. Wel helpt het als de kopregel duidelijk is en er niet twee kolommen bijna hetzelfde heten.
Waarom neemt de assistent bedragen over zoals ze in het blad staan?
Omdat de weergave in een blad iets anders kan zijn dan de onderliggende waarde: een bedrag met een valutateken, een datum in een eigen notatie, een getal als tekst. De assistent laat zien wat er staat in plaats van daar blind mee door te rekenen. Wil je een berekening, vraag er dan expliciet om, dan zie je ook welke rijen hij heeft gebruikt.
Kunnen we een blad alleen laten lezen?
Ja. Veel organisaties beginnen zo: de assistent mag alles uitlezen en niets veranderen. Dat is genoeg voor vragen over wat er in het blad staat. Later kun je per blad besluiten of toevoegen of bijwerken erbij mag.
Wat kost een Google Sheets-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal bladen, of er naast lezen ook geschreven mag worden en hoe netjes de bladen zijn opgebouwd. Een werkblad met een heldere kopregel is sneller bruikbaar dan een blad met samengevoegde cellen.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het aanzetten is een kwestie van minuten zodra duidelijk is welke bladen meegaan en wie de toestemming mag geven. De doorlooptijd zit meestal in de afspraak of de assistent ook mag schrijven en wie dat mag vragen.