Apollo.io koppelen aan AI: een prospectlijst die wel klopt
Apollo.io is aan AI te koppelen. De assistent zoekt in de prospectdatabase naar personen en bedrijven, vult bij een bekende naam de ontbrekende contactgegevens aan en laat zien welke mailcampagnes er klaarstaan. Belangrijk om te weten: Apollo bevat externe bedrijven en personen, niet jullie eigen klanten. Iemand in een lopende campagne zetten is een handeling naar buiten en zetten jullie apart aan.
Wat de koppeling met Apollo.io oplevert
Prospects zoeken op functie en branche
Je omschrijft wie je zoekt: de functie, de branche en de regio. De assistent komt terug met personen die daaraan voldoen, met het bedrijf waar zij werken erbij, zodat je de lijst meteen kunt beoordelen.
Eerst de juiste bedrijven kiezen
Soms begin je liever bij het bedrijf: een bepaalde sector, een bepaalde omvang, een bepaald gebied. De assistent zet die selectie neer en zoekt pas daarna wie daar de functie bekleedt waar je bij wilt zijn.
Contactgegevens aanvullen
Heb je alleen een naam en een bedrijf, dan vult de assistent aan wat Apollo verder over die persoon heeft. Zo wordt een half ingevulde regel uit een deelnemerslijst alsnog een bruikbaar contact.
Zien welke campagnes klaarstaan
De assistent laat zien welke mailcampagnes er in Apollo lopen en hoe ze heten. Handig om te controleren welke reeks bij welke doelgroep hoort voordat er iemand aan gekoppeld wordt.
Iemand aan een campagne toevoegen
Een prospect kan in een lopende mailcampagne worden gezet. Daarmee gaat er echt post namens jullie de deur uit, dus dit gebeurt alleen op expliciet verzoek en met vermelding van de campagne die gebruikt wordt.
Nooit breed zoeken
De assistent zoekt altijd met een combinatie van kenmerken, nooit met een enkel trefwoord. Dat is het verschil tussen een lijst waar het salesteam mee aan de slag gaat en een bestand dat niemand opent.
Prospectie in de praktijk
New business
- Situatie
- Er is een nieuwe propositie voor een specifieke branche en het team heeft een lijst nodig van de mensen die daar beslissen.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt eerst de bedrijven in die branche met de juiste omvang in de juiste regio en kijkt daarna wie daar de betreffende functie heeft.
- Resultaat
- Een afgebakende lijst waar de verkoper achter staat, in plaats van een bestand waar hij eerst een dag in moet snijden.
Marketing
- Situatie
- Van de deelnemers aan een webinar zijn alleen de naam en het bedrijf bekend, verder niets.
- Wat de agent doet
- De assistent vult de deelnemers een voor een aan en geeft eerlijk aan bij wie er niets gevonden is.
- Resultaat
- De opvolging gaat naar de mensen die echt te bereiken zijn, en de rest blijft zichtbaar als open punt.
Recruitment
- Situatie
- Voor een moeilijk te vullen functie zoekt de recruiter mensen met een bepaalde titel in een bepaalde regio.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt op functie en gebied en levert de treffers met het bedrijf waar ze werken.
- Resultaat
- Een eerste groslijst binnen het gesprek, zonder dat er in een aparte tool gefilterd hoeft te worden.
Sales management
- Situatie
- De manager wil weten welke mailcampagnes er lopen voordat er nieuwe namen in gezet worden.
- Wat de agent doet
- De assistent noemt de campagnes bij naam, zodat duidelijk is welke reeks bij welke doelgroep hoort.
- Resultaat
- Geen prospect die per ongeluk in de verkeerde mailreeks belandt.
Opzetten en afbakenen
-
1
De verbinding maken
Jullie geven vanuit het eigen Apollo-account een sleutel uit voor de koppeling. Die blijft van jullie en is daar ook weer in te trekken, waarna de assistent er niets meer mee kan.
-
2
Bepalen hoe ver hij mag gaan
Zoeken en aanvullen raken niemand en kunnen meteen aan. Iemand in een mailcampagne zetten is iets anders, want dat werkt naar buiten. Die handeling zet je apart aan of laat je uit.
-
3
Kiezen wie hem mag gebruiken
Jullie bepalen welke rollen of afdelingen met de prospectassistent werken. Meestal is dat een kleine groep: sales, marketing en soms recruitment.
-
4
Samen de doelgroep vastleggen
Bij het inrichten spreken we af welke functies, branches en regio's er standaard gelden. Elke actie komt daarna in het logboek, dus is terug te zien waar een lijst vandaan kwam.
Prospectdata en de AVG
Apollo bevat persoonsgegevens van mensen die geen klant van jullie zijn en daar nooit toestemming voor gaven. Dat vraagt om een strakkere omgang dan bij het eigen CRM.
Waar de data staat: Nederland
Toegang blijft van jullie
De toegang wordt in jullie eigen Apollo-account geregeld en kan daar op elk moment worden weggehaald. Er wordt geen inlognaam of wachtwoord van een medewerker bewaard.
Geen automatische doorstroom
De koppeling zet niets in jullie eigen CRM. Wat uit Apollo komt, blijft een zoekresultaat in het gesprek totdat iemand er zelf een besluit over neemt.
Een campagne verstuurt echt
Iemand in een mailreeks zetten betekent dat er post namens jullie uitgaat. Daarom staat die handeling los, noemt de assistent eerst de campagne, en is in het logboek terug te zien wie erom vroeg.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De namen en gegevens die uit Apollo komen, gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Wat mensen willen weten over Apollo.io
Kan ik Apollo.io koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen ingebouwde verbinding met Apollo.io. Met IntraGPT chat je op dezelfde manier, maar dan met een koppeling die op jullie eigen toegang draait en die de zoekopdracht altijd afbakent. Elke actie komt in het logboek, zodat achteraf duidelijk is waar een lijst vandaan komt.
Werkt IntraGPT met Apollo.io?
Ja. Apollo.io staat in het overzicht van koppelingen van IntraGPT en is bij klanten in gebruik. De assistent zoekt personen en bedrijven, vult contactgegevens aan en laat de lopende mailcampagnes zien. Iemand daadwerkelijk aan een campagne toevoegen is een aparte keuze.
Is Apollo een CRM?
Nee, en dat is het belangrijkste misverstand. Apollo is een prospectdatabase: wat je er vindt zijn externe bedrijven en personen, geen bestaande klanten met een geschiedenis. De assistent presenteert de treffers daarom als koude leads en niet als relaties. Leg ze naast het eigen CRM voordat iemand benaderd wordt.
Waarom krijg ik soms een onbruikbaar lange lijst?
Dan is er te breed gezocht. Apollo geeft graag veel terug, en zonder scherpe afbakening staat er een lijst die niemand doorneemt. De afspraak in de koppeling is dat er altijd op een functie plus een branche of een regio gezocht wordt. Vraag je toch breed, dan stelt de assistent eerst een nauwere afbakening voor.
Mag de assistent zelf mensen in een mailcampagne zetten?
Alleen als jullie dat aanzetten. Staat het uit, dan kan hij de campagnes wel laten zien maar er niemand aan toevoegen. Staat het aan, dan noemt hij eerst welke campagne hij wil gebruiken en om welke mensen het gaat, en pas daarna gebeurt er iets. Het is een keuze die jullie bewust maken.
Wat als Apollo van iemand geen gegevens heeft?
Dan zegt de assistent dat, in plaats van iets te verzinnen. Een prospectdatabase is nooit compleet, en zeker bij kleinere bedrijven of recent gewisselde functies ontbreekt er van alles. Die lege plekken blijven zichtbaar, zodat het team zelf kan besluiten of het de moeite waard is om er verder achteraan te gaan.
Wat kost een Apollo.io-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is hoeveel doelgroepen er vastgelegd moeten worden, of het toevoegen aan campagnes aan mag en welke rollen de prospectassistent mogen gebruiken. Het abonnement bij Apollo zelf regel je rechtstreeks met hen.
Hoe lang duurt het inrichten?
Zodra de toegang geregeld is, staat de koppeling er snel. Het echte werk zit in het afspreken van de doelgroep: welke functies, welke branches en welke regio's. Die afbakening maakt het verschil tussen een bruikbare lijst en ruis, en daar nemen we samen even de tijd voor.