HubSpot koppelen aan AI: contacten en deals opzoeken zonder tabbladen
HubSpot CRM is aan AI te koppelen. De assistent zoekt contacten op, laat zien welke deals er in de pipeline staan en in welke fase, en kan een contact, een deal of een notitie vastleggen. Vragen als wie de contactpersoon bij een klant is of wat er als laatste met die klant besproken is, beantwoordt hij in het gesprek, zonder dat iemand HubSpot hoeft te openen.
Welke HubSpot-objecten de assistent aanraakt
Een contact terugvinden
De assistent zoekt een contact op naam, e-mailadres, telefoonnummer of bedrijf en laat de gegevens zien die bij de vraag horen. Hij toont er meteen bij welke deals en welke laatste notities aan dat contact hangen.
Een nieuw contact vastleggen
Iemand die nog niet in HubSpot staat legt de assistent vast met de gegevens die je hem geeft. Hij kijkt eerst of de persoon al bekend is, want een dubbel contact betekent een gesplitste historie en twee collega's die langs elkaar heen bellen.
Zien wat er in de pipeline staat
Vraag naar de deals in een bepaalde fase, van een bepaalde eigenaar of rond een bepaalde klant, en de assistent haalt precies die op. Hij noemt de fase, het bedrag en de eigenaar, zodat een weekstart begint met een lijst in plaats van met filteren.
Een deal aanmaken
De assistent kan een nieuwe deal in de pipeline zetten, in de fase die jullie ervoor gebruiken. Dat is een echte deal die collega's meteen zien, dus hij doet het alleen als je erom vraagt en laat eerst zien wat hij wil vastleggen.
Een gesprek vastleggen
Een telefoontje, een mail of een overleg bewaart de assistent als notitie bij het juiste contact of de juiste deal. Zo staat er na afloop iets in de tijdlijn, ook als degene die belde geen tijd had om het zelf in te typen.
Waar salesteams tijd winnen
Sales
- Situatie
- Een accountmanager krijgt onderweg een telefoontje van een partij waarvan hij niet weet of er al een dossier is.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt op het nummer en het bedrijf en geeft de laatste notities bij dat contact terug.
- Resultaat
- Het gesprek begint bij wat er al is afgesproken in plaats van bij nul.
Salesmanagement
- Situatie
- Voor de weekstart wil de manager weten welke deals in de onderhandelingsfase staan en van wie ze zijn.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de deals in die fase op en zet ze op volgorde van verwachte sluitingsdatum.
- Resultaat
- Een lijst in de chat, met de mogelijkheid om per deal door te vragen.
Binnendienst
- Situatie
- Na een beursdag ligt er een stapel visitekaartjes en gespreksnotities die iemand moet verwerken.
- Wat de agent doet
- De assistent controleert per naam of het contact al bestaat en legt alleen de ontbrekende vast, met de notitie erbij.
- Resultaat
- De opvolging staat dezelfde week in het CRM, zonder dubbele records.
Klantenservice
- Situatie
- Een medewerker krijgt een vraag over een lopend traject en weet niet wie er vanuit sales bij betrokken is.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het contact, leest de bijbehorende deal en noemt de eigenaar en de huidige fase.
- Resultaat
- De vraag gaat in één keer naar de juiste collega.
Marketing
- Situatie
- Er komt een lijst aanmeldingen binnen uit een campagne en de vraag is welke daarvan al klant zijn.
- Wat de agent doet
- De assistent kijkt per aanmelding of de persoon al in HubSpot staat en of er een deal loopt.
- Resultaat
- De opvolging gaat naar de juiste mensen en bestaande klanten krijgen geen koude mail.
Van eerste verbinding naar dagelijks gebruik
-
1
Verbinding leggen
Jullie geven vanuit HubSpot een eigen sleutel uit voor IntraGPT. Die sleutel blijft van jullie en kan op elk moment worden ingetrokken; daarmee stopt de koppeling direct.
-
2
Bepalen wat de assistent ziet
Je kiest welk deel van het CRM meedoet: contacten, deals, notities. Wat je niet vrijgeeft bestaat voor de assistent eenvoudigweg niet.
-
3
Lezen of ook terugschrijven
Standaard kijkt de assistent alleen mee. Wil je dat hij ook een contact, een deal of een notitie kan vastleggen, dan zet je dat apart aan, en zelfs dan laat hij eerst zien wat hij wil wegschrijven.
-
4
Rollen kiezen en meekijken
Je bepaalt welke rollen of afdelingen de CRM-assistent mogen gebruiken. Elke actie komt in het logboek te staan, en het inrichten doen we samen met jullie beheerder.
Klantgegevens in een CRM dat het hele bedrijf gebruikt
In HubSpot staan namen, telefoonnummers en gespreksverslagen van mensen die daar zelf geen zicht op hebben. Daarom is de koppeling strak afgebakend.
Waar de data staat: Nederland
De toegang blijft van jullie
De sleutel waarmee de koppeling werkt geven jullie zelf uit en trekken jullie zelf weer in. IntraGPT bewaart geen HubSpot-wachtwoord en werkt nooit onder het persoonlijke account van een medewerker.
Niet elke rol krijgt het CRM
Je bepaalt welke rollen de CRM-assistent mogen gebruiken. Een assistent voor de werkvloer of voor documenten heeft geen enkele ingang naar HubSpot.
Alleen wat de vraag nodig heeft
De assistent haalt de gegevens op die bij de gestelde vraag horen en niet meer dan dat. Er is geen mogelijkheid om het hele contactbestand in één keer op te vragen of te exporteren.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Contactgegevens en gespreksnotities uit HubSpot gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Veelgestelde vragen over HubSpot en AI
Kan ik HubSpot koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met jullie HubSpot-omgeving, en klantgegevens in een publieke chatbot plakken is onverstandig. Met IntraGPT chat je op dezelfde manier, maar met een koppeling die aan jullie eigen omgeving vastzit. De assistent haalt alleen op wat bij de vraag hoort en elke actie is achteraf terug te zien.
Werkt IntraGPT met HubSpot?
Ja, HubSpot CRM is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is. De assistent kan contacten opzoeken en vastleggen, deals in de pipeline bekijken en aanmaken, en een gesprek als notitie bewaren. Wat daarvan aanstaat bepalen jullie zelf.
Maakt de assistent dubbele contacten aan?
Daar is de koppeling juist op ingericht. De assistent kijkt eerst of de persoon al in HubSpot staat voordat hij iets vastlegt. Vindt hij een treffer op e-mailadres, naam of bedrijf, dan gebruikt hij dat contact. Kan hij het niet met zekerheid vaststellen, dan legt hij de keuze bij jou neer in plaats van te gokken.
Kan de assistent zelf deals naar een andere fase verplaatsen?
Alleen als je terugschrijven hebt aangezet, en ook dan gebeurt het niet uit zichzelf. De assistent werkt met de fases die in jullie pipeline bestaan en laat eerst zien wat hij wil vastleggen. Zonder expliciet verzoek verandert er niets in het CRM, en achteraf is te zien wanneer en op wiens verzoek een deal is aangepast.
In welke valuta komen bedragen terug?
In de valuta van jullie HubSpot-omgeving. Werken jullie met meerdere valuta, houd daar dan rekening mee bij het optellen. De assistent rekent niet om en verzint geen wisselkoers, hij laat zien wat er bij de deal staat.
Ziet de assistent alles wat in HubSpot staat?
Nee. Je geeft vooraf aan welk deel van het CRM meedoet en welke gegevens de assistent mag zien. Alles daarbuiten blijft onzichtbaar voor hem, ook als iemand er expliciet naar vraagt. Dat is een bewuste keuze die jullie beheerder maakt en op elk moment kan bijstellen.
Wat kost een HubSpot-koppeling?
De koppeling hoort bij het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is hoeveel van het CRM meedoet, of de assistent ook mag terugschrijven en welke rollen hem krijgen. In een gesprek van dertig minuten maken we dat concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
Zodra de verbinding met HubSpot staat, is het aanzetten een kwestie van minuten. De doorlooptijd zit meestal in het intern afstemmen wie de koppeling mag opzetten en welke teams de assistent mogen gebruiken. Alleen meekijken gaat sneller dan ook mogen terugschrijven.