Freshsales koppelen aan AI: contacten, accounts en deals in één gesprek
Freshsales is aan AI te koppelen. De assistent zoekt contacten op naam, e-mailadres of telefoonnummer, laat zien welk account en welke deals daarbij horen, en kan een nieuw contact of een nieuwe deal vastleggen. Vragen over de pipeline beantwoordt hij met de fase en de verwachte sluitingsdatum erbij. Of hij ook mag vastleggen, bepalen jullie zelf.
Wat de assistent in Freshsales voor je doet
Een contact terugvinden
Je noemt een naam, een e-mailadres of een telefoonnummer en de assistent zoekt de bijbehorende persoon op. Je hoeft niet te weten hoe het record precies gespeld staat of in welke lijst het is beland.
Zien wat er aan die persoon hangt
Bij een gevonden contact laat de assistent zien welk account erbij hoort en welke deals eraan gekoppeld zijn. Daarmee heb je het volledige beeld van een relatie in één antwoord, in plaats van drie schermen naast elkaar.
Een nieuw contact vastleggen
Blijkt iemand echt nog niet in Freshsales te staan, dan legt de assistent het contact vast met de gegevens die je meegeeft. Hij controleert eerst of het record er niet al onder een andere schrijfwijze is, zodat er geen dubbelen ontstaan.
Een verkoopkans in de pipeline zetten
Een nieuwe deal komt in de pipeline te staan en is meteen zichtbaar voor de rest van het team. Omdat dat meetelt in de forecast, laat de assistent eerst zien wat hij wil vastleggen en wacht hij op akkoord.
Vragen over de pipeline beantwoorden
Deals in Freshsales hebben een fase en een verwachte sluitingsdatum. Daarmee beantwoordt de assistent vragen als wat er deze maand nog kan landen en welke kansen al te lang in dezelfde fase staan.
Zo pakt een salesteam het aan
Accountmanagement
- Situatie
- Vlak voor een telefoongesprek wil de accountmanager weten wat er speelt bij deze relatie en of er al een deal loopt.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het contact, noemt het bijbehorende account en de openstaande verkoopkans met de fase waarin die zit.
- Resultaat
- De voorbereiding zit in het gesprek zelf, niet in een kwartier klikken vooraf.
Sales support
- Situatie
- Na een beurs ligt er een stapel visitekaartjes en niemand weet welke van die relaties al in het CRM staan.
- Wat de agent doet
- De assistent controleert per naam en e-mailadres of het contact bestaat en legt er alleen een vast waar dat niet zo is.
- Resultaat
- De nieuwe namen staan erin zonder de dubbele records die iemand later weer moet opruimen.
Salesmanagement
- Situatie
- In de wekelijkse pipelinereview wil de manager weten welke deals deze maand geacht worden te sluiten.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de deals op een rij met hun fase en hun verwachte sluitingsdatum, op volgorde van datum.
- Resultaat
- Het overleg begint bij de inhoud in plaats van bij het samenstellen van een lijst.
Binnendienst
- Situatie
- Een bestaande klant vraagt per mail om een uitbreiding en daar moet een verkoopkans van gemaakt worden.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de contactpersoon op, stelt de gegevens van de deal voor en legt die pas vast als de medewerker akkoord geeft.
- Resultaat
- Wat besproken is staat dezelfde dag in de pipeline, zonder overtypwerk.
Klaarzetten voor het salesteam
-
1
De verbinding leggen
Jullie geven vanuit Freshsales een eigen sleutel uit voor de koppeling. Die sleutel blijft van jullie en kan op elk moment weer worden ingetrokken, waarmee de toegang direct stopt.
-
2
Bepalen wat de assistent mag
Standaard kijkt de assistent alleen mee. Willen jullie dat hij ook een contact of een deal kan vastleggen, dan zetten jullie dat apart aan. Wat uitstaat, kan hij niet gebruiken.
-
3
Kiezen wie hem gebruikt
Jullie bepalen welke rollen of afdelingen met de sales-assistent mogen werken. Collega's die niets met het CRM te maken hebben, krijgen hem simpelweg niet aangeboden.
-
4
Meekijken en bijstellen
Elke actie komt in het logboek te staan, dus is terug te zien wat er is opgevraagd of vastgelegd en door wie. Het inrichten doen we samen, zodat de afspraken over vastleggen meteen kloppen.
Klantgegevens in een CRM
In Freshsales staan namen, e-mailadressen, telefoonnummers en wat er met een relatie besproken is. Dat zijn persoonsgegevens, dus de koppeling is bewust krap afgesteld.
Waar de data staat: Nederland
Toegang blijft van jullie
De toegang wordt in jullie eigen Freshsales-omgeving uitgegeven en kan daar ook weer worden weggehaald. Er wordt geen wachtwoord van een medewerker bewaard.
Niet voor elke medewerker
Jullie bepalen wie met de CRM-assistent mag werken. Een assistent voor de werkvloer of voor de servicebalie krijgt de klantgegevens uit Freshsales gewoon niet te zien.
Alles is terug te zien
Van elke vraag en elke vastgelegde deal staat in het logboek wanneer die is gedaan en door wie. Blijkt er iets in het CRM te staan wat niemand verwacht, dan is de herkomst meteen duidelijk.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De klantgegevens uit Freshsales gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Veelgestelde vragen over Freshsales
Kan ik Freshsales koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen ingebouwde verbinding met Freshsales, en klantgegevens in een publieke chatbot plakken is geen goed idee. Met IntraGPT chat je op dezelfde manier, maar dan met een koppeling die alleen in jullie eigen omgeving kijkt en die jullie zelf kunnen intrekken. Alles wat de assistent doet, komt in het logboek.
Werkt IntraGPT met Freshsales?
Ja. Freshsales staat in het overzicht van koppelingen van IntraGPT en is bij klanten in gebruik. De assistent zoekt contacten, laat het bijbehorende account en de deals zien en kan een contact of een deal vastleggen als jullie dat toestaan.
Is dit hetzelfde als een Freshdesk-koppeling?
Nee, dat zijn twee verschillende producten van Freshworks. Freshsales gaat over contacten, accounts en deals, Freshdesk gaat over supporttickets. Gebruiken jullie allebei, dan zijn het twee koppelingen naast elkaar en bepalen jullie per koppeling wie hem mag gebruiken.
Waarom krijgt de assistent geen gegevens terug?
De koppeling hoort bij één Freshsales-omgeving. Is de toegang ingetrokken, verlopen of hoort die bij een andere omgeving dan waar het team in werkt, dan komt er niets terug. Een beheerder geeft dan opnieuw toegang uit en daarna werkt de assistent weer zoals hij hoort.
Kan de assistent alles in Freshsales?
Nee, en dat is bewust. Het zwaartepunt ligt bij contacten, accounts en deals: dat is waar de meeste vragen over gaan. Andere onderdelen komen alleen mee voor zover ze aan een gevonden contact hangen. Mis je iets dat jullie team dagelijks nodig heeft, laat het weten, dan kijken we wat er mogelijk is.
Moeten we het vastleggen van deals wel aanzetten?
Dat is een keuze die jullie zelf maken. Alleen meekijken is het rustigst en beantwoordt de meeste vragen al. Zetten jullie het vastleggen aan, dan geldt de afspraak dat de assistent eerst voorstelt en pas na akkoord iets in het CRM zet, zodat er geen verkoopkansen in de forecast opduiken die niemand herkent.
Wat kost een Freshsales-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is of de assistent alleen meekijkt of ook mag vastleggen, hoeveel andere bronnen erbij komen en welke rollen hem mogen gebruiken. In een gesprek van een half uur is dat concreet te maken.
Hoe lang duurt het inrichten?
Zodra de toegang geregeld is, is de koppeling snel actief. De doorlooptijd zit meestal in het intern afspreken wie die toegang uitgeeft en welke collega's met de sales-assistent mogen werken. Dat zijn afspraken van een overleg, geen project van weken.