Asana koppelen aan AI: weten wat er loopt zonder het project open te klikken
Asana is aan AI te koppelen. De assistent weet welke projecten er lopen, haalt de taken op van een project of van een collega, maakt een taak aan met een eigenaar en een datum erbij, en kan een taak afronden of verzetten. Alles wat hij aanmaakt of wijzigt is zichtbaar voor het team, dus dat doet hij alleen op verzoek.
Van project naar taak: wat de assistent doet
Weten welke projecten er lopen
De assistent kent de projecten binnen het afgesproken bereik. Noem je een project bij naam, dan weet hij welk project je bedoelt, ook als er varianten met vergelijkbare namen bestaan.
Taken van een project opvragen
Binnen een project haalt hij de taken op met hun eigenaar, hun deadline en of ze afgerond zijn. Dat kan ook per collega, bijvoorbeeld om te zien wat er bij iemand op de stapel ligt.
Gericht blijven
Hij vraagt niet alles van de hele werkruimte op, maar begrenst de vraag tot een project, een persoon of een periode. Dat houdt het antwoord bruikbaar en de doorlooptijd kort.
Een taak aanmaken met eigenaar en datum
Op verzoek zet hij een taak in het project dat je noemt, met een duidelijke titel, een omschrijving, de persoon die hem oppakt en een deadline. Zonder eigenaar en datum blijft werk liggen, dus daar vraagt hij naar.
Afronden of herplannen
Een taak die klaar is kan hij afvinken, en een taak die niet gehaald wordt kan hij verzetten of aan iemand anders toewijzen. Ook dat is een zichtbare wijziging en gebeurt na een expliciete opdracht.
Wanneer dit een middag scheelt
Industrie en productie
- Situatie
- Bij de wekelijkse planning moet duidelijk zijn welke werkorders deze week aflopen en bij wie ze liggen.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de taken van het lopende project op, groepeert ze per eigenaar en noemt wat over de datum is.
- Resultaat
- Het overleg begint met een kloppend beeld in plaats van met een ronde langs alle betrokkenen.
Overheid en gemeenten
- Situatie
- Een projectleider komt terug van verlof en wil weten wat er in twee weken is blijven liggen.
- Wat de agent doet
- De assistent zet per project op een rij wat er is afgerond, wat er over de datum is en wat er niemand toegewezen heeft.
- Resultaat
- Een gerichte inhaalslag in een halfuur in plaats van een dag lang door projecten klikken.
Marketing
- Situatie
- Na een klantgesprek zijn er vier acties afgesproken en ze staan nog in iemands aantekeningen.
- Wat de agent doet
- De assistent maakt per actie een taak aan in het klantproject, met de juiste collega en de datum die is afgesproken.
- Resultaat
- De afspraken staan in het systeem waar het team toch al kijkt, dezelfde dag nog.
Klantenservice
- Situatie
- Een vraag van een klant blijkt een taak voor een ander team, maar de servicemedewerker weet niet in welk project die hoort.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het juiste project, maakt de taak aan met een titel die los te begrijpen is en wijst hem toe.
- Resultaat
- Het verzoek komt op de goede plek terecht in plaats van in een mailtje dat blijft hangen.
Directie
- Situatie
- Voor een stuurgroep moet duidelijk zijn welke projecten op schema liggen en welke uitlopen.
- Wat de agent doet
- De assistent vat per project samen wat er af is, wat er nog openstaat en welke deadlines al zijn verstreken.
- Resultaat
- Een stand van zaken die uit Asana zelf komt, zonder dat iemand er een spreadsheet naast houdt.
Zo richten we de koppeling in
-
1
Toegang vanuit jullie Asana
De koppeling wordt aangezet met toegang uit jullie eigen Asana-omgeving. Die toegang blijft van jullie en is daar ook weer in te trekken.
-
2
Projecten en rollen kiezen
Jullie bepalen welke projecten meedoen, welke rollen de assistent mogen gebruiken en of hij alleen mag meekijken of ook taken mag aanmaken en afronden.
-
3
Wat hij wel en niet ziet
Hij ziet de projecten binnen dat bereik en de taken die erbij horen. Een project dat er niet bij hoort blijft buiten beeld, ook als iemand ernaar vraagt.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke raadpleging en elke wijziging staat in het logboek van IntraGPT. In Asana zelf blijft bij een taak zichtbaar wanneer hij is aangemaakt of aangepast.
Taken zijn zichtbaar voor het team
Een taak in Asana is geen privénotitie: collega's zien de titel, de eigenaar en de datum. Daarom is het bereik afgebakend en staat elke wijziging op naam.
Waar de data staat: Nederland
Toegang blijft van jullie
De koppeling werkt met toegang die jullie zelf uitgeven en weer kunnen intrekken. IntraGPT bewaart geen wachtwoorden van medewerkers.
Alleen de afgesproken projecten
Projecten buiten het bereik komen niet in een antwoord voor. Een vertrouwelijk traject houd je er dus buiten door het simpelweg niet mee te nemen.
Elke wijziging traceerbaar
Aangemaakte, afgevinkte en verzette taken staan in het logboek, met het moment en de opdracht die eraan voorafging. In Asana blijft dat ook bij de taak zelf zichtbaar.
Verwerking op een eigen server
De inhoud van projecten en taken wordt verwerkt op een eigen server in Nederland. Die gegevens gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden niet gebruikt voor training.
Vragen over Asana en IntraGPT
Kan ik Asana koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen beheerde verbinding met jullie Asana-omgeving. Met IntraGPT chat je op dezelfde manier, maar met een koppeling die alleen bij de afgesproken projecten komt, alleen op verzoek iets wijzigt en waarvan elke handeling wordt vastgelegd.
Werkt IntraGPT met Asana?
Ja. Asana is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is. De assistent overziet projecten, haalt taken op, maakt taken aan met een eigenaar en een datum, en kan taken afronden of herplannen. Welke projecten meedoen, spreken we bij het inrichten af.
Waarom vraagt de assistent eerst om welk project het gaat?
Omdat een vraag over alle taken in de hele werkruimte een berg oplevert waar niemand iets mee kan. Werkt hij van project naar taak, dan is het antwoord kort en klopt het. Weet je het project niet precies, dan helpt hij je zoeken op naam.
Kan de assistent zelf taken aanmaken of afvinken?
Alleen als jullie dat aanzetten, en alleen op een expliciet verzoek. Hij laat eerst zien welke taak hij wil aanmaken of wijzigen, in welk project en voor wie. Willen jullie dat niet, dan kijkt hij mee zonder ooit iets in Asana te veranderen.
Waarom dringt hij aan op een eigenaar en een deadline?
Een taak zonder toegewezen persoon en zonder datum blijft in de praktijk liggen. De assistent vraagt er daarom naar voordat hij iets vastlegt. Weet je het nog niet, dan kun je hem gewoon zonder datum laten aanmaken; hij zegt er dan bij dat die nog ontbreekt.
Werkt het ook als we meerdere werkruimtes gebruiken?
Ja. Per werkruimte spreek je af welke projecten meedoen en wie de assistent mag gebruiken. Zo blijven de projecten van verschillende onderdelen uit elkaar en duikt er geen taak van het ene team op in het overzicht van het andere.
Wat kost een Asana-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal projecten en werkruimtes, of de assistent ook taken mag aanmaken en afronden en welke rollen hem mogen gebruiken. Dat maken we in het eerste gesprek concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
De koppeling zelf staat snel. De doorlooptijd zit in de keuzes eromheen: welke projecten meedoen, wie de assistent mag gebruiken en of er geschreven mag worden. Zijn die gemaakt, dan kan een team er dezelfde dag mee werken.