ClickUp koppelen aan AI: van space tot taak zonder door te klikken
ClickUp is aan AI te koppelen. De assistent vindt zijn weg door jullie indeling van spaces, folders en lijsten en vertelt welke taken daar openstaan, bij wie ze liggen en wanneer ze aflopen. Aanmaken en bijwerken van een taak kan ook, als je die mogelijkheid aanzet.
Van space tot taak: waar de assistent bij kan
De spaces in beeld
De assistent kent de spaces van jullie werkruimte en weet daardoor waar hij moet zoeken. Dat is het startpunt: zonder te weten hoe jullie de boel hebben ingedeeld is elke vraag een gok.
De weg naar de juiste lijst
Vanaf de space werkt hij omlaag via folders naar lijsten. Elke taak hoort in een lijst, dus die lijst is het aanknopingspunt voor alles wat daarna komt: opzoeken, aanmaken en bijwerken.
Taken opzoeken op status of persoon
Binnen een lijst haalt de assistent de taken op die bij de vraag horen, bijvoorbeeld alles wat bij één collega ligt of alles wat nog niet is afgerond. Zo krijg je een werkbaar rijtje in plaats van de hele lijst.
Kijken naar deadlines
Vraag je wat er deze week afloopt, dan begrenst de assistent zijn antwoord tot die periode. Dat scheelt het doorspitten van taken die pas over maanden spelen.
Een taak aanmaken
De assistent kan een taak in de aangewezen lijst zetten, met naam, omschrijving, toegewezen collega, status, prioriteit, deadline en labels. Die taak verschijnt in de lijst van anderen, dus dat gebeurt op expliciet verzoek.
Een taak bijwerken
Een bestaande taak kan een andere status, prioriteit of deadline krijgen. De assistent noemt eerst welke taak hij bedoelt en wat hij wil aanpassen, voordat hij het doet.
Wat dit oplevert in het dagelijkse werk
Implementatie
- Situatie
- Een klant vraagt hoe ver zijn onboarding staat en er is een eigen lijst per klant.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de lijst van die klant en zet de taken op volgorde van status.
- Resultaat
- Een antwoord dat klopt met wat er in ClickUp staat, zonder dat iemand de lijst hoeft te openen.
Klantenservice
- Situatie
- Een melding van vorige week is doorgezet naar een team dat in een andere space werkt.
- Wat de agent doet
- De assistent vindt de juiste lijst in die space en leest de status en de toegewezen collega voor.
- Resultaat
- De servicemedewerker kan de klant bijpraten zonder het andere team te storen.
Onderwijs
- Situatie
- Een programmateam wil weten welke taken deze maand aflopen en bij wie ze liggen.
- Wat de agent doet
- De assistent begrenst zijn antwoord tot die maand en noemt per taak de verantwoordelijke.
- Resultaat
- Een overzicht dat in het overleg voorgelezen kan worden in plaats van vooraf gemaakt.
Operations
- Situatie
- Tijdens een gesprek komt een vervolgactie naar boven die anders in een notitieblok blijft staan.
- Wat de agent doet
- De assistent stelt een taak voor met naam, deadline en toegewezen collega en maakt hem aan na akkoord.
- Resultaat
- De actie staat in de juiste lijst en niet in iemands hoofd.
Marketing
- Situatie
- Na een oplevering moeten vijf taken van in review naar de afrondende status.
- Wat de agent doet
- De assistent gebruikt de statusnamen van die space en werkt de taken één voor één bij.
- Resultaat
- De lijst klopt weer, in de woorden die dit team zelf heeft ingesteld.
Instellen en begrenzen
-
1
Koppeling aanzetten
Je kiest ClickUp in IntraGPT en geeft de koppeling toegang tot jullie werkruimte. Die toegang komt van jullie en kan er net zo makkelijk weer af.
-
2
Bereik bepalen
Je legt vast welke spaces en lijsten meedoen. Wat daarbuiten valt, bestaat voor de assistent niet, ook niet als iemand er expliciet naar vraagt.
-
3
Wat de assistent te zien krijgt
Per vraag komt er één afgebakende selectie taken terug. Bijlagen, commentaren en de tijdregistratie blijven buiten het antwoord.
-
4
Meekijken of ook meewerken
Aanmaken en bijwerken zet je apart aan. Staat het uit, dan beantwoordt de assistent alleen vragen. Staat het aan, dan komt elke wijziging in het logboek.
Taken zeggen iets over mensen
In een takenlijst staat wie waarmee bezig is, wat er blijft liggen en welke klanten problemen geven. Die informatie hoort niet zomaar bij iedereen terecht te komen.
Waar de data staat: Nederland
Toegang onder eigen beheer
De toegang tot ClickUp geven jullie en trekken jullie ook weer in. Gebeurt dat, dan kan de assistent per direct niets meer opvragen.
Toewijzingen blijven zichtbaar werk
Wijst de assistent een taak toe, dan krijgt die collega daar in ClickUp gewoon bericht van. Daarom bevestigt hij eerst aan wie hij de taak wil geven.
Alles herleidbaar
In het logboek staat per actie welke lijst of taak is geraakt en wat eruit kwam. Achteraf is dus vast te stellen wie om een wijziging vroeg en wanneer.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De inhoud van jullie taken gaat niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en wordt nergens voor training gebruikt.
Vragen over de ClickUp-koppeling
Kan ik ClickUp koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met ClickUp en kan jullie indeling van spaces en lijsten dus niet doorlopen. Wat je erin plakt is een momentopname en verlaat bovendien jullie omgeving. IntraGPT kijkt live in ClickUp mee met de toegang die jullie zelf geven, en legt elke actie vast.
Werkt IntraGPT met ClickUp?
Ja. ClickUp staat in de catalogus met koppelingen van IntraGPT en is bij klanten in gebruik. De assistent kan spaces en lijsten doorlopen, taken opzoeken en, als je dat toestaat, een taak aanmaken of bijwerken.
Onze statussen heten in elke space anders, werkt dat?
Ja, en daar houden we bij het inrichten rekening mee. Het ene team werkt met to do, doing en done, het andere met opgepakt, in review en opgeleverd. De assistent gaat niet uit van een standaardlijstje maar gebruikt de statussen die in die space zijn ingesteld. Zo levert de vraag wat is er af ook echt op wat dat team als afgerond beschouwt, en niet een leeg antwoord.
Kan de assistent een taak verwijderen?
Nee. Hij kan taken opzoeken, aanmaken en bijwerken. Verwijderen zit er bewust niet in, net zo min als het veranderen van de indeling van spaces, folders en lijsten. Dat blijft werk voor iemand met de juiste rechten in ClickUp zelf, want een verwijderde taak is lastiger terug te halen dan een verkeerd gezette status.
Wat met spaces waar een team niet bij mag?
Die houd je buiten de koppeling. Je bepaalt welke spaces en lijsten meedoen, en alles daarbuiten is voor de assistent niet zichtbaar. Dat is bijvoorbeeld handig bij een space met personeelszaken of met gevoelige klantdossiers: die kan een assistent voor de werkvloer dan niet per ongeluk aanhalen in een antwoord.
Wie krijgt bericht als de assistent een taak toewijst?
Dezelfde mensen die bericht krijgen als een collega dat doet. Een nieuwe taak of een gewijzigde toewijzing komt in de lijst en in de meldingen van die persoon terecht. Daarom laat de assistent eerst zien wie hij wil aanwijzen en met welke deadline, en maakt hij de taak pas daarna aan.
Wat kost een ClickUp-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is hoeveel spaces en lijsten er meedoen, hoe verschillend de statussen per space zijn ingericht en of de assistent ook taken mag aanmaken en bijwerken.
Hoe lang duurt het inrichten?
Aanzetten en de eerste spaces doornemen gaat in een uur. Daarna kost het wat meer tijd om vast te leggen welke lijsten standaard gebruikt worden en welke statusnamen daar gelden, omdat dat per team verschilt. In de praktijk staat een eerste werkende opzet binnen een week.