Trello koppelen aan AI: kaarten die op het juiste bord terechtkomen
Trello is aan AI te koppelen. De assistent weet welke borden er zijn, leest wat er op een bord staat, maakt een kaart aan in de lijst die jullie aanwijzen, werkt naam, omschrijving of deadline bij en zet een reactie onder een kaart. Aanmaken en wijzigen raakt een bord waar collega's op werken, dus dat gebeurt op verzoek en nooit uit eigen beweging.
Board, lijst en kaart in handen van de assistent
Weten welke borden er zijn
De assistent kent de borden die binnen het afgesproken bereik vallen. Noem je een bord bij naam, dan weet hij welk bord je bedoelt en hoeft niemand een link op te zoeken.
Zien wat er op een bord staat
Hij leest de kaarten van een bord met hun lijst, hun deadline en of ze al afgerond zijn. Daarmee beantwoordt hij vragen als wat staat er deze week nog open op het bord van de verbouwing.
Een kaart aanmaken in de juiste lijst
Een kaart hoort altijd in een lijst thuis, dus wijs je aan waar hij komt. De assistent zet er de naam, de omschrijving en desgewenst een datum en de betrokken collega's bij.
Een kaart bijwerken
Naam, omschrijving en deadline zijn aan te passen, een kaart kan naar een andere lijst verhuizen en afgerond werk kan gearchiveerd worden. Dat laatste is in Trello terug te draaien.
Een reactie onder een kaart
Een besluit, een terugkoppeling of de uitkomst van een gesprek komt als reactie bij de kaart te staan. Daarmee blijft de discussie bij het werk in plaats van in een los kanaal of iemands mailbox.
Situaties waarin het bord bijblijft
Marketing
- Situatie
- Na een contentoverleg zijn er zeven ideeën besproken, maar aan het eind van de dag staat er niets op het bord.
- Wat de agent doet
- De assistent maakt per idee een kaart in de lijst met ideeën, met de afgesproken omschrijving en de eigenaar erbij.
- Resultaat
- Het overleg landt op het bord terwijl het nog vers is, in plaats van in een notitieblok dat niemand terugleest.
E-commerce
- Situatie
- Bij een productlancering wil de coördinator weten wat er nog open staat en wat over de deadline is.
- Wat de agent doet
- De assistent leest het lanceringsbord en zet de kaarten die over hun datum zijn bovenaan, met de eigenaar erbij.
- Resultaat
- Een eerlijk beeld van de planning zonder dat iemand het bord kaart voor kaart doorloopt.
Onderwijs en onderzoek
- Situatie
- Een onderzoeksgroep houdt de stappen van een subsidieaanvraag op een bord bij en de indieningsdatum verschuift.
- Wat de agent doet
- De assistent werkt de datum van de betrokken kaarten bij en zet onder elke kaart kort waarom het schuift.
- Resultaat
- Iedereen die de kaart volgt ziet de nieuwe datum met de reden erbij, zonder losse mail aan de groep.
Klantenservice
- Situatie
- Een terugkerende klacht hoort als verbeterpunt bij het productteam terecht te komen, maar de servicemedewerker kent dat bord niet.
- Wat de agent doet
- De assistent maakt de kaart aan in de lijst met verbeterpunten en vat de klacht zo samen dat het team hem los begrijpt.
- Resultaat
- Signalen uit de service komen structureel op het bord in plaats van te blijven hangen in een ticket.
Directie
- Situatie
- Voor het wekelijkse overleg wil iemand weten hoe het ervoor staat, maar de borden van drie teams doorlopen kost een halfuur.
- Wat de agent doet
- De assistent vat per bord samen wat er is afgerond, wat er loopt en wat er stil is blijven liggen.
- Resultaat
- Een korte stand van zaken die op het bord zelf is gebaseerd, klaar voor het overleg.
Zo staat de verbinding
-
1
Aanzetten vanuit IntraGPT
De koppeling wordt met de gegevens uit jullie eigen Trello-account aangezet. Wat jullie zelf uitgeven, kunnen jullie ook zelf weer intrekken.
-
2
Bereik en rollen
Jullie bepalen welke borden meedoen en welke rollen de assistent mogen gebruiken. Ook kiezen jullie of hij alleen meekijkt of ook kaarten mag aanmaken en bijwerken.
-
3
Wat hij wel en niet ziet
Hij ziet de borden binnen dat bereik en de kaarten die erop staan. Een bord van een ander team blijft buiten beeld, ook als iemand de naam ervan noemt.
-
4
Sporen van elke wijziging
Elke handeling staat in het logboek van IntraGPT, en in Trello zelf komt hij in de activiteit van de kaart. Een aangemaakte kaart of een verzette deadline is dus aan twee kanten terug te vinden.
Een bord dat het hele team ziet
Alles wat de assistent op een kaart zet, staat er voor iedereen met toegang tot dat bord. Daarom is het bereik afgebakend en is elke schrijfactie een bewuste stap.
Waar de data staat: Nederland
Toegang blijft van jullie
De koppeling werkt met toegang die jullie zelf uitgeven en met één handeling weer kunnen intrekken. IntraGPT bewaart geen wachtwoord van Trello.
Niet verder dan het afgesproken bereik
Borden die er niet bij horen blijven onzichtbaar voor de assistent. Er is geen manier om via een vraag alsnog bij een ander bord te komen.
Schrijven op verzoek
Een kaart aanmaken, een deadline verzetten of een reactie plaatsen gebeurt na een expliciete opdracht, en de assistent laat eerst zien wat hij op de kaart wil zetten.
Verwerking op een eigen server
De inhoud van kaarten en reacties wordt verwerkt op een eigen server in Nederland. Die tekst gaat niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en wordt niet gebruikt om modellen te trainen.
Veelgestelde vragen over Trello en AI
Kan ik Trello koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen beheerde verbinding met jullie Trello-omgeving. Met IntraGPT chat je op dezelfde manier, maar met een koppeling die alleen bij de afgesproken borden komt, alleen op verzoek iets wegschrijft en waarvan elke handeling wordt vastgelegd.
Werkt IntraGPT met Trello?
Ja. Trello is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is. De assistent leest borden en kaarten, maakt kaarten aan in de lijst die jullie aanwijzen, werkt ze bij en plaatst reacties. Welke borden meedoen, spreken we bij het inrichten af.
Ziet de assistent al onze borden?
Nee. Hij komt bij de borden die binnen het afgesproken bereik vallen, en verder niet. Werkt een team met een bord dat privé moet blijven, dan valt dat er simpelweg buiten en komt het ook niet in een antwoord terug.
Kan de assistent zelf kaarten aanmaken of wijzigen?
Alleen als jullie dat aanzetten, en alleen op een expliciet verzoek. Hij laat eerst zien welke kaart hij wil maken of wijzigen en in welke lijst die komt. Willen jullie dat niet, dan kijkt hij mee zonder ooit iets op een bord te zetten.
Kan er een kaart verdwijnen?
Nee, verwijderen zit er niet in. Wat wel kan, is een kaart archiveren als het werk klaar is, en dat is in Trello met een paar klikken terug te halen. Er gaat dus niets definitief verloren.
Werkt het ook als we meerdere teams en borden hebben?
Ja. Je kunt per team afspreken welke borden meedoen en welke medewerkers de assistent mogen gebruiken. Dat is ook de manier om te voorkomen dat een kaart van het ene team in het overzicht van het andere opduikt.
Wat kost een Trello-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal borden, of de assistent ook mag aanmaken en bijwerken en welke rollen hem mogen gebruiken. Dat maken we in het eerste gesprek concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het aanzetten zelf is snel gebeurd. De tijd gaat vooral zitten in het afspreken welke borden binnen bereik vallen, wie de assistent mag gebruiken en of er geschreven mag worden. Daarna kan het team er dezelfde dag mee werken.