BambooHR koppelen aan AI: wie is er vrij, zonder het HR-systeem te openen
BambooHR is aan AI te koppelen, en de koppeling leest alleen. De assistent kan in één vraag zeggen wie er de komende periode afwezig is, wie er in dienst zijn, wat er van een enkele medewerker bekend is en welke verlofaanvragen er over een periode liggen. Wijzigen kan hij niet: verlof aanvragen, goedkeuren of een gegeven bijwerken blijft in BambooHR zelf gebeuren.
Wat de assistent uit BambooHR opvraagt
Wie er de komende periode weg is
Noem een periode en de assistent zegt wie er in die dagen afwezig is. Dat is meteen het antwoord op de vraag wie er vandaag vrij is, zonder dat er eerst een stapel aanvragen langsgelopen hoeft te worden.
Wie er in dienst zijn
De assistent raadpleegt de medewerkerslijst zoals BambooHR die toont, met gegevens als naam, functie en afdeling. Handig om te bepalen wie bij welk team hoort of wie de juiste persoon is voor een vraag.
Wat er van één medewerker bekend is
Voor een enkele medewerker haalt de assistent alleen het gegeven op waar de vraag over gaat. Gaat het over een startdatum, dan komt de startdatum terug en niet het hele personeelsdossier.
Verlofaanvragen over een periode
De assistent zet de aanvragen uit een periode op een rij, met het soort verlof en de status. Zo zie je in één keer wat er is aangevraagd, wat is goedgekeurd en wat nog op een beslissing wacht.
Alleen opvragen, niets wijzigen
De koppeling leest. Er is geen mogelijkheid om een aanvraag in te dienen, een status te wijzigen of een veld bij te werken, dus in BambooHR verandert er door de assistent nooit iets.
Jullie eigen omgeving
De koppeling werkt met jullie eigen BambooHR en niet met een kopie ervan. Wat daar vanmorgen is gewijzigd, zit dus ook in het antwoord van vanmiddag.
Vragen die niet meer bij HR hoeven te landen
Teamleiding
- Situatie
- Een teamlead wil de bezetting voor volgende week rondkrijgen en moet weten wie er die dagen weg is.
- Wat de agent doet
- De assistent geeft de afwezigheid voor die week terug en zet per dag op een rij wie er niet is.
- Resultaat
- De planning begint met een compleet beeld, zonder dat er eerst bij HR om een overzicht gevraagd hoeft te worden.
Kantoormanagement
- Situatie
- Een klant belt voor iemand die niet opneemt, en de receptie wil weten of die persoon vandaag überhaupt werkt.
- Wat de agent doet
- De assistent kijkt naar de afwezigheid van vandaag en noemt tot wanneer de collega weg is.
- Resultaat
- De beller krijgt meteen een reëel antwoord en wordt niet doorverbonden naar een leeg bureau.
HR-operatie
- Situatie
- Voor de maandelijkse ronde wil HR zien welke verlofaanvragen nog op een beslissing wachten.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de aanvragen van die maand op en licht eruit wat nog niet is afgehandeld.
- Resultaat
- Een korte lijst om in BambooHR af te werken, in plaats van een handmatige rondgang door alle aanvragen.
Onboarding
- Situatie
- Een nieuwe collega begint volgende maand en de begeleider wil weten wie er in dat team zitten en wat hun functie is.
- Wat de agent doet
- De assistent raadpleegt de medewerkerslijst en selecteert de mensen van de betreffende afdeling.
- Resultaat
- Een kant-en-klaar kennismakingslijstje, samengesteld uit de bron die HR toch al bijhoudt.
Van aansluiten tot eerste vraag
-
1
Aansluiten op jullie BambooHR
De koppeling wordt in IntraGPT aangezet en verbonden met jullie eigen BambooHR, met een sleutel die jullie daar zelf uitgeven. In BambooHR hoeft verder niets aangepast te worden.
-
2
Rechten en rollen
De koppeling ziet niet meer dan de medewerker onder wie ze is aangemaakt mag zien. Daarnaast bepalen jullie in IntraGPT welke rollen de HR-assistent mogen gebruiken, zodat niet iedereen dezelfde vragen kan stellen.
-
3
Wat de assistent wel en niet kan
Opvragen kan hij, wijzigen niet. Welke van de vier soorten vragen meedoen, kiezen jullie zelf. Wil je alleen de afwezigheidsvraag beantwoorden, dan blijven de medewerkersgegevens buiten de koppeling.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke vraag komt met het resultaat in het logboek. Bij een vraag over één persoon is dus terug te zien wie die vraag stelde en waar het over ging, wat bij personeelsgegevens geen overbodige luxe is.
Personeelsgegevens: alleen wat de vraag nodig heeft
In BambooHR staan naast functie en afdeling ook gevoeliger zaken, zoals contract- en salarisgegevens. Een AI-koppeling op zo'n systeem moet dus niet vooral veel kunnen, maar vooral weinig teruggeven.
Waar de data staat: Nederland
Niet meer dan de vraag vereist
De assistent haalt het gegeven op waar de vraag over gaat en niet het volledige dossier. Een vraag over een jubileumdatum levert die datum, geen overzicht van iemands arbeidsvoorwaarden.
Wie de HR-assistent mag gebruiken
Jullie bepalen welke rollen toegang hebben. Een assistent voor de hele organisatie kan zo alleen zeggen wie er afwezig is, terwijl een assistent voor HR verder mag kijken.
Elke vraag is terug te vinden
Wat er is opgevraagd en door wie staat in het logboek. Daarmee is een vraag over een collega achteraf te verantwoorden, en dat is precies wat een functionaris gegevensbescherming wil kunnen zien.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Gegevens van medewerkers gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens gebruikt om een model te trainen.
Vragen over de BambooHR-koppeling
Kan ik BambooHR koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met BambooHR, en personeelsgegevens horen niet in een publieke chatbot thuis. Met IntraGPT stel je dezelfde vragen, maar met een koppeling die alleen leest, niet meer teruggeeft dan de vraag nodig heeft en vastlegt wie wat heeft gevraagd.
Werkt IntraGPT met BambooHR?
Ja. BambooHR is een van de koppelingen die IntraGPT standaard ondersteunt: wie er afwezig is, wie er in dienst zijn, wat er van een medewerker bekend is en welke verlofaanvragen er in een periode liggen. Alles alleen-lezen.
Kan de assistent verlof aanvragen of goedkeuren in BambooHR?
Nee. Deze koppeling is alleen-lezen: alle vragen halen gegevens op en er is niets wat iets wegschrijft. Aanvragen indienen, goedkeuren of een gegeven wijzigen blijft dus in BambooHR zelf gebeuren. De assistent kan wel laten zien wat er is aangevraagd en wat de stand van zaken is, zodat degene die moet beslissen niet hoeft te zoeken.
Ziet de assistent ook salaris- en contractgegevens?
Alleen als de gebruikte toegang die gegevens sowieso mag zien en er expliciet naar gevraagd wordt. In de praktijk richten we de koppeling zo in dat hij precies genoeg ziet voor de vragen die jullie willen beantwoorden. Moeten salarisgegevens helemaal buiten bereik blijven, dan sluiten we die bij het inrichten uit.
Kan een medewerker zo gegevens van collega's opvragen?
Dat bepaal je zelf met de rollen. Een assistent voor de hele organisatie kan bijvoorbeeld wel zeggen wie er deze week vrij is, want dat is bedrijfsinformatie, maar niet wie welk contract heeft. Een HR-assistent mag meer en staat alleen open voor de mensen die er beroepshalve bij mogen. De assistent deelt bovendien nooit ongevraagd gegevens van een derde.
Blijft het werken als de beheerder uit dienst gaat?
Daar is het goed vooraf over na te denken. De toegang die de koppeling gebruikt hoort bij een account in BambooHR, dus als dat account wordt opgeheven, stopt de koppeling. Zet hem daarom op een account dat bij de functie hoort en niet bij één persoon, dan blijft de assistent werken bij een personeelswisseling.
Wat kost een BambooHR-koppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is welke vragen jullie beantwoord willen hebben, hoe ver de toegang mag reiken en welke rollen in IntraGPT de HR-assistent mogen gebruiken.
Hoe lang duurt het inrichten?
De verbinding is snel gelegd en dezelfde dag te testen. De doorlooptijd zit in de keuzes eromheen: onder welke toegang de koppeling komt en wie de assistent mag gebruiken. Begin met de vraag wie er afwezig is; die lost in de praktijk meteen het grootste deel van het vragenverkeer op.