Personio koppelen aan AI: personeel, afwezigheid en vacatures in één gesprek
Personio is aan AI te koppelen als leeskoppeling. De assistent raadpleegt het medewerkersbestand, geeft de afwezigheid over een periode die je noemt en haalt de openstaande vacatures uit Personio Recruiting op. Registreren, indienen of goedkeuren zit er niet in: de koppeling kijkt mee in Personio, maar verandert er niets.
Welke gegevens de assistent uit Personio haalt
Het medewerkersbestand raadplegen
De assistent kijkt wie er werkt, in welke functie en sinds wanneer, zoals het in Personio staat geregistreerd. Vragen over de omvang van een afdeling of over een dienstverband zijn zo te beantwoorden zonder dat iemand inlogt.
Afwezigheid over een concrete periode
Noem een begin en een einde en de assistent geeft de geregistreerde afwezigheid in die periode terug. Zonder periode is de vraag te breed, dus vraagt hij daar eerst naar in plaats van zelf iets aan te nemen.
Verlof en ziekte uit elkaar houden
In Personio zijn verlof en ziekmelding verschillende soorten afwezigheid. De assistent houdt dat onderscheid vast, zodat een vraag over vakantie geen verzuimcijfers oplevert en andersom.
Openstaande vacatures uit Recruiting
De assistent haalt op welke vacatures er openstaan in Personio Recruiting. Handig voor een leidinggevende die wil weten welke rollen er lopen, of voor iemand die intern iemand wil tippen.
Raadplegen, niet muteren
De koppeling leest. Verlof registreren, een ziekmelding doorgeven, een vacature plaatsen of een gegeven aanpassen kan er niet mee; daarvoor blijft Personio zelf de plek.
Situaties waarin dit scheelt
Leidinggevenden
- Situatie
- Een manager plant een projectstart en wil weten wie er in de startweek beschikbaar is.
- Wat de agent doet
- De assistent geeft de geregistreerde afwezigheid voor die week terug voor het betreffende team.
- Resultaat
- De startdatum wordt gekozen met de vakanties erbij, in plaats van dat die er achteraf doorheen fietsen.
Retail
- Situatie
- Een filiaalmanager wil weten hoeveel mensen er formeel aan zijn vestiging verbonden zijn voordat hij een roosterwijziging voorstelt.
- Wat de agent doet
- De assistent raadpleegt het medewerkersbestand en telt de mensen van die vestiging.
- Resultaat
- Het voorstel gaat de deur uit met een kloppend aantal, zonder dat HR een uitdraai hoeft te maken.
Recruitment
- Situatie
- Een medewerker wil een oud-collega tippen maar weet niet welke functies er op dit moment openstaan.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de openstaande vacatures uit Personio Recruiting op en noemt de rollen met hun afdeling.
- Resultaat
- De tip komt bij de juiste vacature binnen, en de recruiter wordt niet gestoord voor een lijstje.
Directie
- Situatie
- Het managementteam wil bij de kwartaalbespreking weten hoe de bezetting zich per afdeling verhoudt tot het aantal openstaande rollen.
- Wat de agent doet
- De assistent zet het medewerkersbestand per afdeling naast de openstaande vacatures.
- Resultaat
- Een beeld in de vergadering zelf, waar anders eerst een verzoek bij HR voor uit moest.
Zo is de verbinding opgezet
-
1
Aansluiten op jullie Personio
De koppeling wordt in IntraGPT aangezet en verbonden met jullie eigen Personio-omgeving, met toegangsgegevens die jullie daar zelf uitgeven en ook weer kunnen intrekken.
-
2
Wie de assistent mag bevragen
In IntraGPT kies je welke rollen de Personio-vragen mogen stellen. Een assistent voor alle medewerkers hoeft bijvoorbeeld alleen over bezetting en vacatures te gaan, terwijl HR verder mag kijken.
-
3
Wat binnen bereik ligt en wat niet
Je bepaalt welk van de drie onderwerpen meedoet: personeel, afwezigheid en vacatures. Schrijven zit er sowieso niet in, dus wat de assistent ook gevraagd wordt, in Personio verandert er niets.
-
4
Meekijken in het logboek
Elke vraag wordt vastgelegd met de vrager en het resultaat. Bij personeelsgegevens is dat geen formaliteit: het maakt achteraf aantoonbaar dat er niet meer is opgevraagd dan nodig was.
Wat er met persoonsgegevens gebeurt
Personio bevat gegevens die onder de AVG vallen, tot en met contract- en salarisvelden. De koppeling is daarom smal gehouden: raadplegen wat nodig is, en niets meer.
Waar de data staat: Nederland
Antwoord op de vraag, niet het hele dossier
De assistent geeft terug wat er gevraagd is. Een vraag over de startdatum van iemand levert die datum, geen overzicht van salaris, contractvorm of beoordelingen.
Twee soorten assistent, twee soorten toegang
Een assistent voor de werkvloer en een assistent voor HR zijn niet hetzelfde. Jullie bepalen per rol wat er gevraagd mag worden, zodat gevoelige vragen alleen openstaan voor wie ze beroepshalve stelt.
Navolgbaar wie wat vroeg
Elke opvraag staat in het logboek. Dat is prettig bij een interne controle en het geeft de functionaris gegevensbescherming iets concreters dan een belofte.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Personeelsgegevens verlaten die omgeving niet en worden nergens gebruikt om een model te trainen.
Veelgestelde vragen over Personio en AI
Kan ik Personio koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met Personio, en personeelsgegevens plak je niet in een publieke chatbot. IntraGPT geeft dezelfde manier van vragen stellen, maar met een koppeling die alleen leest, per rol is afgebakend en vastlegt wie wat heeft opgevraagd.
Werkt IntraGPT met Personio?
Ja. Personio is een van de koppelingen die IntraGPT standaard ondersteunt: het medewerkersbestand raadplegen, de afwezigheid over een periode opvragen en de openstaande vacatures uit Personio Recruiting ophalen. Alle drie alleen-lezen.
Kan de assistent verlof registreren of een ziekmelding doorgeven?
Nee. De koppeling is alleen-lezen en kan in Personio niets vastleggen of wijzigen. Verlof aanvragen, ziek melden en goedkeuren blijft dus in Personio zelf, waar het hoort. Wat de assistent wel doet is de geregistreerde afwezigheid tonen, zodat een leidinggevende ziet wat er al staat voordat hij iets plant.
Krijgen we ziekmeldingen te zien als we naar verlof vragen?
Nee, en dat is een bewuste keuze. In Personio zijn verlof en ziekte verschillende soorten afwezigheid. De assistent houdt dat onderscheid vast en beantwoordt de vraag die gesteld is. Wil je verzuimcijfers, dan vraag je daar expliciet naar, en dan geldt bovendien of jouw rol daar toegang toe heeft.
Kan de assistent iets met onze vacatures doen?
Alleen ophalen welke er openstaan. Een vacature plaatsen, wijzigen of sluiten kan de koppeling niet, en met sollicitanten of hun gegevens doet hij niets. In de praktijk gebruiken organisaties dit om intern zichtbaar te maken welke rollen er lopen, bijvoorbeeld voor een aanbrengregeling.
Ziet straks iedereen alle personeelsgegevens?
Nee, dat bepaal je met de rollen. De meeste organisaties zetten een brede assistent open voor vragen over bezetting en vacatures, en houden alles wat over een individu gaat bij een HR-assistent met een beperkte groep gebruikers. De assistent geeft bovendien nooit ongevraagd gegevens van een collega terug.
Wat kost een Personio-koppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Het werk wordt bepaald door welke onderwerpen meedoen, hoeveel rollen er onderscheiden worden en of er naast Personio nog andere bronnen aan de assistent hangen.
Hoe lang duurt het inrichten?
De verbinding is snel gelegd en dezelfde dag te testen. De doorlooptijd zit in de afweging wie welke vragen mag stellen; dat is een gesprek met HR en soms met de ondernemingsraad. Begin met bezetting en vacatures, want daar is zelden discussie over, en breid daarna uit.