Brevo koppelen aan AI: mail, sms en contacten in één gesprek
Brevo is aan AI te koppelen met een sleutel uit jullie eigen account. Het bijzondere is de combinatie: de assistent kan een mail sturen, een sms sturen en contacten opzoeken of aanmaken, allemaal vanuit hetzelfde gesprek. Mail en sms gaan direct naar echte ontvangers en een sms kost geld, dus die twee gebeuren alleen op expliciet verzoek. Iemand aan een lijst toevoegen raakt aan toestemming en zet je bewust aan.
Wat de assistent in Brevo kan doen
Een mail versturen
De assistent stelt het bericht op of gebruikt een sjabloon uit Brevo en verstuurt het naar de ontvanger die je noemt. Dat gaat direct naar een echt postvak, dus hij toont eerst de ontvanger, het onderwerp en de tekst.
Een sms versturen
Voor berichten die niet kunnen wachten kan de assistent een sms sturen vanaf de afzendernaam die jullie gebruiken. Hij noemt daarbij altijd het nummer en om hoeveel berichten het gaat, want elk bericht kost geld en komt echt aan.
Een contact opzoeken
De assistent zoekt op e-mailadres of haalt een selectie contacten op, bijvoorbeeld de recent gewijzigde. Dat is ook de eerste stap voordat hij iets aanmaakt, zodat dezelfde persoon niet twee keer in het bestand komt te staan.
Een contact aanmaken of bijwerken
Een nieuw contact kan worden toegevoegd met de kenmerken die jullie gebruiken, en een bestaand contact kan worden bijgewerkt. Dat gebeurt alleen op verzoek, want het raakt aan wie er straks post van jullie krijgt.
Werken met jullie eigen lijsten
Contacten horen in Brevo bij lijsten, en die indeling bepaalt wie welke campagne ontvangt. De assistent gebruikt de lijsten die jullie al hebben en benoemt altijd in welke lijst iemand terechtkomt.
Waar de combinatie van kanalen helpt
Retail
- Situatie
- Een bestelling ligt klaar om af te halen, maar de klant reageert niet op mail en het filiaal wil de doos niet drie dagen laten staan.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het contact op, stuurt een korte sms met de afhaalinformatie en noteert dat in het contact.
- Resultaat
- Meer bestellingen die binnen de afgesproken termijn worden opgehaald, zonder dat iemand handmatig nummers overtypt.
Vastgoed
- Situatie
- Een bezichtiging is verplaatst en de kandidaat moet dat weten voordat hij in de auto stapt.
- Wat de agent doet
- De assistent stelt het bericht op met de nieuwe tijd en legt het voor, waarna het als sms of als mail de deur uit gaat.
- Resultaat
- Het bericht komt aan op het kanaal dat mensen echt lezen, en de makelaar hoeft niet zelf te bellen.
Klantenservice
- Situatie
- Iemand belt met een vraag en de medewerker weet niet of deze persoon al in het bestand staat of onder welk adres.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt op het e-mailadres en laat zien welke gegevens en welke lijsten er bij dat contact horen.
- Resultaat
- Geen dubbel aangemaakt contact en meteen duidelijk welke berichten deze persoon al ontvangt.
Ledenorganisatie
- Situatie
- Na een evenement moeten de gegevens van nieuwe aanmeldingen in het bestand komen, inclusief de juiste lijst.
- Wat de agent doet
- De assistent controleert per aanmelding of het adres al bekend is en voegt alleen de nieuwe toe, in de lijst die erbij hoort.
- Resultaat
- Een schoon bestand na een drukke week, zonder middag overtypen.
Koppelen en afspraken maken
-
1
Koppelen met een eigen sleutel
De koppeling gebruikt een sleutel uit jullie eigen Brevo-account. Trekken jullie die sleutel in Brevo in, dan stopt de koppeling op datzelfde moment.
-
2
Kanalen apart aanzetten
Mail, sms en contactbeheer zijn losse mogelijkheden. Veel organisaties beginnen met alleen opzoeken, zetten daarna mail aan en laten sms voorlopig uit omdat daar kosten aan zitten.
-
3
Afspreken wie wat mag
Je bepaalt welke rollen de assistent mogen gebruiken en wie om een verzending mag vragen. Wie contacten mag aanmaken is een aparte afspraak, omdat dat aan toestemming raakt.
-
4
Gebruiken en verantwoorden
Daarna loopt het via het gesprek. Het logboek houdt bij welk bericht naar wie ging en welke contacten zijn aangepast, zodat achteraf niemand hoeft te gissen.
Berichten kosten geld en contacten zijn mensen
Dit is een koppeling waarbij een verkeerde handeling direct geld kost en direct bij iemand aankomt. Daarom gebeurt er niets zonder dat het zichtbaar is gemaakt.
Waar de data staat: Nederland
Toestemming gaat voor
Iemand aanmaken of in een lijst zetten betekent dat die persoon jullie marketing kan gaan ontvangen. Dat doet de assistent nooit uit zichzelf, en de lijst wordt altijd benoemd.
Niets gaat ongezien de deur uit
Voor een mail of sms toont de assistent de ontvanger, het nummer of adres en de volledige tekst. Zonder expliciet verzoek verstuurt hij niets, en verstuurde berichten zijn niet terug te nemen.
Wie bij welke gegevens kan
Een contactenbestand bestaat uit persoonsgegevens: namen, adressen, telefoonnummers en wat jullie er verder bij houden. Welke rollen daarbij mogen bepaal je zelf.
Verwerking op een eigen server
Alles wat in het gesprek langskomt, van tekst tot contactgegevens, wordt verwerkt op een eigen server in Nederland met open-weight modellen. Die gegevens verlaten die omgeving niet en dienen nergens als trainingsmateriaal.
Vragen over de Brevo-koppeling
Kan ik Brevo koppelen aan ChatGPT?
Daarvoor zou je toegang tot jullie contactenbestand en tot een kanaal dat mail en sms kan versturen bij een publieke dienst neerleggen, zonder rollen en zonder logboek. IntraGPT houdt de sleutel in de eigen omgeving, laat per rol bepalen wie wat mag vragen en legt elke handeling vast. Het model draait op een eigen server.
Werkt IntraGPT met Brevo?
Ja. Brevo staat als werkende koppeling in de catalogus. De assistent kan een mail versturen, een sms versturen, contacten opzoeken en een contact aanmaken of bijwerken, met een sleutel uit jullie eigen account.
Kan de assistent echt sms versturen?
Ja, als je dat aanzet. Een sms komt binnen op de telefoon van een echt persoon en wordt bijna altijd gelezen, en dat maakt het krachtig en riskant tegelijk. De assistent noemt daarom altijd het nummer en hoeveel berichten hij zou sturen, en verstuurt pas nadat iemand daar expliciet om heeft gevraagd. Veel organisaties laten sms in het begin uit staan.
Hoe voorkomen we dubbele contacten?
De assistent zoekt eerst op het e-mailadres voordat hij een contact aanmaakt. Bestaat die persoon al, dan werkt hij de bestaande gegevens bij in plaats van een tweede regel aan te maken. Dat is precies de fout die handmatig invoeren wel maakt, en die later je lijsten en je cijfers vervuilt.
Mag de assistent iemand op een marketinglijst zetten?
Alleen wanneer je die mogelijkheid hebt aangezet, en dan nog pas als iemand er met zoveel woorden om vraagt. Iemand in een lijst zetten bepaalt welke campagnes die persoon gaat ontvangen, en dat is een toestemmingsvraag die bij jullie ligt, niet bij de assistent. De assistent benoemt altijd om welke lijst het gaat, zodat degene die het vraagt weet wat hij in gang zet.
Onze omgeving heet nog Sendinblue, werkt dat ook?
Ja. Sendinblue is hernoemd naar Brevo en het is hetzelfde platform met hetzelfde account. Kom je in eigen documentatie of in oudere schermen nog de oude naam tegen, dan verandert dat niets aan de koppeling. In de catalogus staat de software als Brevo, met de oude naam erbij voor de herkenbaarheid.
Wat kost een Brevo-koppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is welke kanalen je aanzet, of contacten alleen gelezen of ook aangemaakt mogen worden en welke rollen mogen laten versturen. De berichten zelf, zeker sms, worden bij Brevo afgerekend volgens jullie eigen tarief daar.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het koppelen zelf is een korte handeling voor een beheerder en daarna is het dezelfde dag te proberen. De tijd gaat zitten in de afspraken: welke lijsten de assistent mag gebruiken, wie om een sms mag vragen en of contacten aangemaakt mogen worden. Dat gesprek is de moeite waard, want juist die keuzes bepalen wat er straks bij klanten aankomt.