Chargebee koppelen aan AI: grip op abonnementen en facturatie
Chargebee is aan AI te koppelen. De assistent laat zien welke abonnementen lopen, welke aflopen en welke zijn opgezegd, bij welke klant ze horen en welke facturen eruit zijn voortgekomen. Een abonnement opzeggen kan ook, per direct of per einde termijn, maar dat zet je apart aan omdat het de dienstverlening van een klant stopt.
Wat de assistent in Chargebee opzoekt
Zien wat er loopt
De assistent laat de lopende abonnementen zien, per klant of over de hele administratie. Daarmee beantwoordt hij de vraag wat een klant precies afneemt en sinds wanneer.
Wat afloopt of is opgezegd
Abonnementen die niet meer verlengd worden en abonnementen die al opgezegd zijn, zijn apart op te vragen. Dat is de basis voor een verlengingsronde of voor de vraag hoeveel er vorige maand gestopt is.
De klant erbij zoeken
Een abonnement hoort bij een klant, en die klant is op te zoeken, bijvoorbeeld op het mailadres uit een binnengekomen bericht. Zo komt de assistent van een mail in de inbox bij het juiste dossier.
Facturen per klant en per status
De facturen die uit de abonnementen voortkomen zijn per klant op te vragen, met het onderscheid tussen wat al voldaan is en wat nog openstaat.
Een abonnement opzeggen
De assistent kan een abonnement opzeggen, per direct of per einde termijn, met een reden erbij. Dit is de ingrijpendste handeling van de koppeling en staat standaard uit.
Situaties uit de abonnementenadministratie
Klantenservice
- Situatie
- Een klant belt met de vraag waarom hij deze maand een ander bedrag betaalt dan vorige maand.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de klant op, haalt het abonnement erbij en zet de laatste facturen ernaast.
- Resultaat
- Uitleg tijdens het gesprek, in plaats van een terugbelnotitie voor de administratie.
Customer success
- Situatie
- Het team wil weten welke abonnementen niet verlengd worden voordat het een belronde plant.
- Wat de agent doet
- De assistent zet die abonnementen op een rij en groepeert ze per klant.
- Resultaat
- Een werklijst die klaarstaat op het moment dat iemand ernaar vraagt, zonder export.
Financiële administratie
- Situatie
- Aan het eind van de maand moet duidelijk zijn welke facturen nog niet voldaan zijn.
- Wat de agent doet
- De assistent loopt de openstaande facturen langs en noemt per klant wat er nog staat.
- Resultaat
- Een overzicht in de chat waarop meteen doorgevraagd kan worden per klant.
Sales
- Situatie
- Voor een gesprek wil de accountmanager weten wat deze klant precies afneemt.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de abonnementen van die klant op en toont wat er loopt en sinds wanneer.
- Resultaat
- Voorbereiding in een minuut in plaats van drie schermen doorklikken.
Directie
- Situatie
- Er komt een vraag over hoeveel abonnementen er vorige maand zijn opgezegd.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de opgezegde abonnementen op en vat samen wat hij vindt.
- Resultaat
- Een antwoord met de bron erbij, dat direct verder bevraagd kan worden.
Zo staat de verbinding klaar
-
1
Toegang die jullie zelf uitgeven
De koppeling werkt met een sleutel die jullie in Chargebee zelf aanmaken en weer kunnen intrekken. Eén koppeling hoort bij één Chargebee-omgeving, dus test en productie blijven gescheiden.
-
2
Lezen of ook opzeggen
Standaard kijkt de assistent alleen mee: abonnementen, klanten en facturen. Of hij ook mag opzeggen is een aparte keuze die je bewust maakt.
-
3
Wie de assistent te zien krijgt
Je bepaalt welke rollen of afdelingen met deze assistent werken. De klantenservice kan meekijken zonder dat dezelfde assistent een abonnement kan beëindigen.
-
4
Terug te vinden in het logboek
Elke handeling wordt vastgelegd. Bij een opzegging staat erbij om welk abonnement het ging, of het per direct of per einde termijn was en welke reden is meegegeven.
Opzeggen raakt de klant direct
Het meeste in deze koppeling is meekijken, maar één handeling stopt de dienstverlening van een betalende klant. Dat verschil is het uitgangspunt van de inrichting.
Waar de data staat: Nederland
Opzeggen staat uit
De opzegging is standaard niet beschikbaar voor de assistent. Zet je hem aan, dan bevestigt de assistent eerst om welk abonnement het gaat en of het per direct of per einde termijn moet, en voert hij het pas daarna uit.
Reden vastgelegd
Bij een opzegging hoort een reden. Die komt in Chargebee te staan en in het logboek, zodat later terug te vinden is waarom een abonnement gestopt is en op wiens verzoek.
Nooit de hele administratie
De assistent haalt op wat bij de vraag hoort: een klant, een abonnement, een reeks facturen. Er is geen mogelijkheid om de complete klantenbasis in één keer te laten uitlezen.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Abonnements- en factuurgegevens gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Veelgestelde vragen over Chargebee en AI
Kan ik Chargebee koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen ingebouwde verbinding met Chargebee en abonnementsgegevens van klanten horen niet in een publieke chatbot. IntraGPT werkt als een chat, maar met een koppeling die aan jullie eigen omgeving vastzit, waarbij je per handeling bepaalt wat mag en alles wordt vastgelegd. De opzegging zit daar bovendien achter een aparte keuze.
Werkt IntraGPT met Chargebee?
Ja. Chargebee staat in de connectorcatalogus van IntraGPT. De assistent kan abonnementen, klanten en facturen opvragen en desgewenst een abonnement opzeggen. Welke van die mogelijkheden hij krijgt, bepaal je bij het inrichten.
Wat kost een Chargebee-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is of je alleen wilt meekijken of ook wilt opzeggen, of er naast de productieomgeving ook een testomgeving meedoet en welke rollen de assistent mogen gebruiken. Dat maken we in een kort gesprek concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het technische deel is snel klaar: verbinding leggen en de rechten kiezen. De doorlooptijd zit meestal in de interne afspraak over wie mag opzeggen en welke reden daarbij standaard gebruikt wordt. Dat is een beslissing van jullie kant.
Wat is het verschil tussen per direct en per einde termijn opzeggen?
Bij einde termijn loopt het abonnement door tot het einde van de betaalde periode en stopt het daarna. Per direct stopt de dienstverlening meteen. De assistent vraagt altijd welke van de twee bedoeld is voordat hij iets opzegt, omdat het gevolg voor de klant heel verschillend is.
Kan de assistent een abonnement wijzigen of aanmaken?
Nee. Hij kijkt mee in abonnementen, klanten en facturen en kan een abonnement opzeggen. Een nieuw abonnement aanmaken, een pakket omzetten of een korting toevoegen zit er niet in. Dat blijft werk dat in Chargebee zelf gebeurt.
Wie bepaalt of er opgezegd mag worden?
Jullie. Bij het inrichten kies je of de opzegging aanstaat en voor welke rollen. Veel organisaties laten de klantenservice alleen meekijken en houden de opzegging bij een kleinere groep. Die keuze is later zonder gedoe bij te stellen.
Werkt de koppeling met meerdere Chargebee-omgevingen?
Eén koppeling hoort bij één omgeving. Heb je een aparte testomgeving of meerdere merken met een eigen administratie, dan zet je er per omgeving een op. Zo komen er nooit cijfers uit de ene omgeving in een antwoord over de andere.