Moneybird koppelen aan AI: openstaande posten opvragen in gewone taal
Moneybird is aan AI te koppelen. De assistent raadpleegt de contacten en de verkoopfacturen van de administratie die je aanwijst en kan op verzoek een verkoopfactuur als concept klaarzetten. Wie wil weten wat er openstaat, stelt de vraag in het gesprek in plaats van in te loggen en een overzicht te filteren.
Wat de assistent in de administratie voor je doet
Een klant terugvinden
De assistent zoekt een relatie op naam of op e-mailadres en laat zien wat er over die klant is vastgelegd. Je hoeft dus niet te weten hoe iemand precies is opgeslagen om hem te vinden.
Een nieuwe relatie toevoegen
Staat een opdrachtgever er nog niet in, dan kan de assistent hem aanmaken. Hij kijkt eerst of de naam al bestaat, want een klant die twee keer in de administratie belandt geeft later gedoe bij het factureren.
Verkoopfacturen raadplegen
Facturen komen terug met hun bedrag, hun datum en de klant die erbij hoort. De assistent beperkt zich tot de status en de periode waar de vraag over gaat, dus tot wat openstaat in een maand of tot alles wat te laat is.
Een factuur als concept klaarzetten
Op verzoek zet de assistent een verkoopfactuur klaar met de juiste relatie, de regels en het btw-tarief. Die blijft een concept, zodat iemand de bedragen nakijkt voordat er iets naar een klant gaat.
Binnen de administratie die je aanwijst
De koppeling hoort bij één administratie. Voer je er meerdere, dan krijgt elke administratie een eigen koppeling met een eigen naam, zodat een antwoord nooit cijfers uit de verkeerde boekhouding bevat.
Wat teams hiermee van hun bordje halen
Klantcontact
- Situatie
- Aan de telefoon vraagt een klant of zijn laatste factuur binnen is, en de medewerker heeft geen toegang tot de boekhouding.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de relatie op en laat de facturen van die klant zien met hun status.
- Resultaat
- De klant hoort het antwoord tijdens het gesprek, en niemand hoeft een collega te storen.
Debiteurenbeheer
- Situatie
- Iemand moet wekelijks nalopen welke facturen te laat zijn voordat de herinneringsronde begint.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de facturen die over de vervaldatum zijn per relatie op een rij.
- Resultaat
- Een bellijst die in een halve minuut staat, met de bedragen en de datums er meteen bij.
Zzp en klein bedrijf
- Situatie
- Na een opdracht moet er een factuur uit met de juiste regels en het juiste btw-tarief.
- Wat de agent doet
- De assistent stelt de factuurregels voor op basis van wat er is afgesproken en zet de factuur als concept klaar.
- Resultaat
- Minder overtypwerk, en het laatste woord ligt nog steeds bij de ondernemer.
Sales
- Situatie
- Een nieuwe opdrachtgever komt binnen en moet als relatie in de administratie staan voordat er gefactureerd kan worden.
- Wat de agent doet
- De assistent controleert of de naam er al in staat en maakt de relatie pas aan als hij ontbreekt.
- Resultaat
- Geen dubbele klantkaarten, en de eerste factuur kan direct de juiste relatie gebruiken.
Wat er nodig is aan jullie kant
-
1
De verbinding leggen
Jullie geven vanuit Moneybird een toegangssleutel uit voor de administratie die je wilt ontsluiten. Die sleutel blijft van jullie: je kunt hem op elk moment weer intrekken en dan stopt de koppeling meteen.
-
2
Bepalen wat de assistent mag
Je kiest of hij alleen mag raadplegen of ook iets mag klaarzetten. Laat je het terugschrijven uit, dan bestaat die mogelijkheid niet in het gesprek en kan er niets in de administratie veranderen.
-
3
Bepalen wie hem mag gebruiken
Per rol of afdeling leg je vast wie de boekhoudassistent kan aanspreken. Voor de rest van de organisatie staat hij niet in de lijst, ook niet als iemand er naar zou vragen.
-
4
Meekijken en bijstellen
Elke actie komt in het logboek, dus is terug te zien welke vraag tot welk antwoord leidde. Het inrichten doen we samen, en we stellen bij zodra in de praktijk blijkt wat er nog mist.
Een administratie is meer dan cijfers
In Moneybird staan niet alleen bedragen maar ook adressen, e-mailadressen en het betaalgedrag van je klanten. De koppeling is zo ingericht dat die gegevens niet breder gaan dan nodig.
Waar de data staat: Nederland
Toegang die je zelf intrekt
De koppeling werkt met een sleutel die jullie in Moneybird zelf uitgeven en zelf weer weghalen. IntraGPT bewaart geen inloggegevens van de administratie.
Alleen voor de mensen die erbij horen
Per rol bepaal je wie de boekhoudassistent mag gebruiken. Een medewerker zonder die rol ziet de koppeling niet staan en kan er dus ook niets uit halen.
Concepten in plaats van verstuurde facturen
Een klaargezette factuur blijft een concept in Moneybird. De assistent verstuurt niets naar een klant, dus een fout in een bedrag of een btw-tarief wordt gecorrigeerd voordat iemand buiten het bedrijf hem ziet.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De gegevens uit jullie administratie gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Veelgestelde vragen over Moneybird en AI
Kan ik Moneybird koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen ingebouwde verbinding met Moneybird, en facturen overtypen in een publieke chatbot wil je niet. IntraGPT werkt als een chat maar kijkt rechtstreeks in jouw administratie. De koppeling zit vast aan die ene administratie, haalt alleen op wat de vraag nodig heeft en legt elke actie vast in het logboek.
Werkt IntraGPT met Moneybird?
Ja. Moneybird is een van de boekhoudpakketten waar IntraGPT mee overweg kan: contacten en verkoopfacturen raadplegen, en op verzoek een relatie of een conceptfactuur klaarzetten. De verbinding loopt via de officiële koppelmogelijkheid van Moneybird, met een sleutel die jullie zelf uitgeven.
Wat kost een Moneybird-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal administraties, of de assistent ook mag terugschrijven en welke rollen hem mogen gebruiken. In een kort gesprek maken we dat concreet, inclusief wat er aan jullie kant geregeld moet worden.
Hoe lang duurt het inrichten?
De verbinding leggen kost weinig tijd. De doorlooptijd gaat meestal zitten in de afspraak wie de assistent mag gebruiken en of terugschrijven aan mag. Bij één administratie en alleen raadplegen ben je dezelfde dag klaar.
Waarom ziet de assistent onze tweede administratie niet?
Een koppeling hoort bij één administratie, en dat is met opzet. Voer je meerdere boekhoudingen, dan richten we ze los van elkaar in met een herkenbare naam. Zo weet een gebruiker altijd over welk bedrijf hij een antwoord krijgt en kunnen cijfers niet ongemerkt door elkaar lopen.
Kan de assistent ook uitgaven of de btw-aangifte inzien?
Nee. De koppeling gaat over contacten en verkoopfacturen. Uitgaven, bankmutaties en de aangifte vallen daarbuiten, dus daar geeft de assistent geen antwoord over. Hoor je graag dat dit erbij komt, laat het weten en we kijken wat daarvoor nodig is.
Wat betekenen concept, openstaand, betaald en te laat?
Dat zijn de statussen die Moneybird aan een verkoopfactuur geeft. Een concept is nog niet verstuurd, openstaand is verstuurd maar nog niet voldaan, betaald spreekt voor zich en te laat is over de vervaldatum heen. De assistent gebruikt diezelfde woorden, zodat een antwoord aansluit op wat je in het scherm ziet.
Moet de assistent facturen kunnen klaarzetten?
Dat is een keuze van de beheerder. Alleen raadplegen is genoeg voor vragen over openstaande posten en klanten. Zet je het klaarzetten aan, dan gebeurt dat alleen op expliciet verzoek en blijft het resultaat een concept. Je kunt het later altijd nog aanzetten als het raadplegen bevalt.