Todoist koppelen aan AI: je takenlijst bijhouden terwijl je praat
Todoist is aan AI te koppelen. De assistent kent je projecten, vertelt wat er vandaag speelt of te laat is en voegt op verzoek een taak toe die je in gewone taal inplant. Hij kan een taak ook afvinken, en dat zie je meteen terug in de app op je telefoon.
Wat de assistent met je takenlijst doet
Je openstaande taken opvragen
Je vraagt wat er nog ligt en de assistent geeft de actieve taken terug. Hij houdt het bij een deel van de lijst, want de complete inbox voorlezen helpt niemand aan het begin van een werkdag.
Het juiste project kiezen
Je taken staan verdeeld over projecten, van werk en privé tot een lijst per klant. De assistent kent die projecten en zet een nieuwe taak in de lijst waar hij hoort, in plaats van alles in de inbox te laten belanden.
Vandaag en te laat
Todoist kent de weergaven voor wat vandaag speelt en wat over de datum heen is. De assistent gebruikt die begrippen, zodat je vraag wat moet er vandaag af een antwoord oplevert dat bij die dag hoort.
Een taak toevoegen in gewone taal
Je zegt wanneer iets moet gebeuren zoals je het tegen een collega zou zeggen: morgen om negen uur, elke maandag, eind van de maand. De assistent legt de taak zo vast, met de prioriteit en de labels die je noemt.
Een taak afvinken
Is iets gedaan, dan kan de assistent het afronden. Die taak verdwijnt daarmee uit je lijst en dat is direct zichtbaar op al je apparaten, dus hij doet het alleen wanneer je er expliciet om vraagt.
Hoe mensen dit door de dag heen gebruiken
Juridisch
- Situatie
- Tijdens het doornemen van een contract komen drie punten naar voren die nagevraagd moeten worden.
- Wat de agent doet
- De assistent zet per punt een taak in het dossierproject, met de datum die de jurist noemt.
- Resultaat
- De opvolging staat vast voordat het document dichtgaat, niet in de kantlijn.
Zorg
- Situatie
- Een coördinator begint haar dienst en wil weten wat er vandaag nog moet gebeuren.
- Wat de agent doet
- De assistent geeft de taken van vandaag en wat over de datum heen is, per project geordend.
- Resultaat
- Een start van de dag zonder eerst door de hele lijst te scrollen.
Advies
- Situatie
- Na een klantgesprek zijn er afspraken gemaakt die anders pas 's avonds worden genoteerd.
- Wat de agent doet
- De adviseur dicteert de acties en de assistent zet ze in het project van die klant met de juiste datums.
- Resultaat
- Niets blijft hangen in aantekeningen die later overgetypt moeten worden.
Zelfstandig ondernemen
- Situatie
- Aan het eind van de week staan er taken open die allang zijn gedaan maar nooit zijn afgevinkt.
- Wat de agent doet
- De assistent loopt ze langs, vraagt per taak of hij mag afronden en vinkt af wat klaar is.
- Resultaat
- De lijst klopt weer en de week begint niet met achterstand die er niet is.
Klaarzetten voor dagelijks gebruik
-
1
Verbinden met je account
Je koppelt Todoist in IntraGPT met toegang die je zelf geeft. Wil je ermee stoppen, dan trek je die toegang in en is de verbinding weg.
-
2
Wie de koppeling gebruikt
Een Todoist-lijst is persoonlijk, dus de koppeling hoort bij de assistent van die ene medewerker. Collega's krijgen hem niet aangeboden.
-
3
Wat de assistent ophaalt
Per vraag komt een deel van je lijst terug, bijvoorbeeld een project of de taken van vandaag. De rest blijft buiten het gesprek.
-
4
Toevoegen en afronden
Of de assistent alleen mag meekijken of ook taken mag toevoegen en afronden, stel je in. Wat hij doet staat in het logboek.
Een persoonlijke lijst blijft persoonlijk
In een takenlijst staan werkafspraken door elkaar met alles wat iemand privé niet wil vergeten. Daarom blijft deze koppeling bij één gebruiker horen.
Waar de data staat: Nederland
Toegang die je zelf geeft
De koppeling werkt met toegang die je in Todoist uitgeeft en op elk moment kunt intrekken. Doe je dat, dan is er niets meer op te vragen.
Aan één gebruiker gebonden
De lijst van de ene medewerker komt niet in de assistent van een ander terecht. Wie meekijkt is dus dezelfde persoon als wie de lijst bijhoudt.
Zichtbaar wat er gedaan is
Toegevoegde en afgeronde taken staan in het logboek. Verdwijnt er iets uit je lijst, dan is terug te vinden wanneer dat gebeurde en na welke vraag.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De inhoud van je takenlijst gaat niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en wordt nergens voor training gebruikt.
Vragen over de Todoist-koppeling
Kan ik Todoist koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met Todoist. Je kunt er een lijstje uit plakken, maar dan blijft het bij praten over je taken en verandert er niets in de app. IntraGPT kijkt live in je lijst met de toegang die je zelf geeft, en kan taken toevoegen en afronden als je dat toestaat.
Werkt IntraGPT met Todoist?
Ja. Todoist staat in de catalogus met koppelingen van IntraGPT en is bij klanten in gebruik. De assistent kan je projecten en openstaande taken bekijken, een taak toevoegen en een taak afronden.
Kan ik een taak echt in gewone taal inplannen?
Ja, dat is precies waar Todoist sterk in is. Je zegt morgen om negen uur, elke maandag of eind van de maand, en de taak komt zo in je lijst te staan. De assistent rekent dus geen datums voor je uit maar geeft jouw woorden door aan Todoist, die ze omzet naar een moment. Dat scheelt gedoe bij herhalende taken, waar een handmatig ingevulde datum juist vaak misgaat.
Kan de assistent taken afvinken?
Als je dat aanzet, ja. Een afgeronde taak verdwijnt direct uit je lijst en die verandering zie je meteen op je telefoon en in je browser. Daarom vraagt de assistent eerst welke taak hij bedoelt en rondt hij er nooit meerdere tegelijk af zonder dat je het bevestigt. Wil je die mogelijkheid liever niet, dan laat je hem alleen meekijken en toevoegen.
Werkt het ook met gedeelde projecten?
Ja. Deel je een project met collega's, dan kan de assistent daar net zo goed in kijken en een taak toevoegen. Houd er dan wel rekening mee dat wat hij toevoegt of afrondt voor iedereen in dat project zichtbaar is, net als wanneer je het zelf doet. Voor lijsten die echt privé zijn verandert er niets: die blijven van jou alleen.
Ziet mijn werkgever mijn persoonlijke lijst?
Nee. De koppeling hoort bij jouw eigen assistent en jouw eigen toegang. Collega's krijgen die koppeling niet aangeboden en zien de inhoud van je lijst dus niet in hun gesprekken. Wel wordt vastgelegd dat er taken zijn opgehaald of toegevoegd, zodat een beheerder kan zien dat de koppeling gebruikt wordt, niet wat erin staat.
Wat kost een Todoist-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Bij Todoist is het werk beperkt, omdat het om één persoon en één lijst gaat. Wat het meeste bepaalt is of de assistent ook taken mag toevoegen en afronden en voor hoeveel medewerkers je dit wilt inrichten.
Hoe lang duurt het inrichten?
Voor één gebruiker is het in een kwartier gedaan. Richt je het voor een team in, dan doet iedereen zijn eigen koppeling en gaat de tijd vooral zitten in de uitleg. In de praktijk merken mensen na een dag of twee dat ze de app zelf nauwelijks meer openen voor kleine dingen.