Close CRM koppelen aan AI: alles rond een lead in één antwoord
Close CRM is aan AI te koppelen. De assistent doorzoekt de leads op naam, bedrijf of status, kan een nieuwe lead aanmaken, een verstuurde of ontvangen mail vastleggen bij de juiste lead en een opvolgtaak bij een collega neerleggen. Zo blijft het dossier compleet zonder dat iemand na elk gesprek terug hoeft naar het CRM.
Wat de assistent rond een lead doet
Leads doorzoeken
De assistent zoekt leads op bedrijfsnaam, op de naam van een contactpersoon of op status. Hij geeft terug welke leads er zijn, in welke status ze staan en welke contacten eronder hangen.
Een nieuwe lead aanmaken
Een bedrijf dat nog niet in Close staat legt de assistent vast, met de contactpersonen en de status die erbij horen. Hij kijkt eerst of de lead al bestaat, zodat hetzelfde bedrijf niet twee dossiers krijgt.
Een mail vastleggen bij de lead
Een mail die verstuurd of ontvangen is kan de assistent bij de juiste lead in de tijdlijn zetten, met onderwerp en inhoud. Let op: dit legt het bericht vast in het CRM, het verstuurt geen mail naar een klant.
Een opvolgtaak uitzetten
De assistent zet een to-do klaar bij de lead, met de tekst, de datum waarop hij moet gebeuren en de collega aan wie hij wordt toegewezen. Die taak verschijnt in het werkoverzicht van die collega.
Alles hangt aan dezelfde lead
Elke actie werkt met de lead die uit de zoekopdracht kwam. Daardoor belandt een mail of een taak nooit bij het verkeerde bedrijf, ook niet als twee klanten bijna dezelfde naam hebben.
Situaties uit een salesweek
Sales
- Situatie
- Een verkoper heeft een klant aan de telefoon gehad en moet daarna door naar het volgende gesprek.
- Wat de agent doet
- De assistent legt de samenvatting vast bij de lead en zet een opvolgtaak klaar voor over twee weken.
- Resultaat
- Het dossier blijft bij, ook op dagen waarop er geen tijd is om het CRM te openen.
Salesmanagement
- Situatie
- De manager wil weten welke leads al een tijd in dezelfde status staan.
- Wat de agent doet
- De assistent doorzoekt de leads op status en laat per lead zien wat de laatste activiteit was.
- Resultaat
- De stille dossiers komen bovendrijven zonder dat er een lijst gebouwd hoeft te worden.
Binnendienst
- Situatie
- Er komt een mail binnen van een bestaande klant die niet in het CRM staat vastgelegd.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de juiste lead en zet het bericht in de tijdlijn, onder het bijbehorende contact.
- Resultaat
- De volgende collega die het dossier opent ziet de hele geschiedenis.
Accountmanagement
- Situatie
- Voor een overdracht moet duidelijk zijn wat er bij een klant is gebeurd en wat er nog openstaat.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de lead op met de contacten, de laatste activiteiten en de openstaande taken.
- Resultaat
- Een overdracht in een paar minuten, in plaats van een uur terugscrollen.
Recruitment
- Situatie
- Een bureau gebruikt Close voor opdrachtgevers en wil weten welke contacten er bij een bedrijf bekend zijn.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de lead op bedrijfsnaam en geeft de contactpersonen met hun laatste contactmoment.
- Resultaat
- Benaderen gebeurt gericht, zonder dat twee collega's dezelfde persoon bellen.
In gebruik nemen zonder omweg
-
1
Een eigen sleutel uit Close
Jullie maken in Close een sleutel aan voor IntraGPT. Die blijft van jullie en kan op elk moment worden ingetrokken, waarna de koppeling per direct stilvalt.
-
2
Kiezen wat de assistent ziet
Je bepaalt welk deel van Close meedoet: de leads met hun contacten en activiteiten. Wat je niet vrijgeeft komt niet in een antwoord terecht.
-
3
Alleen lezen of ook vastleggen
Zoeken staat standaard aan. Het aanmaken van een lead, het vastleggen van een mail en het uitzetten van een taak zet je apart aan, want dat verandert iets waar collega's op werken.
-
4
Rollen bepalen en meelezen
Je bepaalt welke teams de assistent mogen gebruiken. Alles wat hij opzoekt of vastlegt staat in het logboek, dus achteraf is te zien wie om welke actie heeft gevraagd.
Mailverkeer en klantcontact in één dossier
In Close staat niet alleen wie een klant is, maar ook wat er met hem is besproken en gemaild. Dat maakt het dossier waardevol en tegelijk gevoelig.
Waar de data staat: Nederland
De sleutel blijft van jullie
Jullie maken de sleutel zelf aan en kunnen hem zelf vervangen of intrekken. IntraGPT bewaart geen wachtwoord van een medewerker en werkt niet onder iemands persoonlijke account.
Vastleggen is geen versturen
Het vastleggen van een mail zet het bericht in de tijdlijn van de lead. Er gaat geen bericht naar een klant, en er is geen actie waarmee de assistent namens jullie kan mailen vanuit Close.
Niet voor het hele bedrijf
Je bepaalt welke rollen de salesassistent mogen gebruiken. Een assistent voor een andere afdeling heeft geen ingang naar de leads en ziet dus ook geen gespreksgeschiedenis.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Contactgegevens en gespreksgeschiedenis uit Close gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Vragen over Close en AI
Kan ik Close CRM koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met jullie Close-omgeving en kan de leads niet inzien. Met IntraGPT stel je dezelfde vraag in een chat, maar met een koppeling naar jullie eigen CRM. De assistent haalt alleen op wat de vraag nodig heeft en alles wat hij doet is achteraf terug te zien.
Werkt IntraGPT met Close CRM?
Ja, Close CRM is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is. De assistent kan leads doorzoeken en aanmaken, een mail vastleggen bij een lead en een opvolgtaak uitzetten. Wat daarvan aanstaat bepalen jullie bij het inrichten.
Verstuurt de assistent de mail die hij vastlegt?
Nee, en dat is een belangrijk verschil. Het vastleggen van een mail betekent dat het bericht in de tijdlijn van de lead terechtkomt, zodat de historie klopt. Er gaat niets naar de klant. Wil je dat een assistent ook echt mail verstuurt, dan is dat een andere koppeling die je apart inricht.
Wat is het verschil tussen een lead en een contact in Close?
De lead is het bedrijf en het contact is de persoon die daarbij hoort. Onder één lead kunnen dus meerdere contacten hangen, plus alle mails, telefoontjes en taken. De assistent zoekt op de lead en werkt daarbinnen verder, zodat activiteiten altijd bij het juiste bedrijf terechtkomen.
Wie krijgt de opvolgtaak toegewezen?
Dat bepaal je in het verzoek. De assistent zet de taak klaar met de tekst, de datum en de collega aan wie hij wordt toegewezen, en die ziet hem in zijn eigen werkoverzicht. Noem je geen naam, dan vraagt hij erom in plaats van zelf iemand te kiezen.
Kan de assistent leads aanmaken zonder dat wij het merken?
Nee. Het aanmaken van een lead is een aparte mogelijkheid die je bewust aanzet, en zelfs dan gebeurt het pas na een expliciet verzoek. De assistent laat eerst zien welk bedrijf, welke contacten en welke status hij wil vastleggen. Elke aangemaakte lead staat bovendien in het logboek.
Wat kost een Close CRM-koppeling?
De koppeling hoort bij het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is of de assistent ook mag vastleggen, welke teams hem krijgen en of het inplannen van taken erbij hoort. In een kort gesprek maken we dat concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
De verbinding leggen kost enkele minuten. De tijd gaat vooral zitten in de keuze of de assistent alleen mag meekijken of ook leads, mails en taken mag vastleggen. Zodra dat besloten is, kan het salesteam dezelfde dag vragen stellen.