Pipedrive koppelen aan AI: de pipeline bevragen in gewone taal
Pipedrive is aan AI te koppelen. De assistent zoekt personen op, laat zien welke deals er open staan, gewonnen zijn of verloren gingen, en kan een nieuwe persoon vastleggen of een activiteit inplannen bij een deal. Wat er in de pipeline gebeurt vraag je dus gewoon in de chat, in plaats van filters te klikken.
De vier dingen die de assistent in Pipedrive doet
Een persoon of organisatie opzoeken
De assistent vindt een persoon op naam, e-mailadres of telefoonnummer en laat zien bij welke organisatie die hoort. Daarbij noemt hij meteen welke deals en welke geplande activiteiten eraan hangen.
Een nieuw contact vastleggen
Een persoon die nog niet in Pipedrive staat legt de assistent vast met naam, e-mailadres, telefoonnummer en de organisatie waar die bij hoort. Hij kijkt eerst of iemand al bekend is, zodat er geen tweede kaart van dezelfde persoon ontstaat.
De pipeline bekijken
Vraag naar de deals die open staan, naar wat er gewonnen is of naar wat er verloren ging, eventueel per fase of per collega. De assistent haalt precies die deals op, met hun waarde en hun eigenaar erbij.
Een activiteit inplannen
Een belafspraak, een taak of een mailherinnering zet de assistent klaar met onderwerp, datum, tijd en een notitie, gekoppeld aan de juiste deal of persoon. Dat doet hij alleen als je erom vraagt, want je collega's zien die activiteit direct in hun agenda.
Wat een pipeline-assistent oplost
Sales
- Situatie
- Aan het begin van de week wil een verkoper weten welke open deals nog geen vervolgafspraak hebben.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de open deals van die collega op en noemt per deal wat er als laatste is vastgelegd.
- Resultaat
- De dag begint met een lijstje in plaats van met filteren.
Directie
- Situatie
- De directie wil weten wat er dit kwartaal is gewonnen en wat er is afgevallen.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de gewonnen en de verloren deals over die periode naast elkaar, met hun waarde.
- Resultaat
- Een beeld van de pipeline zonder dat iemand een rapport hoeft te bouwen.
Binnendienst
- Situatie
- Na een telefoontje moet er een terugbelafspraak komen bij de juiste deal, maar niemand weet meteen welke dat is.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de persoon, kijkt welke open deal daarbij hoort en plant de activiteit met datum en notitie in.
- Resultaat
- De afspraak staat in Pipedrive voordat het gesprek is afgelopen.
Marketing
- Situatie
- Er komt een aanvraag binnen via de website en het is de vraag of deze persoon al bekend is.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt op naam en e-mailadres en legt alleen een nieuwe persoon vast als er echt niets gevonden wordt.
- Resultaat
- Een schoon CRM en een lead die bij de juiste collega terechtkomt.
Accountmanagement
- Situatie
- Voor een kwartaalgesprek moet duidelijk zijn wat er bij een klant loopt en wat er is afgesproken.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de organisatie, haalt de lopende deals op en leest de geplande activiteiten.
- Resultaat
- Een voorbereiding van een paar minuten in plaats van een halfuur klikken.
In vier stappen aan de praat
-
1
Sleutel uit jullie eigen omgeving
De koppeling werkt met een sleutel die jullie in Pipedrive aanmaken. Die blijft van jullie: draaien jullie hem om, dan is de oude verbinding per direct waardeloos.
-
2
Kiezen wie de assistent is
Een sleutel hoort bij een gebruiker en de assistent ziet precies wat die gebruiker in Pipedrive mag zien. Je kiest dus bewust of hij meekijkt als een accountmanager of als iemand met zicht op de hele pipeline.
-
3
Alleen meekijken of ook vastleggen
Opzoeken en de pipeline bekijken staat standaard aan. Het vastleggen van een persoon en het inplannen van een activiteit zet je apart aan, want dat verandert echt iets waar collega's mee werken.
-
4
Rollen toewijzen en meelezen
Je bepaalt welke teams de pipeline-assistent mogen gebruiken. Alles wat hij doet komt in het logboek, zodat achteraf te zien is welke vraag tot welke actie leidde.
Wie mag er in de pipeline meekijken
In Pipedrive staan contactgegevens van klanten en de waarde van lopende onderhandelingen. Beide zijn gevoelig, en niet iedereen binnen een bedrijf hoort ze te zien.
Waar de data staat: Nederland
De sleutel blijft van jullie
Jullie maken de sleutel zelf aan in Pipedrive en kunnen hem op elk moment vervangen. De sleutel verschijnt nooit in een antwoord of in het gesprek zelf.
De rechten van één gebruiker
De assistent ziet precies wat de gebruiker achter de sleutel mag zien, niet meer. Zichtbaarheidsafspraken en gedeelde deals binnen Pipedrive blijven dus gewoon werken.
Vastleggen gebeurt bewust
Een persoon of activiteit die de assistent vastlegt staat echt in het CRM en valt collega's op. Daarom laat hij eerst zien wat hij wil vastleggen en doet hij het pas na akkoord.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Namen, telefoonnummers en dealwaarden uit Pipedrive gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Vragen die over Pipedrive terugkomen
Kan ik Pipedrive koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT kent jullie Pipedrive-omgeving niet en kan er niet in kijken. Bij IntraGPT stel je dezelfde vraag in een chat, maar dan met een koppeling naar jullie eigen omgeving. De assistent haalt alleen op wat de vraag nodig heeft, en achteraf is precies te zien wat hij heeft gedaan.
Werkt IntraGPT met Pipedrive?
Ja, Pipedrive is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is. De assistent kan personen opzoeken en vastleggen, de deals in de pipeline bekijken en een activiteit inplannen. Welke daarvan aanstaan bepalen jullie zelf bij het inrichten.
Wat is het verschil tussen een persoon en een organisatie?
In Pipedrive is de organisatie het bedrijf en is de persoon het contact daarbinnen. Een deal kan aan allebei hangen. De assistent gebruikt het organisatieveld om de juiste persoon te kiezen, want dezelfde voornaam komt bij grote klanten vaker voor. Twijfelt hij, dan legt hij de keuze aan jou voor.
Onder welke rechten kijkt de assistent mee?
Onder die van de gebruiker waaraan de koppeling hangt, en dat is de belangrijkste keuze bij het inrichten. Een assistent die meekijkt als accountmanager ziet hetzelfde als die collega, wat prettig is voor persoonlijk gebruik. Voor vragen over de hele pipeline is een gebruiker met breder zicht logischer. Je kunt ook twee koppelingen naast elkaar zetten met verschillende rechten.
Kan de assistent zelf activiteiten inplannen?
Alleen als je dat aanzet. Staat het aan, dan plant hij een belafspraak of taak pas na een expliciet verzoek, en hij laat eerst zien bij welke deal of persoon hij hem wil hangen en op welke datum. Zo komt er nooit ongemerkt iets in de agenda van een collega te staan.
Waarom vraagt de assistent soms om de vraag scherper te maken?
Omdat hij gericht werkt in plaats van alles op te halen. Bij een hele brede vraag, zoals alle deals van het afgelopen jaar, vraagt hij liever om een fase, een periode of een collega erbij. Dat houdt het antwoord snel en voorkomt dat er een lijst terugkomt waar niemand iets mee kan.
Wat kost een Pipedrive-koppeling?
De koppeling hoort bij het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is of de assistent ook mag vastleggen, onder welke rechten hij meekijkt en of er meerdere teams met eigen zichtbaarheid meedoen. Dat maken we in een kort gesprek concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
De verbinding leggen kost enkele minuten. De rest van de tijd gaat naar de keuze onder welke gebruiker de assistent meekijkt en of het inplannen van activiteiten aan mag. Zodra dat besloten is, kan het team dezelfde dag vragen stellen.