Zoho CRM koppelen aan AI: modules bevragen in plaats van doorklikken
Zoho CRM is aan AI te koppelen. De assistent zoekt in de modules die jullie vrijgeven, van Leads en Contacts tot Accounts, Deals en Tasks, en kan een record vastleggen of bijwerken. De koppeling werkt op het Europese datacenter van Zoho, dus de gegevens blijven binnen de Europese omgeving waar jullie account staat.
Wat de assistent per module kan
Zoeken in de juiste module
De assistent zoekt in Leads, Contacts, Accounts, Deals of Tasks op naam, e-mailadres, telefoonnummer of bedrijf. Hij meldt in welke module hij de treffer vond, zodat je meteen weet waar het dossier thuishoort.
Een lead of contact vastleggen
Een nieuwe lead, een contact, een account of een deal legt de assistent vast met de gegevens die je hem geeft. Hij kijkt eerst of het record al bestaat, want dubbele leads zijn in Zoho lastiger op te ruimen dan te voorkomen.
Een record bijwerken
Een status, een eigenaar of een verwachte sluitingsdatum kan de assistent aanpassen op een bestaand record. Hij laat eerst zien om welk record het gaat en wat hij wil wijzigen, en doet het pas na akkoord.
De module blijft expliciet
Elke vraag wordt beantwoord vanuit een duidelijk benoemde module. Daardoor kan de assistent niet per ongeluk in de verkeerde lijst kijken en sluit het antwoord aan bij wat jullie in het scherm zien.
Pipelinevragen beantwoorden
Vraag naar de deals in een bepaalde fase of naar wat er deze maand op sluiten staat, en de assistent gebruikt de fase en de verwachte sluitingsdatum uit jullie inrichting om precies die deals te geven.
Dagelijks werk in het salesteam
Sales
- Situatie
- Een verkoper wil weten welke deals er deze maand op de planning staan om te sluiten.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de deals op met hun fase, bedrag en eigenaar en sorteert ze op verwachte sluitingsdatum.
- Resultaat
- Een overzicht in de chat, zonder dat er een weergave in Zoho aangepast hoeft te worden.
Binnendienst
- Situatie
- Er komt een mail binnen van iemand die niet bekend voorkomt bij de collega die hem opent.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het adres in de vrijgegeven modules en meldt of de persoon als lead of als contact bekend is.
- Resultaat
- De mail gaat meteen naar de juiste collega, met de historie erbij.
Marketing
- Situatie
- Na een campagne moeten nieuwe aanmeldingen als lead in het CRM komen.
- Wat de agent doet
- De assistent controleert per aanmelding of er al een lead of contact is en legt alleen de ontbrekende vast.
- Resultaat
- Een schone lijst die het salesteam dezelfde week kan oppakken.
Accountmanagement
- Situatie
- Voor een kwartaalgesprek is een beeld nodig van alles wat er bij een klant speelt.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het account, haalt de gekoppelde deals op en leest de openstaande taken.
- Resultaat
- Een voorbereiding die uit het CRM komt in plaats van uit het geheugen.
Directie
- Situatie
- De directie wil weten hoeveel er per fase in de pijplijn zit, zonder zelf in Zoho te werken.
- Wat de agent doet
- De assistent groepeert de deals op fase en noemt per fase het aantal en de waarde.
- Resultaat
- Een cijfer dat aansluit op wat het salesteam ziet, want het komt uit dezelfde module.
Opzetten met de juiste modules
-
1
Toestemming geven vanuit Zoho
Jullie geven IntraGPT vanuit Zoho toestemming om met het CRM te werken. Die toestemming blijft van jullie en kan op elk moment worden ingetrokken, waarna de koppeling stilvalt.
-
2
Modules vrijgeven
Je kiest welke modules meedoen. Begin gerust met Contacts en Deals, en voeg Leads, Accounts of Tasks toe zodra daar in de praktijk vragen over komen.
-
3
Meekijken of ook bijwerken
Standaard kijkt de assistent alleen mee. Het vastleggen en bijwerken van records zet je apart aan, en zelfs dan laat hij eerst zien wat hij wil wegschrijven.
-
4
Rollen kiezen en meelezen
Je bepaalt welke teams de CRM-assistent mogen gebruiken. Alles wat hij opvraagt of wijzigt staat in het logboek, zodat een wijziging altijd te herleiden is.
Persoonsgegevens in Leads en Contacts
In een CRM staan namen, telefoonnummers en gespreksnotities van mensen die daar zelf geen inzage in hebben. Daarom is er rond deze koppeling meer nodig dan alleen een werkende verbinding.
Waar de data staat: Nederland
Toestemming blijft van jullie
De toegang wordt door jullie in Zoho verleend en kan door jullie worden ingetrokken. IntraGPT bewaart geen wachtwoord van een medewerker en logt niet in op de webinterface.
Per module begrensd
Een module die je niet vrijgeeft bestaat voor de assistent niet. Zo kun je bijvoorbeeld wel deals laten bevragen en Leads buiten de koppeling houden zolang dat nog niet is afgestemd.
Binnen de Europese omgeving
Jullie Zoho-gegevens staan in het Europese datacenter en de koppeling werkt daar ook tegenaan. Er gaat dus geen CRM-data langs een andere regio om een vraag te beantwoorden.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Contactgegevens uit Zoho CRM gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Vragen rond de Zoho CRM-koppeling
Kan ik Zoho CRM koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met jullie Zoho-omgeving en weet niet welke modules jullie gebruiken. IntraGPT werkt wel met jullie eigen CRM, met toestemming die jullie zelf geven en intrekken. De assistent zoekt alleen in de modules die zijn vrijgegeven en alles wat hij doet is achteraf terug te zien.
Werkt IntraGPT met Zoho CRM?
Ja, Zoho CRM is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is. De assistent kan records opzoeken, vastleggen en bijwerken binnen de modules die jullie kiezen. Welke modules dat zijn en of er ook geschreven mag worden bepalen jullie bij het inrichten.
Welke modules zetten we aan?
Dat is een keuze die je bewust maakt. Leads, Contacts, Accounts, Deals en Tasks zijn de modules waar de koppeling mee werkt, en elke module die je vrijgeeft vergroot wat de assistent kan zien. Veel organisaties starten met Contacts en Deals en breiden uit zodra duidelijk is welke vragen er echt gesteld worden.
Werkt de koppeling met ons Europese account?
Ja, daar is hij juist op gebouwd. Zoho houdt de gegevens van een account in de regio waar dat account is aangemaakt, en deze koppeling werkt tegen de Europese omgeving. Staat jullie account in een andere regio, laat dat dan weten bij het inrichten, dan kijken we daar samen naar.
Kan de assistent een deal van fase veranderen?
Alleen als je bijwerken hebt aangezet. Staat het aan, dan laat de assistent eerst zien om welke deal het gaat en naar welke fase hij hem wil zetten, en pas na jouw akkoord verandert er iets. Hij werkt daarbij met de fases die in jullie pipeline bestaan, niet met een eigen indeling.
Hoe voorkomen we dubbele leads?
De assistent zoekt eerst of de persoon of het bedrijf al bekend is voordat hij iets vastlegt, en hij kijkt daarbij naar e-mailadres, telefoonnummer en naam. Vindt hij een treffer, dan gebruikt hij dat record. Twijfelt hij, dan legt hij de keuze aan jou voor in plaats van een tweede lead aan te maken.
Wat kost een Zoho CRM-koppeling?
De koppeling hoort bij het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal modules, de hoeveelheid eigen velden in jullie inrichting, of de assistent ook mag bijwerken en welke rollen hem krijgen. Dat maken we in een kort gesprek concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
Als de toestemming in Zoho geregeld is, is het aanzetten een kwestie van minuten. De tijd gaat vooral zitten in de keuze welke modules meedoen en of vastleggen en bijwerken aan mogen. Daarna kan het team dezelfde dag vragen stellen.