Copernica koppelen aan AI: databases, profielen en subprofielen in gewone taal
Copernica is aan AI te koppelen. De assistent kijkt eerst welke marketingdatabases er zijn en hoe ze zijn ingericht, voegt daarna een profiel toe of werkt een bestaand profiel bij. Hij kan ook een mailing versturen, en dat is het zwaarste wat deze koppeling kan: een mailing gaat in één keer naar een hele doelgroep en is niet terug te halen, dus dat gebeurt alleen op expliciet verzoek en na bevestiging van de doelgroep.
Wat de assistent in Copernica doet
Zien welke databases er zijn
De beschikbare marketingdatabases opvragen met de velden die erin zitten. Dat is niet alleen een eerste stap voor de assistent, het levert ook meteen een overzicht op voor iedereen die zich afvraagt wat er eigenlijk is vastgelegd.
Een profiel toevoegen
Een nieuw profiel vastleggen in de juiste database, in de velden die daar bestaan. Omdat de assistent eerst de inrichting leest, komt een adres of een voorkeur in het vakje terecht waar jullie hem ook zouden zetten.
Een profiel bijwerken
De gegevens van een bestaand profiel aanpassen, bijvoorbeeld een gewijzigd adres of een andere voorkeur. Dat is een echte wijziging in het marketingbestand, dus de assistent laat zien wat hij wil veranderen voordat hij het doet.
Een mailing versturen
Een e-mailcampagne uit laten gaan naar een doelgroep in de database. Dit is onomkeerbaar en raakt in één keer veel mensen, dus het gebeurt alleen op expliciet verzoek en pas nadat de doelgroep en de mailing zijn bevestigd.
Waar Copernica-klanten dit inzetten
Retail
- Situatie
- Een klant belt met de vraag waarom zij de aanbiedingsmail van haar eigen vestiging niet krijgt.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het profiel op, kijkt hoe het vestigingsveld in die database is ingevuld en meldt wat er niet klopt.
- Resultaat
- De medewerker kan het ter plekke uitleggen en zo nodig laten corrigeren, zonder een collega van marketing te storen.
Gemeente
- Situatie
- Een inwoner wil zich uitschrijven voor de ene nieuwsbrief maar de andere blijven ontvangen.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt het profiel op, laat de voorkeuren zien zoals ze in de database staan en past op verzoek de juiste voorkeur aan.
- Resultaat
- Een verzoek dat anders een week bleef liggen, is binnen het telefoongesprek afgehandeld.
Groothandel
- Situatie
- Een accountmanager wil weten wat een klant de afgelopen periode heeft besteld voordat hij langsgaat.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt het profiel op met de subprofielen die eronder hangen en vat de bestellingen samen.
- Resultaat
- Voorbereiding in een paar zinnen in plaats van een uitdraai die iemand handmatig moet maken.
Goede doelen
- Situatie
- Een campagne moet de deur uit en de coördinator wil zeker weten dat hij de juiste doelgroep te pakken heeft.
- Wat de agent doet
- De assistent toont om welke groep het gaat en om welke mailing, en verstuurt pas nadat de coördinator dat bevestigt.
- Resultaat
- De verzending gaat bewust de deur uit, met een vastgelegd moment waarop iemand akkoord gaf.
Verbinden met Copernica
-
1
Koppelen via het platform
Een beheerder geeft IntraGPT toegang tot het Copernica-account en zet de koppeling aan. Die toegang is op elk moment in te trekken, en dan stopt de koppeling meteen.
-
2
Rechten instellen
Je bepaalt welke databases meedoen, welke rollen mogen raadplegen en bijwerken, en of versturen überhaupt aan mag staan. Veel organisaties laten dat laatste bewust uit en houden het verzenden in Copernica zelf.
-
3
De assistent gebruiken
Daarna stel je je vraag in gewone taal: staat deze klant erin, wat is er van hem vastgelegd, werk dit adres bij. De assistent kijkt eerst naar de inrichting van de database en handelt dan pas.
-
4
Meekijken in het logboek
Elke raadpleging, elke wijziging en elke verzending komt in het logboek. Bij een verstuurde mailing is terug te vinden om welke doelgroep het ging, wanneer het gebeurde en wie akkoord gaf.
Versturen gaat in één keer naar veel mensen
Een mailing in Copernica is geen bericht aan één persoon maar aan een hele doelgroep, en hij is niet terug te halen. Dat maakt dit het onderdeel waar de afspraken het strakst moeten zijn.
Waar de data staat: Nederland
Een mailing is niet terug te halen
De assistent verstuurt nooit uit zichzelf. Hij noemt eerst de mailing en de doelgroep, wacht op een expliciete bevestiging en legt vast wie die gaf. Wil je dit risico helemaal niet, dan laat je het versturen uit.
Eerst de inrichting lezen
Omdat de velden per database anders zijn ingericht, kijkt de assistent eerst hoe die van jullie eruitziet. Dat voorkomt dat gegevens in een veld belanden waar ze niet horen en later een verkeerde selectie opleveren.
Wie erbij kan, bepaalt u
Raadplegen, bijwerken en versturen zijn drie verschillende rechten en die hoeven niet bij dezelfde mensen te liggen. Een medewerker aan de telefoon heeft genoeg aan raadplegen.
Verwerking op een eigen server
De gegevens uit de marketingdatabase worden verwerkt op een eigen server in Nederland met open-weight modellen. Er wordt niets van gebruikt om een model te trainen.
Vragen over de Copernica-koppeling
Kan ik Copernica koppelen aan ChatGPT?
Dat zou betekenen dat een publieke dienst toegang krijgt tot een marketingdatabase met persoonsgegevens en tot de mogelijkheid om campagnes te versturen. Voor een organisatie is dat niet te verantwoorden. IntraGPT koppelt Copernica binnen jullie eigen omgeving, met rechten per rol, een logboek per handeling en verwerking op een eigen server.
Werkt IntraGPT met Copernica?
Ja. Copernica staat in de connectorcatalogus en is bij klanten in gebruik. De assistent kan de databases raadplegen, profielen toevoegen en bijwerken en, als u dat aanzet, een mailing versturen.
Wat is een subprofiel precies?
Een subprofiel is een gegeven dat onder een profiel hangt en dat vaker kan voorkomen. Bij een klant zijn dat bijvoorbeeld de losse bestellingen, bij een deelnemer de inschrijvingen per bijeenkomst. Zo blijft een profiel één persoon, terwijl alles wat die persoon heeft gedaan er netjes onder hangt. Dat is precies wat Copernica anders maakt dan een platte adreslijst.
Waarom kijkt de assistent eerst hoe de database is ingericht?
Omdat de velden bij elke Copernica-klant anders heten en anders bedoeld zijn. Wat hier een veld voor de vestiging is, is elders een veld voor een voorkeur. Zonder die stap zou de assistent een waarde in het verkeerde veld kunnen zetten, en dat merk je pas als er een selectie misgaat. De extra stap kost een tel en voorkomt dat soort fouten.
Kan de assistent echt een mailing versturen?
Ja, als u dat aanzet. Het gaat dan om een echte campagne naar een echte doelgroep, en die is na verzending niet meer terug te halen. Daarom noemt de assistent eerst welke mailing en welke doelgroep hij op het oog heeft en wacht hij op bevestiging. Veel organisaties kiezen ervoor om alleen te raadplegen en te schrijven, en het verzenden in Copernica zelf te houden.
Hoe weet ik zeker dat de juiste doelgroep wordt gekozen?
Doordat de assistent de doelgroep benoemt voordat er iets uitgaat, in de termen van uw eigen database. U ziet dus om welke selectie het gaat en hoeveel mensen daarin zitten voordat u akkoord geeft. Wat er daarna is verstuurd en op wiens akkoord staat in het logboek, zodat het achteraf ook te controleren is.
Wat kost een Copernica-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Het werk wordt bepaald door het aantal databases, hoe afwijkend die zijn ingericht, en of er naast raadplegen ook geschreven en verstuurd mag worden. Het Copernica-abonnement loopt gewoon door.
Hoe lang duurt het inrichten?
De koppeling staat snel en een eerste vraag over de databases is dezelfde dag te testen. De doorlooptijd zit in het doornemen van de inrichting: welke velden betekenen wat, welke databases doen mee en wie mag straks iets laten versturen.