Dropbox koppelen aan AI: weten wat er in een map staat zonder hem open te klikken
Dropbox is aan AI te koppelen. De assistent kan in een map kijken en vertellen wat erin staat, een bestand terugvinden, een deellink maken en een bestand verplaatsen of hernoemen. De laatste twee merken collega's meteen, dus die gebeuren alleen op verzoek en met een bevestiging vooraf. In zijn antwoord noemt de assistent altijd de map waar iets staat.
Vier dingen die de assistent in Dropbox doet
In een map kijken
De assistent vertelt wat er in een map staat, en als je dat wilt ook wat er in de mappen daaronder zit. Zo krijg je een beeld van een map zonder hem zelf open te klikken.
Een bestand terugvinden
Weet je nog ongeveer waar het over ging, dan zoekt de assistent het bestand of de map op. Een objectnummer, een leveranciersnaam of een maand is meestal genoeg om er direct uit te komen.
Een deellink maken
Met een deellink kan iedereen die de link heeft bij dat bestand of die map. Dat is bedrijfsdata die naar buiten gaat, dus de assistent maakt zo'n link pas na een expliciet verzoek en vertelt erbij wat hij deelt.
Verplaatsen of hernoemen
Een bestand of map kan naar een andere plek of een andere naam krijgen. Het hele team ziet dat meteen in zijn eigen Dropbox, dus de assistent laat eerst zien wat hij van plan is.
Zeggen waar iets vandaan komt
In elk antwoord staat in welke map het bestand zit waar de assistent het over heeft. Zo kun je zelf nakijken of het klopt en weet je waar je het later terugvindt.
Waar teams tijd verliezen
Vastgoed
- Situatie
- Voor een bezichtiging is materiaal van een object nodig, maar de fotoseries staan verspreid over mappen van verschillende jaren.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt op het objectnummer en somt op wat er in de map staat die daar het beste bij past.
- Resultaat
- Het materiaal is compleet voordat de afspraak begint, zonder rondvraag in het team.
Retail
- Situatie
- Een leverancier levert elk seizoen productbeelden en documentatie aan, en niemand weet zeker of de nieuwste set er al bij staat.
- Wat de agent doet
- De assistent kijkt in de map van die leverancier en meldt wat er staat en wat er ontbreekt.
- Resultaat
- Ontbrekend materiaal wordt opgemerkt op het moment dat het nog op te vragen is.
Marketing
- Situatie
- Een externe partij vraagt om een aanlevering, en het overzetten naar een tijdelijke dienst is elke keer weer gedoe.
- Wat de agent doet
- Na akkoord maakt de assistent een deellink naar het juiste bestand en meldt wat hij precies heeft gedeeld.
- Resultaat
- De link staat in het gesprek en het is vastgelegd wat er de deur uit is gegaan.
Backoffice
- Situatie
- Aangeleverde bestanden komen in een verzamelmap terecht en moeten daarna naar de map van het juiste project.
- Wat de agent doet
- Op verzoek verplaatst de assistent een bestand naar de opgegeven map en bevestigt daarna wat er is verplaatst.
- Resultaat
- De verzamelmap blijft werkbaar en bestanden staan waar collega's ze zoeken.
In gebruik nemen zonder verrassingen
-
1
Toegang regelen
Jullie geven IntraGPT toegang tot Dropbox en kunnen die toestemming ook zelf weer intrekken. Er komt geen wachtwoord van een medewerker in het platform.
-
2
Bepalen wat mag
In een map kijken en zoeken zijn leeshandelingen. Een deellink maken en verplaatsen zet je apart aan. Wat uit staat, kan de assistent niet.
-
3
Wat de assistent voor zich krijgt
De mappen en bestanden die bij de vraag horen, niet de hele opslag. Bij te veel resultaten vraagt hij eerst welke map je bedoelt.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke vraag en elke handeling komt in het logboek. Een deellink of een verplaatsing is daardoor achteraf terug te vinden.
Een deellink gaat de deur uit
Het verschil tussen in een map kijken en een deellink aanmaken is groot: het eerste blijft binnen, het tweede gaat naar buiten. De koppeling behandelt ze dan ook niet hetzelfde.
Waar de data staat: Nederland
Toegang blijft van jullie
De verbinding werkt met toestemming die jullie zelf geven en zelf kunnen intrekken. Daarna kan de assistent niets meer in Dropbox, zonder dat er iets aangepast hoeft te worden.
Delen met vermelding
Maakt de assistent een deellink, dan staat in zijn antwoord wat hij precies heeft gedeeld. Iedereen met die link kan erbij, en juist daarom mag dit alleen na een expliciet verzoek.
Verplaatsen is zichtbaar
Een verplaatsing of een nieuwe naam merken collega's meteen in hun eigen Dropbox. De assistent bevestigt daarom vooraf wat hij gaat doen, en de handeling wordt vastgelegd.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Wat de assistent in jullie Dropbox te zien krijgt, gaat niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en wordt nergens voor training gebruikt.
Vragen over de Dropbox-koppeling
Kan ik Dropbox koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen beheerde verbinding met de Dropbox van jullie organisatie. IntraGPT koppelt Dropbox met toestemming die jullie zelf geven en intrekken, met mogelijkheden die je per stuk aanzet, een vastlegging van elke handeling en een model dat op een eigen server draait.
Werkt IntraGPT met Dropbox?
Ja. Dropbox hoort bij de systemen die IntraGPT standaard koppelt: in een map kijken, een bestand terugvinden, een deellink maken en een bestand verplaatsen of hernoemen.
Wie kan er bij een deellink?
Iedereen die de link heeft. Dat is precies waarom de assistent er alleen een maakt als er expliciet om gevraagd wordt, en er daarna bij vertelt wat hij heeft gedeeld. Wil je dat risico niet lopen, dan laat je deze mogelijkheid uit staan en blijft de koppeling puur om dingen op te zoeken.
Wat als het verkeerde bestand wordt verplaatst?
De assistent laat eerst zien wat hij van plan is en wacht op akkoord, en na afloop meldt hij wat er precies is verplaatst. Gaat er toch iets mis, dan is in het logboek terug te vinden wat er verplaatst is en waarheen, zodat het te herstellen is. Wil je dit helemaal niet, dan zet je deze mogelijkheid niet aan.
Kan de assistent bestanden weggooien?
Nee. Verwijderen hoort niet bij wat hij kan. Er kan dus niets uit Dropbox verdwijnen door een gesprek met de AI. Het ingrijpendste wat hij kan is een bestand op een andere plek zetten, en dat is terug te draaien.
Kunnen we beginnen met alleen kijken en zoeken?
Ja, en dat is een verstandige start. In de eerste weken merkt het team dat vragen sneller beantwoord worden, zonder dat er iets in de opslag verandert. Bevalt het, dan kun je daarna besluiten of delen en verplaatsen erbij mogen.
Wat kost een Dropbox-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is hoeveel mappen meegaan, of er naast kijken ook gedeeld en verplaatst mag worden en welke rollen de assistent mogen gebruiken. Dat maken we in het eerste gesprek concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
Zodra de toegang geregeld is, staat de koppeling in minuten. De doorlooptijd zit meestal in de interne afspraak welke mappen erbij horen en of de handelingen die iets veranderen aan mogen.