Google Drive koppelen aan AI: het juiste bestand vinden zonder door mappen te klikken
Google Drive is aan AI te koppelen. De assistent zoekt het bestand op dat iemand bedoelt, zegt erbij welk bestand dat is en wanneer het voor het laatst is gewijzigd, en kan een map aanmaken op de plek die jullie aanwijzen. Een bestand delen kan ook, maar dat is een handeling naar buiten: die gebeurt alleen op expliciet verzoek en met vermelding van met wie er gedeeld is en met welke rechten.
Zoeken, ordenen en delen in Drive
Het juiste bestand opzoeken
Je noemt waar het over ging en de assistent zoekt het bestand op in Drive. Onderscheidende woorden werken het beste: een klantnaam, een projectnummer, een jaartal.
De nieuwste versie eruit halen
Staan er meerdere bestanden met bijna dezelfde naam, dan kijkt de assistent wat het laatst is bijgewerkt en noemt hij welke versie hij heeft gepakt.
Bevestigen dat het klopt
Van een gevonden bestand noemt de assistent de naam, het soort bestand, de eigenaar en wanneer het voor het laatst is gewijzigd. Zo weet je of dit inderdaad het document is dat je bedoelde.
Een map aanmaken
De assistent maakt een nieuwe map aan op de plek die jullie aanwijzen, met de naam die je opgeeft. Handig bij de start van een project, zodat de structuur meteen klopt in plaats van achteraf.
Een bestand delen
Delen betekent dat er iemand bij een bedrijfsdocument komt. De assistent doet dat pas na een expliciet verzoek en meldt in zijn antwoord met wie hij heeft gedeeld en met welke rechten.
Wat het scheelt in een werkdag
HR en recruitment
- Situatie
- Een recruiter heeft een sjabloon nodig voor een arbeidsovereenkomst, maar er staan drie versies met bijna dezelfde naam in Drive.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het sjabloon op, kijkt welke versie het laatst is bijgewerkt en noemt die erbij.
- Resultaat
- Er wordt gewerkt met de actuele versie in plaats van met een sjabloon uit een vorig jaar.
Onderwijs en onderzoek
- Situatie
- Een docent weet dat er materiaal bestaat over een onderwerp, maar niet wie het waar heeft neergezet.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt binnen de map van de opleiding en komt terug met de presentaties en documenten die erbij passen.
- Resultaat
- Materiaal dat er al was wordt hergebruikt, in plaats van voor de derde keer gemaakt.
Projectteam
- Situatie
- Bij elke nieuwe klus maakt iemand met de hand dezelfde mappen aan, en niet iedereen doet dat op dezelfde manier.
- Wat de agent doet
- De assistent maakt de projectmap aan op de afgesproken plek, met de naam die jullie hanteren.
- Resultaat
- De structuur is vanaf dag één gelijk, zodat zoeken later ook werkt.
Financiële administratie
- Situatie
- De accountant vraagt om een document en iemand moet uitzoeken welk bestand precies bedoeld wordt en hoe hij het krijgt.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het document op, laat zien welk bestand het is en deelt het pas na akkoord met het opgegeven adres en de gevraagde rechten.
- Resultaat
- Het juiste bestand staat bij de juiste persoon, en er is vastgelegd wie het heeft gedeeld.
Aanzetten, afbakenen, gebruiken
-
1
Toestemming geven
Jullie geven IntraGPT toegang tot Drive. Er komt geen wachtwoord van een medewerker in het platform en de toestemming kunnen jullie zelf weer intrekken.
-
2
Kiezen wat er open mag
Opzoeken staat standaard aan. Een map aanmaken en een bestand delen zijn losse mogelijkheden die je aan of uit zet. Staat delen uit, dan kan de assistent het niet, ook niet als iemand erom vraagt.
-
3
Wat de assistent ziet
De bestanden en mappen die bij de vraag horen, en niet meer dan dat. In het antwoord staat altijd om welk bestand het gaat.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke vraag en elke handeling komt in het logboek. Bij een gedeeld bestand is dus terug te vinden wanneer dat gebeurde, met wie en met welke rechten.
Delen is een handeling naar buiten
Iets opzoeken in Drive blijft binnen de organisatie, iemand toegang geven tot een bedrijfsdocument niet. De koppeling behandelt die twee daarom heel verschillend.
Waar de data staat: Nederland
Toestemming die jullie geven
De verbinding loopt op toestemming die jullie zelf verlenen. Trekken jullie hem in, dan stopt de toegang direct, zonder dat er iets in de koppeling gewijzigd hoeft te worden.
Delen alleen op verzoek
De assistent deelt nooit uit eigen beweging. Hij doet het na een expliciet verzoek, benoemt met wie en met welke rechten, en laat dat in zijn antwoord staan.
Per rol bepaald
Je legt vast welke rollen de Drive-assistent mogen gebruiken. Een assistent voor de klantenservice hoeft niet in de mappen van de directie te kunnen zoeken.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Wat er in jullie documenten staat gaat niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en wordt nergens voor training gebruikt.
Vragen over Drive en de assistent
Kan ik Google Drive koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT kan een bestand verwerken dat je zelf uploadt, maar dat is iets anders dan een beheerde verbinding met de Drive van de organisatie. IntraGPT koppelt Drive met toestemming die jullie zelf geven en intrekken, met mogelijkheden die je per stuk aan of uit zet en een model dat op een eigen server draait.
Werkt IntraGPT met Google Drive?
Ja. Google Drive hoort bij de systemen die IntraGPT standaard koppelt: bestanden opzoeken, zien welk bestand het is en wanneer het is gewijzigd, een map aanmaken en een bestand delen.
Ziet de assistent alles wat er in Drive staat?
Nee, alleen wat binnen het afgesproken bereik valt en wat bij de vraag hoort. Mappen die er niet in zitten bestaan voor de assistent niet, ook niet als iemand ernaar vraagt. Bovendien bepaal je per rol wie met deze assistent mag werken.
Kan de assistent per ongeluk iets met de verkeerde persoon delen?
Delen is een aparte mogelijkheid die je uit kunt laten staan. Staat hij aan, dan deelt de assistent pas na een expliciet verzoek en schrijft hij in zijn antwoord met wie hij heeft gedeeld en welke rechten die persoon krijgt. Elke deelhandeling wordt vastgelegd, dus achteraf is het na te gaan en terug te draaien.
Kan de assistent bestanden weggooien of verplaatsen?
Nee. Hij kan opzoeken, laten zien welk bestand het is, een map aanmaken en delen. Bestanden verwijderen, hernoemen of naar een andere map slepen hoort er niet bij, dus dat kan ook niet per ongeluk gebeuren.
Wat helpt de assistent om iets snel te vinden?
Noem een woord dat in de naam van het bestand staat, of de map waar het ongeveer in hoort. Een klantnaam, een projectnummer of een jaartal is genoeg. Hoe herkenbaarder jullie bestanden heten, hoe beter dit werkt, en dat geldt voor mensen net zo goed als voor de assistent.
Wat kost een Google Drive-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is hoeveel mappen en gedeelde drives meegaan, of er naast opzoeken ook gedeeld en aangemaakt mag worden en hoe de rollen verdeeld zijn. Dat rekenen we in het eerste gesprek door.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het aanzetten is een kwestie van minuten zodra duidelijk is wie de toestemming mag geven. De doorlooptijd zit meestal in de afspraak welke mappen meegaan en of de assistent ook mag delen.