Netwerkmap koppelen aan AI: duizenden mappen weer doorzoekbaar
De netwerkmap op jullie eigen fileserver is aan AI te koppelen. De assistent kan de mapstructuur verkennen, een document terugvinden op woorden uit de naam en het gevonden bestand openen en lezen, live van de server. Daarnaast worden bestanden naar de kennisbank gesynchroniseerd, zodat inhoudelijke vragen ook zonder een zoektocht beantwoord worden. De koppeling leest alleen: er verandert niets op de fileserver.
Zo werkt de assistent zich door de fileserver
Eerst kijken hoe het is ingedeeld
Bij een onbekende vraag begint de assistent met een overzicht van de mappen: welke er zijn en waar de meeste bestanden zitten. Is de structuur diep, dan zoomt hij in op de map die het beste past.
Zoeken op woorden uit de naam
Korte, onderscheidende woorden werken het beste: een klantnaam, een projectnummer, een jaartal, een onderwerp. Noem je meerdere woorden, dan moeten ze allemaal voorkomen, zodat de lijst met treffers kort blijft.
De zoekvraag afbakenen
Het zoeken kan beperkt worden tot één map, tot een bepaald soort bestand of tot documenten van na een bepaalde datum. Bij te veel treffers laat de assistent zien in welke mappen ze zitten en zoekt hij verder in de map die klopt.
Wat is er nieuw of gewijzigd
Voor vragen als wat is hier onlangs bijgekomen of welke versie is de laatste, kijkt de assistent naar wat er recent is aangepast. Ook de inhoud van één bekende map kan hij gewoon opsommen.
Het document zelf lezen
Is het juiste bestand gevonden, dan opent de assistent het en leest hij de inhoud, rechtstreeks van de fileserver. Lange documenten komen in delen, zodat hij niet meer binnenhaalt dan de vraag nodig heeft.
Ook in de kennisbank
Naast het live kijken worden bestanden gesynchroniseerd naar de kennisbank. Inhoudelijke vragen die over meerdere documenten gaan, beantwoordt de assistent daaruit, met vermelding van het bestand.
Vragen die nu bij een collega belanden
Industrie en productie
- Situatie
- Een monteur zoekt de laatste tekening of handleiding van een machine, maar er staan mappen per bouwjaar met vergelijkbare namen.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt op het machinenummer, kijkt welke bestanden het recentst zijn en opent het document dat erbij hoort.
- Resultaat
- Het juiste document staat er binnen een minuut, ook als de collega die de mappen kent vrij is.
Zorg
- Situatie
- Een teamleider wil weten welke versie van een protocol nu geldt, terwijl er op de schijf meerdere versies naast elkaar staan.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt binnen de protocollenmap, kijkt wat het laatst is gewijzigd en leest het document.
- Resultaat
- Het antwoord komt uit het document dat nu geldt, met de bestandsnaam erbij om na te lezen.
Overheid en gemeenten
- Situatie
- Voor een dossier is een stuk nodig van een paar jaar terug, en niemand weet nog onder welke afdeling het destijds is opgeslagen.
- Wat de agent doet
- De assistent verkent de mapstructuur, zoekt op het onderwerp en laat zien in welke mappen treffers zitten.
- Resultaat
- Het stuk komt boven zonder dat iemand de hele schijf hoeft af te lopen.
Backoffice
- Situatie
- Bij de start van de week wil een afdeling weten welke documenten er sinds vorige week zijn bijgekomen in de gedeelde map.
- Wat de agent doet
- De assistent kijkt wat er recent is toegevoegd of gewijzigd en vat samen waar het over gaat.
- Resultaat
- Niemand hoeft handmatig op wijzigingsdatum te sorteren om bij te blijven.
Toegang, bereik en dagelijks gebruik
-
1
Een eigen serviceaccount
Jullie beheerder maakt een account op de fileserver met leesrechten op de mappen die mee mogen. Wat dat account niet mag zien, bestaat voor de assistent niet.
-
2
De beginmap bepaalt het bereik
Je wijst aan waar de koppeling begint. Alles daarbuiten blijft buiten beeld, dus vertrouwelijke mappen laat je er gewoon niet in.
-
3
Wat de assistent ziet
De namen van mappen en bestanden binnen dat bereik, en de inhoud van het document dat hij opent. Hij leest geen bestanden die hij niet nodig heeft.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke vraag en elk geopend document komt in het logboek, met de map waar het vandaan kwam. Zo is achteraf te zien wat er is geraadpleegd.
De fileserver blijft van jullie
De netwerkschijf is vaak het meest gevoelige wat een organisatie heeft, juist omdat er jaren aan documenten op staan. De koppeling is zo opgezet dat er niets verandert en niets weggaat.
Waar de data staat: Nederland
Alleen lezen
De koppeling leest: verkennen, zoeken en een document openen. Er is geen manier waarop de assistent een bestand aanpast, verplaatst of verwijdert op de fileserver.
Rechten van jullie eigen account
De toegang loopt via een account dat jullie beheerder zelf aanmaakt en zelf weer uitschakelt. De rechten van dat account bepalen precies hoever de assistent komt.
Niet elke assistent krijgt de schijf
Je bepaalt welke assistenten en welke rollen deze bron mogen gebruiken. Een assistent voor de klantenservice kan bij de handleidingen zonder bij de personeelsmappen te komen.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De documenten van de fileserver gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Vragen over de netwerkmap-koppeling
Kan ik een netwerkmap koppelen aan ChatGPT?
Nee. ChatGPT komt niet bij een fileserver die binnen jullie eigen netwerk staat, en documenten daaruit uploaden naar een publieke chatbot is voor de meeste organisaties uitgesloten. IntraGPT koppelt de netwerkmap met een account dat jullie zelf beheren, binnen een bereik dat jullie kiezen, en draait op een eigen server.
Werkt IntraGPT met een Windows-share of fileserver?
Ja. De netwerkmap hoort bij de systemen die IntraGPT standaard koppelt: de mapstructuur verkennen, zoeken op bestandsnaam, kijken wat er nieuw is en een gevonden document openen en lezen.
Wanneer gebruiken we de kennisbank en wanneer deze koppeling?
Voor inhoudelijke vragen waarvan de documenten al in de kennisbank staan is de kennisbank sneller, want dan zoekt de assistent in de inhoud van meerdere documenten tegelijk. Deze koppeling pak je als een bestand nieuw of net gewijzigd kan zijn, als je een specifiek document bij naam zoekt, of als je wilt weten hoe de mappen zijn ingedeeld. In de praktijk gebruiken de meeste organisaties allebei.
Kan de assistent zoeken op wat er in een document staat?
Bij het zoeken op de fileserver niet: dat gaat over de namen van mappen en bestanden. Pas als hij een document opent, leest hij de inhoud ervan. Voor vragen die dwars door de inhoud van veel documenten heen gaan is de kennisbank bedoeld, waar de bestanden naartoe worden gesynchroniseerd.
Kan er iets kwijtraken of veranderen op onze schijf?
Nee. Deze koppeling leest alleen. De assistent kan geen bestand opslaan, hernoemen, verplaatsen of verwijderen, ook niet als iemand hem dat vraagt. Het enige wat hij doet is kijken en lezen binnen de mappen die jullie hebben aangewezen.
Moet ik het pad precies intikken zoals in Windows?
Nee. Je mag de map gewoon noemen zoals je hem kent, ook als je hem uit de verkenner overneemt. De assistent zoekt de bijbehorende map op binnen het afgesproken bereik en zegt in zijn antwoord uit welke map het document komt.
Wat kost een koppeling met de netwerkmap?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is de omvang van de schijf, welke mappen meegaan, hoeveel er naar de kennisbank moet en hoe de rechten verdeeld zijn. Dat rekenen we in het eerste gesprek door.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het account en het bereik zijn een kwestie van een kort overleg met jullie systeembeheerder. Daarna bepaalt de omvang van de schijf hoe lang de eerste synchronisatie loopt; zoeken en lezen werken al terwijl dat nog bezig is.