e-Boekhouden.nl koppelen aan AI: boekingen opzoeken zonder de administratie in te duiken
e-Boekhouden.nl is aan AI te koppelen. De assistent zoekt boekingen op per periode en per grootboekrekening, pakt het rekeningschema erbij en kijkt in de relaties wie klant of leverancier is. Een vraag over wat er vorige maand op een kostenpost staat, krijgt daarmee antwoord in het gesprek zelf. Een boeking klaarzetten kan ook, maar alleen als je die mogelijkheid bewust aanzet.
Wat de assistent in e-Boekhouden.nl opzoekt
Boekingen over een periode
De assistent zoekt de boekingen van een maand of een kwartaal op, desgewenst beperkt tot één grootboekrekening, en vat ze samen met datum, omschrijving en bedrag.
Het rekeningschema erbij
Hij weet welke grootboekrekeningen er in jullie administratie bestaan en hoe ze heten. Daardoor komt een vraag over een kostenpost of een omzetrekening op de rekening terecht die jullie er zelf voor gebruiken.
Klanten en leveranciers
De relaties uit de administratie zijn op te zoeken, bijvoorbeeld om te controleren of een partij al bestaat voordat iemand hem opnieuw aanmaakt.
Een boeking klaarzetten
De assistent kan een boeking opstellen met datum, omschrijving en de bijbehorende regels. Dat is een echte mutatie in de administratie met fiscale gevolgen, dus hij legt eerst voor wat hij wil boeken en wacht op akkoord.
Nooit de hele administratie
Elke vraag wordt begrensd tot de periode en de rekening waar het over gaat. Er is geen manier om in één keer de complete boekhouding op te vragen.
Situaties waarin dit werk scheelt
Zzp en kleinbedrijf
- Situatie
- De ondernemer wil weten wat er dit kwartaal aan een bepaalde kostenpost is uitgegeven, maar heeft geen zin om de boekhouding in te duiken.
- Wat de agent doet
- De assistent kiest de juiste grootboekrekening en loopt de boekingen van dat kwartaal langs.
- Resultaat
- Een antwoord met de bijbehorende regels erbij, in dezelfde minuut waarin de vraag gesteld wordt.
Administratiekantoor
- Situatie
- Bij het voorbereiden van de aangifte moet duidelijk zijn welke boekingen in een periode op een rekening staan en of er iets vreemds tussen zit.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de boekingen per rekening en periode op een rij met datum, omschrijving en bedrag.
- Resultaat
- Een werklijst waarmee de boekhouder gericht kan controleren in plaats van eerst alles te moeten scannen.
Inkoop
- Situatie
- Er komt een factuur binnen van een partij waarvan niemand zeker weet of die al als leverancier bekend is.
- Wat de agent doet
- De assistent kijkt in de relaties en meldt of de partij bestaat en onder welke code.
- Resultaat
- Geen dubbele relaties in de administratie en geen zoekwerk vooraf.
Directie
- Situatie
- Iemand wil per maand zien hoe een omzetrekening zich ontwikkelt, zonder een rapportage te bouwen.
- Wat de agent doet
- De assistent loopt de maanden een voor een langs op die rekening en zet de uitkomsten onder elkaar.
- Resultaat
- Een beeld van het verloop met de boekingen die eronder liggen, direct navraagbaar.
Van verbinding tot eerste boeking
-
1
Verbinding met jullie administratie
Jullie geven vanuit e-Boekhouden.nl zelf toegang af voor de administratie die gekoppeld wordt. Die toegang is van jullie en kan er ook weer af, zonder dat wij er iets voor hoeven te doen.
-
2
Lezen standaard, boeken apart
Opzoeken in boekingen, grootboek en relaties staat meteen aan. Het klaarzetten van een boeking is een aparte keuze die uit blijft tot jullie hem bewust aanzetten.
-
3
Wie de boekhoudassistent mag gebruiken
Je bepaalt welke rollen of afdelingen bij deze assistent kunnen. De rest van de organisatie ziet hem niet, ook niet als ze erom vragen.
-
4
Meekijken via het logboek
Elke actie komt in het logboek. Bij een klaargezette boeking is dus terug te vinden wie erom vroeg en wat er precies in de administratie kwam te staan.
Een boeking heeft fiscale gevolgen
Een administratie is niet alleen gevoelig, hij is ook bindend: wat erin staat gaat mee naar de aangifte. De koppeling is daarom voorzichtig ingericht aan de schrijfkant.
Waar de data staat: Nederland
Boeken pas na akkoord
Voordat er een mutatie in de administratie komt, laat de assistent de datum, het bedrag, de btw en de tegenrekening zien. Pas als iemand daar ja op zegt, gaat de boeking door.
De toegang blijft van jullie
De verbinding loopt op een sleutel die jullie zelf uitgeven en zelf kunnen intrekken. Er wordt geen inlogaccount van een medewerker gebruikt.
Niet voor iedere gebruiker
Je bepaalt welke rollen de boekhoudassistent mogen aanroepen. Een algemene assistent voor de werkvloer krijgt de financiële mogelijkheden niet.
Op een eigen server
Het taalmodel draait op een eigen server in Nederland. De cijfers uit jullie boekhouding gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Veelgestelde vragen over e-Boekhouden.nl en AI
Kan ik e-Boekhouden.nl koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met e-Boekhouden.nl, en een boekhouding in een publieke chatbot plakken is onverstandig. IntraGPT werkt als een chat, maar dan met een koppeling die op jullie eigen administratie is vastgezet. Elke vraag blijft binnen de periode en de rekening waar het over gaat, en elke actie komt in het logboek.
Werkt IntraGPT met e-Boekhouden.nl?
Ja, dit is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is. De assistent kijkt in de boekingen, het grootboek en de relaties van jullie administratie en kan desgewenst ook een boeking klaarzetten.
Wat kost een e-Boekhouden.nl-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal administraties, of er ook geboekt moet worden en welke rollen de assistent mogen gebruiken. In een kort gesprek maken we dat concreet voor jullie situatie.
Hoe lang duurt het inrichten?
Zodra de toegang geregeld is, is het aanzetten een kwestie van minuten. De doorlooptijd zit meestal in de afspraak wie die toegang afgeeft en of het boeken van mutaties toegestaan is. Het doornemen van jullie rekeningschema doen we in dezelfde sessie.
Kan de AI zelf boekingen doen in onze administratie?
Alleen als je die mogelijkheid aanzet. Staat hij aan, dan zet de assistent een boeking pas klaar na een expliciet verzoek en toont hij eerst de datum, de omschrijving en de regels. Omdat een boeking fiscale gevolgen heeft, blijft de controle op btw en tegenrekening bij een mens.
Wat gebeurt er als de assistent een grootboekrekening niet kent?
Dan kijkt hij in jullie rekeningschema in plaats van iets aan te nemen. De koppeling is expliciet zo bedoeld dat een rekening uit jullie eigen administratie komt. Bestaat de gevraagde rekening niet, dan zegt de assistent dat en boekt hij niets.
Kan ik een vraag stellen over een heel jaar tegelijk?
Dat kan, maar dan loopt de assistent het jaar in stukken langs en duurt het antwoord langer. Een vraag over twaalf maanden zonder rekening erbij levert bovendien zoveel regels op dat een samenvatting weinig zegt. Noem de grootboekrekening of kies een kortere periode, dan wordt het antwoord bruikbaar.
Zijn relaties en boekingen hetzelfde als debiteuren en facturen?
Niet helemaal, en dat is een veelgemaakte denkfout. Relaties zijn de klanten en leveranciers, boekingen zijn de mutaties op grootboekrekeningen. Een openstaande factuur zie je dus terug als boeking op een rekening, niet als een los factuurobject in deze koppeling.