SnelStart koppelen aan AI: relaties, facturen en grootboek in de chat
SnelStart is aan AI te koppelen. De assistent zoekt relaties op, dus zowel klanten als leveranciers, raadpleegt de verkoopfacturen en het rekeningschema, en kan op verzoek een nieuwe relatie aanmaken. Bij elk bedrag zegt hij erbij of het inclusief of exclusief btw is, want dat verschil bepaalt of een antwoord klopt.
Vier dingen die niemand meer hoeft op te zoeken
Relaties opzoeken
De relaties in SnelStart bevatten zowel klanten als leveranciers. De assistent zoekt op naam en laat de gegevens zien die bij die relatie horen, zodat iemand aan de telefoon meteen weet met wie hij te maken heeft.
Verkoopfacturen raadplegen
De assistent haalt de verkoopfacturen op die bij de vraag horen: van een bepaalde relatie of uit een bepaalde periode. Je krijgt een kort antwoord in plaats van een lijst waar je zelf nog doorheen moet.
Het rekeningschema raadplegen
Wil iemand weten op welke grootboekrekening iets hoort, dan noemt de assistent de rekening met haar omschrijving. Dat scheelt zoeken in een oude boeking en voorkomt dat er op gevoel geboekt wordt.
Een relatie aanmaken
Op verzoek legt de assistent een nieuwe klant of leverancier aan met naam, soort, e-mailadres, telefoonnummer en adres. Hij zoekt eerst of de relatie al bestaat, want dubbele relaties in een administratie zijn achteraf lastig op te ruimen.
Duidelijk over btw
Bij een factuurbedrag vermeldt de assistent of het inclusief of exclusief btw is. Zo kan niemand per ongeluk twee getallen met elkaar vergelijken die niet vergelijkbaar zijn.
Dagelijks werk dat hier korter van wordt
Binnendienst
- Situatie
- Een klant belt met een vraag over een eerdere order en de medewerker heeft geen toegang tot SnelStart.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de relatie op en laat de verkoopfacturen van die klant zien met hun datum en bedrag.
- Resultaat
- De vraag wordt beantwoord tijdens het gesprek, zonder tussenkomst van de administratie.
Administratie
- Situatie
- Bij het inboeken twijfelt iemand op welke grootboekrekening een kostenpost thuishoort.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de rekening in het rekeningschema op en noemt de omschrijving erbij.
- Resultaat
- Consistent boeken, ook als degene die het doet er nieuw is.
Sales
- Situatie
- Voor een offerte wil een verkoper weten wat deze klant eerder heeft afgenomen.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de verkoopfacturen van die relatie over de afgelopen periode op een rij.
- Resultaat
- Een offerte die aansluit bij wat er al loopt, in plaats van een gok.
Inkoop
- Situatie
- Een nieuwe leverancier moet in de administratie voordat er iets besteld kan worden.
- Wat de agent doet
- De assistent controleert of de leverancier al bestaat en legt hem anders aan met de juiste gegevens.
- Resultaat
- Geen dubbele relaties en geen wachttijd voordat de eerste bestelling eruit kan.
Sleutel, rechten en afspraken
-
1
De sleutel uitgeven
Jullie geven vanuit de eigen SnelStart-omgeving een sleutel uit waarmee de koppeling mag meekijken. Die sleutel blijft van jullie en is op elk moment weer in te trekken.
-
2
Kiezen wat er open gaat
Je bepaalt welke onderdelen de assistent mag raadplegen: relaties, verkoopfacturen, het rekeningschema, of een deel daarvan. Wat je dichtlaat is in een gesprek niet te bereiken.
-
3
Terugschrijven bewust aanzetten
Het aanmaken van een relatie staat los van het raadplegen. Schrijven in een boekhouding heeft gevolgen, dus die schakelaar zet je pas om als duidelijk is wie hem gebruikt en waarvoor.
-
4
Gebruikers aanwijzen en meekijken
Je wijst de rollen aan die de assistent mogen gebruiken, en elke actie komt in het logboek. Zo is bij een aangemaakte relatie terug te zien wanneer en op wiens verzoek dat gebeurde.
Schrijven in een boekhouding heeft fiscale gevolgen
Wat er in de administratie komt te staan, is later de onderbouwing van jullie aangifte. Daarom is terugschrijven hier een aparte, bewuste keuze en niet iets wat standaard aanstaat.
Waar de data staat: Nederland
Terugschrijven staat standaard uit
Raadplegen kan geen kwaad, een verkeerde relatie in de administratie wel. Het aanmaken van relaties zet je daarom apart aan, en de assistent doet het alleen op expliciet verzoek.
Een sleutel die jullie beheren
De koppeling werkt met een sleutel uit jullie eigen SnelStart-omgeving. Trek je hem in, dan stopt de koppeling direct. IntraGPT bewaart geen inloggegevens van de administratie.
Niet voor de hele organisatie
Je bepaalt welke rollen de boekhoudassistent mogen gebruiken. Wie die rol niet heeft, ziet de koppeling niet staan en kan er dus geen gegevens uit halen.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De gegevens uit SnelStart gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Wat klanten vragen over de SnelStart-koppeling
Kan ik SnelStart koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met SnelStart, en gegevens uit je administratie in een publieke chatbot plakken is geen goed idee. IntraGPT werkt als een chat maar kijkt rechtstreeks in jullie eigen administratie. De assistent haalt alleen op wat de vraag nodig heeft en elke actie komt in het logboek.
Werkt IntraGPT met SnelStart?
Ja. SnelStart is een van de boekhoudpakketten waar IntraGPT mee overweg kan: relaties, verkoopfacturen en het rekeningschema raadplegen, en op verzoek een relatie aanmaken. De verbinding loopt via de officiële koppelmogelijkheid van SnelStart met een sleutel die jullie zelf uitgeven.
Wat kost een SnelStart-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is welke onderdelen je wilt ontsluiten, of de assistent ook relaties mag aanmaken en welke rollen hem mogen gebruiken. In een eerste gesprek maken we dat concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
De sleutel uitgeven en de koppeling aanzetten kost weinig tijd. De doorlooptijd zit vooral in de afspraken eromheen: wie mag de assistent gebruiken en mag hij terugschrijven. Beperk je het tot raadplegen, dan kan het dezelfde dag werken.
Waarom zegt de assistent er altijd bij of een bedrag inclusief of exclusief btw is?
Omdat dat verschil bij SnelStart op meerdere plekken terugkomt en een antwoord anders zomaar naast de waarheid zit. Een totaal inclusief btw vergelijken met een totaal exclusief btw levert een verschil op dat nergens op slaat. Door het er standaard bij te zetten weet degene die het antwoord leest meteen wat hij voor zich heeft.
Kan de assistent ook een factuur aanmaken in SnelStart?
Nee. Verkoopfacturen kan hij raadplegen, niet opstellen. De enige plek waar hij iets kan toevoegen is de relatie, en ook dat alleen als je het aanzet. Wil je dat facturen wel via de assistent klaargezet worden, laat het weten, dan kijken we samen wat daarvoor nodig is.
Mag de assistent zelf relaties aanmaken?
Dat is een keuze die je als beheerder maakt. Zet je het uit, dan meldt de assistent dat een relatie ontbreekt en legt iemand hem zelf aan. Zet je het aan, dan zoekt hij eerst of de naam al bestaat en maakt hij de relatie pas aan na een expliciet verzoek, zodat er geen dubbele klanten in de administratie ontstaan.
Wat is het verschil met het exporteren naar Excel dat we nu doen?
Bij een export haal je meer op dan de vraag nodig heeft en staat het bestand daarna ergens buiten de administratie. De assistent haalt alleen de gegevens op die bij de vraag horen, geeft het antwoord in het gesprek en laat elke uitvraag in het logboek achter. Er ontstaat dus geen tweede versie van jullie cijfers op iemands laptop.