Gripp koppelen aan AI: lopend werk, relaties en facturatie in één gesprek
Gripp is aan AI te koppelen. De assistent zoekt lopende projecten op, haalt de relaties erbij die erbij horen en laat zien hoe de facturatie ervoor staat. Een offerte kan hij klaarzetten in Gripp, maar alleen wanneer iemand daar expliciet om vraagt. Vragen over lopend werk beantwoordt hij dus uit Gripp zelf, zonder dat iemand het systeem hoeft te openen.
Wat de assistent in Gripp opzoekt
Lopende projecten
De assistent zoekt op welke opdrachten er lopen en welke binnenkort aflopen, voor de periode die je noemt. Zo gaat een antwoord over actueel werk en niet over dossiers die allang zijn afgerond.
Relaties uit Gripp
Contactpersonen en bedrijven komen erbij als dat helpt: bij welke relatie hoort deze opdracht, welke opdrachten lopen er bij deze klant. De assistent zoekt de relatie op naam op.
De stand van de facturatie
Facturen komen met hun bedrag, datum en status terug. Daarmee beantwoordt de assistent vragen als wat er deze maand is gefactureerd en wat er nog openstaat bij welke relatie.
Een offerte klaarzetten
De assistent kan een nieuwe offerte aanmaken in Gripp. Hij doet dat pas na een expliciet verzoek en vat daarna samen wat er is klaargezet, zodat degene die hem verstuurt weet wat erin staat.
Altijd binnen een periode
Voor een vraag zonder tijdvak vraagt de assistent eerst welke periode of welke status je bedoelt. Een antwoord gaat daardoor over het werk van nu en niet over alles wat het bureau ooit heeft gedaan.
Situaties uit de bureaupraktijk
Bureau
- Situatie
- De projectleider begint de week en wil weten welke opdrachten nog lopen en welke deze maand aflopen.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de lopende opdrachten voor die periode op en zet ze op een rij per relatie.
- Resultaat
- Een overzicht in de chat, zonder dat iemand eerst een rapportage in Gripp hoeft samen te stellen.
Directie
- Situatie
- De eigenaar wil voor een gesprek met de accountant weten hoe de facturatie er deze maand voor staat.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de facturen van die maand op en laat zien wat verstuurd is en wat nog openstaat.
- Resultaat
- Een cijfer met de bron erbij en de mogelijkheid om meteen door te vragen per relatie.
Sales
- Situatie
- Een nieuwe aanvraag komt binnen van een relatie waarmee eerder is gewerkt, maar niemand weet meer wat er toen is afgesproken.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de relatie op en haalt de opdrachten en facturen erbij die aan die relatie hangen.
- Resultaat
- Het gesprek met de klant begint met de juiste voorgeschiedenis in plaats van met een zoektocht.
Administratie
- Situatie
- Na een akkoord per mail moet er een offerte in Gripp komen te staan, en dat blijft liggen tot iemand er tijd voor heeft.
- Wat de agent doet
- Op expliciet verzoek zet de assistent de offerte klaar met de relatie en de afgesproken regels, en vat samen wat er nu staat.
- Resultaat
- De offerte is dezelfde dag klaar om na te lopen en te versturen.
Planning
- Situatie
- Bij de weekstart is de vraag welke relaties op dit moment meerdere opdrachten tegelijk hebben lopen.
- Wat de agent doet
- De assistent legt de lopende opdrachten naast de bijbehorende relaties en groepeert ze.
- Resultaat
- De drukte wordt zichtbaar voordat de planning vastloopt in plaats van erna.
Van aanzetten tot eerste antwoord
-
1
Koppeling aanzetten
Jullie geven IntraGPT toegang tot Gripp met een sleutel uit jullie eigen omgeving. Die toegang kunnen jullie op elk moment weer intrekken.
-
2
Rollen bepalen wie hem gebruikt
Je legt vast welke rollen met de Gripp-assistent mogen werken. Voor de rest van de organisatie bestaat hij niet.
-
3
Wat de assistent ziet
Projecten, relaties en facturen, steeds voor de periode of de relatie waar de vraag over gaat. Urenregistratie en het wijzigen van opdrachten horen er niet bij.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke vraag en elke handeling komt in het logboek. Bij een klaargezette offerte is dus terug te vinden wanneer dat gebeurde en op wiens verzoek.
Projectcijfers, tarieven en wie ze mag zien
In Gripp staat wat een opdracht oplevert en wat een relatie betaalt. Dat is niet iets wat iedereen in de organisatie hoeft te kunnen opvragen.
Waar de data staat: Nederland
Toegang blijft van jullie
De koppeling werkt met toegang die jullie zelf verlenen en zelf weer kunnen intrekken. Daarna kan de assistent niets meer in Gripp, zonder dat er iets in IntraGPT gewijzigd hoeft te worden.
Niet voor iedere medewerker
Je bepaalt welke rollen de Gripp-assistent mogen gebruiken. Een assistent voor de werkvloer krijgt hem niet te zien, ook niet als iemand ernaar vraagt.
Schrijven is één handeling
Van alles wat de assistent kan, verandert er precies één iets in Gripp: het klaarzetten van een offerte. Er is geen manier waarop hij een opdracht wijzigt, uren boekt of een factuur verstuurt.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Projectcijfers en tarieven uit Gripp gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Veelgestelde vragen over Gripp en AI
Kan ik Gripp koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met Gripp, en je projectadministratie in een publieke chatbot plakken is voor de meeste bureaus geen optie. IntraGPT chat op dezelfde manier, maar met een koppeling die jullie zelf aanzetten en intrekken, die per rol beschikbaar is en waarvan elke handeling wordt vastgelegd.
Werkt IntraGPT met Gripp?
Ja. Gripp hoort bij de systemen die IntraGPT standaard kan koppelen, met projecten, relaties en facturen om op te zoeken en de mogelijkheid om een offerte klaar te zetten.
Kan de assistent zelf iets aanmaken of wijzigen in Gripp?
Alleen een offerte klaarzetten, en alleen als je die mogelijkheid aanzet. Hij doet het na een expliciet verzoek en vertelt daarna wat hij heeft klaargezet. Het nalopen, ondertekenen en versturen blijft mensenwerk. Opdrachten wijzigen of uren boeken kan hij niet.
Ziet straks iedereen onze tarieven en marges?
Nee. Je bepaalt per rol wie met de Gripp-assistent mag werken. Een assistent die voor de hele organisatie beschikbaar is, hangt gewoon niet aan Gripp. Zo blijft de financiële kant zichtbaar voor de mensen die er nu ook bij mogen.
Kunnen we beginnen met alleen lezen en later uitbreiden?
Ja, en dat is ook wat de meeste bureaus doen. Je begint met opzoeken en meekijken, en pas als dat bevalt zet je het klaarzetten van offertes aan. Uitbreiden of weer terugdraaien is een instelling, geen nieuw project.
Blijft het werken als de collega die het heeft ingericht uit dienst gaat?
Ja. De koppeling hangt aan de organisatie en niet aan het persoonlijke account van één medewerker. Gaat iemand weg, dan blijft de koppeling gewoon staan. Willen jullie hem stopzetten, dan trek je de toegang in en is het meteen klaar.
Wat kost een Gripp-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is of er alleen gelezen wordt of ook offertes klaargezet mogen worden, welke rollen de assistent mogen gebruiken en of Gripp de enige bron is of samen met de boekhouding wordt bevraagd. In een eerste gesprek maken we dat concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
Zodra de toegang geregeld is, is de koppeling in minuten actief. De doorlooptijd zit doorgaans in het intern afspreken wie hem aanzet en welke collega's de assistent mogen gebruiken.