Simplicate koppelen aan AI: uren, projecten en klanten in één antwoord
Simplicate is aan AI te koppelen. De assistent haalt projecten, geschreven uren, medewerkers en klanten uit jullie eigen Simplicate-omgeving en kan een factuur bij een project klaarzetten. Uren worden altijd afgebakend opgevraagd: over een periode, voor een project of voor een medewerker, nooit allemaal tegelijk. Het klaarzetten van een factuur is een aparte keuze.
Wat de assistent uit Simplicate haalt
Projecten met hun stand van zaken
Je vraagt naar een project op naam en krijgt terug hoe het ervoor staat en wat het budget was. Daarmee is de vraag of iets nog loopt, en of er nog ruimte in zit, in één keer beantwoord.
Geschreven uren over een periode
De assistent haalt de urenregistraties op voor een gekozen periode, een project of een medewerker. Nooit alles tegelijk: de afbakening zit in de vraag, zodat het antwoord meteen bruikbaar is.
Wie er op het werk zit
De medewerkers uit Simplicate komen mee, zodat een vraag over de bezetting van een collega ook echt over die collega gaat en niet over iemand met een gelijkende naam.
Klanten uit het CRM
De organisaties uit het CRM-deel zijn op naam op te zoeken. Van daaruit loopt de assistent door naar de projecten die bij die klant horen en de uren die erop geschreven zijn.
Een factuur bij een project klaarzetten
De assistent bouwt een factuur op bij het project, met de datum, de betalingstermijn en de factuurregels. Omdat het om geld en om een klant gaat, laat hij die opbouw eerst zien en zet hij pas na akkoord iets klaar.
Werk dat dienstverleners herkennen
Projectmanagement
- Situatie
- In het wekelijkse projectoverleg is de vraag hoeveel uur er deze maand op een project geschreven is en of dat in de pas loopt met het budget.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het project, haalt de uren over die maand op en zet ze naast het budget dat bij het project hoort.
- Resultaat
- Het overleg krijgt het cijfer meteen en kan doorpraten over wat eraan te doen is.
Accountmanagement
- Situatie
- Een klant vraagt naar de stand van zaken en de accountmanager wil weten welke projecten er voor die organisatie lopen.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de klant in het CRM en noemt de projecten die eraan hangen, met hun stand van zaken.
- Resultaat
- Een compleet antwoord over de klant zonder dat er iemand uit de projectleiding bij gehaald hoeft te worden.
Operations
- Situatie
- De planner wil weten hoe vol een specifieke medewerker de afgelopen weken zat, om te bepalen of er nog werk bij kan.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de uren van die medewerker over de gekozen weken op en zet ze per week op een rij.
- Resultaat
- Een onderbouwd gesprek over de planning, in plaats van een schatting uit het hoofd.
Financiële administratie
- Situatie
- Aan het einde van de maand moeten de projecten die klaar zijn gefactureerd worden.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt het project op, stelt de factuurregels voor met de betalingstermijn erbij en wacht op goedkeuring.
- Resultaat
- Minder overtypwerk en een controleslag die op het scherm gebeurt in plaats van in een spreadsheet.
Wat er nodig is om te starten
-
1
De verbinding maken
In Simplicate maken jullie zelf een sleutelpaar aan voor de koppeling. Dat blijft van jullie en is daar ook weer in te trekken, waarna de assistent niets meer te zien krijgt.
-
2
Afspreken hoe uren bevraagd worden
We leggen vast dat een vraag over uren altijd een periode, een project of een medewerker bevat. Dat is de afspraak die voorkomt dat er een berg registraties langskomt waar niemand doorheen komt.
-
3
Kiezen wie hem mag gebruiken
Jullie bepalen welke rollen of afdelingen met de Simplicate-assistent werken, en of zij ook de financiële kant mogen zien. Niet elke collega hoeft bij de uren van een ander te kunnen.
-
4
Factureren aan of uit, en meekijken
Opvragen kan meteen. Het klaarzetten van een factuur zetten jullie apart aan of laten jullie uit. Elke handeling komt in het logboek, dus is terug te zien wat er is opgevraagd en door wie.
Uren, tarieven en wie dat mag zien
Urenregistratie gaat over individuele medewerkers, en een projectbudget zegt iets over marges. Dat is gevoeliger dan een gewone klantenlijst.
Waar de data staat: Nederland
Toegang blijft van jullie
Het sleutelpaar wordt in jullie eigen Simplicate-omgeving aangemaakt en kan daar ook weer worden ingetrokken. Er wordt geen inlognaam of wachtwoord van een medewerker bewaard.
Niet iedereen bevraagt collega's
Uren per medewerker zijn persoonsgegevens. Jullie bepalen wie de Simplicate-assistent mag gebruiken, zodat niet elke collega de registraties van een ander kan opvragen.
Terug te zien wat er gevraagd is
Elke vraag en elke klaargezette factuur staat in het logboek, met het moment en de persoon erbij. Dat is prettig bij een controle, en het houdt het gesprek over de uren zuiver.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De uren, budgetten en klantgegevens uit Simplicate gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Twijfels en antwoorden rond Simplicate
Kan ik Simplicate koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen ingebouwde verbinding met Simplicate, en urenregistraties van collega's horen niet in een publieke chatbot. Met IntraGPT chat je op dezelfde manier, maar dan met een koppeling die op jullie eigen toegang draait en die altijd afgebakend vraagt. Elke handeling komt in het logboek.
Werkt IntraGPT met Simplicate?
Ja. Simplicate staat in het overzicht van koppelingen van IntraGPT en is bij klanten in gebruik. De assistent haalt projecten, uren, medewerkers en klanten op en kan een factuur bij een project klaarzetten als jullie dat toestaan.
Is Simplicate een boekhoudpakket?
Nee, en dat is een veelgemaakte aanname. Simplicate combineert CRM, projecten en urenregistratie, en kan daar een factuur uit opbouwen. De grootboekadministratie zit bij de meeste organisaties in een apart boekhoudpakket. Wil je dat de assistent beide kent, dan zet je er een tweede koppeling naast.
Waarom haalt de assistent niet gewoon alle uren op?
Omdat dat geen antwoord oplevert en wel veel gegevens over collega's door het gesprek haalt. De afspraak is dat er altijd een periode, een project of een medewerker in de vraag zit. Vraag je iets breder, dan stelt de assistent eerst een afbakening voor en wacht hij daarop.
Kan de assistent ook uren schrijven of corrigeren?
Nee. Uren worden alleen opgevraagd, nooit aangepast. Dat is bewust: een urenregistratie is de basis voor facturatie en voor de verantwoording naar de klant, en die hoort van de medewerker zelf te komen. Correcties blijven dus gewoon werk voor de mens in Simplicate.
Mag de assistent zelf facturen klaarzetten?
Alleen als jullie dat aanzetten. Het is een bewuste keuze, want een factuur raakt geld en een klant. Staat het aan, dan toont de assistent eerst het project, de datum, de betalingstermijn en de regels, en pas na een expliciet akkoord staat de factuur in Simplicate klaar.
Wat kost een Simplicate-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is of de assistent alleen opvraagt of ook factureert, welke rollen bij de uren mogen en hoeveel andere bronnen er in dezelfde assistent komen.
Hoe lang duurt het inrichten?
Zodra de toegang geregeld is, staat de koppeling er snel. De doorlooptijd zit meestal in de afspraak wie de uren van anderen mag bevragen en of facturen klaargezet mogen worden. Dat zijn keuzes die vaak eerst even intern besproken worden.