Teamleader Focus koppelen aan AI: van contact tot factuur in één gesprek
Teamleader Focus is aan AI te koppelen. De assistent zoekt contacten en bedrijven op, laat zien welke projecten er lopen en kan een deal vastleggen of een factuur klaarzetten. Omdat een factuur geld raakt en bij de klant terechtkomt, staat die handeling los en gebeurt hij alleen na jullie akkoord. Meekijken kan direct, zonder dat iemand hoeft in te loggen.
Welke onderdelen van Teamleader Focus de assistent raakt
Een contactpersoon opzoeken
Je noemt een naam of een e-mailadres en de assistent haalt de juiste persoon uit Teamleader. Ook als je maar een deel van de naam weet, of als de spelling in het systeem net anders is dan je zelf zou schrijven.
Het bedrijf erachter
Een contactpersoon hoort in Teamleader bij een bedrijf. De assistent legt dat verband en geeft bij een vraag over een klant dus ook de juiste contactpersonen, in plaats van een losse naam zonder context.
Een verkoopkans vastleggen
Na een gesprek kan er meteen een deal in Teamleader komen, met de titel, de relatie waar hij bij hoort, de geschatte waarde en waar de aanvraag vandaan kwam. De assistent stelt dat voor en wacht op akkoord.
Een factuur klaarzetten
De assistent kan een factuur opbouwen met de juiste relatie, de regels, de vervaldatum en de betalingstermijn. Hij laat dat altijd eerst zien, want bedragen en btw wil je gecontroleerd hebben voordat er iets naar de klant gaat.
Lopende projecten bekijken
Vragen over doorlooptijd en bezetting worden beantwoord uit de projecten die in Teamleader staan: wat loopt er, voor welke klant, en hoe staat het ervoor. Handig als planning en verkoop bij dezelfde mensen liggen.
Situaties uit het MKB
Zakelijke dienstverlening
- Situatie
- Een klant belt over een opdracht en de medewerker weet niet zeker of het project nog loopt en wie de contactpersoon is.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het bedrijf, noemt de bijbehorende contactpersonen en het lopende project met de stand van zaken.
- Resultaat
- Het gesprek gaat door zonder terugbelafspraak, en de medewerker heeft de juiste naam bij de hand.
Sales
- Situatie
- Na een kennismaking moet er een verkoopkans in het systeem, inclusief de geschatte waarde en waar de aanvraag vandaan kwam.
- Wat de agent doet
- De assistent controleert of de relatie al bestaat, hangt de contactpersoon aan het juiste bedrijf en stelt de deal voor.
- Resultaat
- De pipeline blijft actueel zonder dat iemand na afloop nog een formulier moet invullen.
Administratie
- Situatie
- Aan het einde van de maand moeten de afgeronde opdrachten gefactureerd worden en de gegevens staan verspreid over projecten en relaties.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de projecten op die klaar zijn, zoekt de juiste relatie erbij en zet de factuurregels klaar ter controle.
- Resultaat
- De administratie controleert in plaats van overtypt, en de facturen gaan dezelfde week de deur uit.
Directie
- Situatie
- De directie wil weten welke projecten al lang lopen en bij welke klanten de meeste verkoopkansen openstaan.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de projecten met hun stand van zaken naast de bedrijven waar ze bij horen.
- Resultaat
- Een beeld van de bezetting dat in het gesprek ontstaat, zonder dat er een rapportage gebouwd hoeft te worden.
Wat de beheerder regelt
-
1
Toestemming geven
Jullie verlenen vanuit Teamleader eenmalig toestemming voor de koppeling. Die toestemming is van jullie en is daar ook weer in te trekken, waarna de assistent er direct niets meer ziet.
-
2
Bepalen wat hij mag
Contacten, bedrijven en projecten opvragen kan meteen. Een deal vastleggen is een aparte keuze en een factuur klaarzetten nog een. Wat jullie uit laten, kan de assistent niet gebruiken.
-
3
Kiezen wie hem gebruikt
Jullie bepalen welke rollen of afdelingen met de Teamleader-assistent werken, en of zij de financiële kant überhaupt te zien krijgen. De binnendienst hoeft geen facturen te kunnen maken.
-
4
Meekijken op elke handeling
Elke actie komt in het logboek te staan. Bij een klaargezette factuur is dus terug te vinden wanneer dat gebeurde en op wiens verzoek. Het inrichten doen we samen, zodat die afspraken vanaf dag één kloppen.
Factureren is geen leesactie
Bij Teamleader Focus zitten het klantcontact en de facturatie in hetzelfde systeem. Een verkeerde regel gaat dus niet alleen mis in de administratie, hij valt ook bij de klant op de mat.
Waar de data staat: Nederland
Toestemming die je kunt intrekken
De verbinding loopt op een toestemming die jullie zelf hebben gegeven en in Teamleader ook weer kunnen weghalen. Er wordt geen wachtwoord van een medewerker bewaard.
Facturen alleen na akkoord
Voordat er een factuur klaarstaat, laat de assistent de relatie, de regels, de vervaldatum en de betalingstermijn zien. Pas na een expliciet akkoord staat er iets in Teamleader.
Rollen bepalen de reikwijdte
Wie de assistent mag gebruiken, bepalen jullie. En wat hij ziet, hangt af van de toestemming die eraan ten grondslag ligt: hij komt nooit verder dan wat jullie hem hebben gegeven.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De relatie- en factuurgegevens uit Teamleader gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Vragen uit de praktijk over Teamleader Focus
Kan ik Teamleader Focus koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen ingebouwde verbinding met Teamleader Focus, en relatie- en factuurgegevens horen niet in een publieke chatbot. Met IntraGPT chat je op dezelfde manier, maar dan met een koppeling die op jullie eigen toestemming draait. De assistent haalt alleen op wat de vraag nodig heeft en alles komt in het logboek.
Werkt IntraGPT met Teamleader Focus?
Ja. Teamleader Focus staat in het overzicht van koppelingen van IntraGPT en is bij klanten in gebruik. De assistent zoekt contacten en bedrijven, bekijkt de lopende projecten en kan een deal of een factuur klaarzetten als jullie dat toestaan.
Is dit hetzelfde als een koppeling met Teamleader Orbit?
Nee. Deze koppeling werkt met Teamleader Focus, het pakket dat CRM en facturatie combineert en veel gebruikt wordt in Nederland en België. Werken jullie met een ander product uit het Teamleader-huis, laat het weten, dan kijken we wat daar voor nodig is.
Kan de assistent alles in Teamleader?
Nee. Het zwaartepunt ligt bij contacten, bedrijven, verkoopkansen, projecten en facturen, want daar gaan de meeste vragen over. Andere onderdelen van Teamleader vallen erbuiten. Mis je iets dat jullie team dagelijks gebruikt, laat het weten, dan kijken we of dat erbij kan.
Mag de assistent zelf facturen klaarzetten?
Alleen als jullie dat aanzetten, en het staat los van het vastleggen van deals. Staat het aan, dan toont de assistent eerst de relatie, de regels, de vervaldatum en de betalingstermijn en wacht hij op akkoord. Zo controleer je bedragen en btw voordat er iets bij de klant terechtkomt.
Ziet de assistent alles wat er in Teamleader staat?
Hij komt niet verder dan de toestemming die jullie hebben gegeven. Die keuze is dus belangrijk: hij bepaalt de reikwijdte van elk antwoord. Werken jullie met afgeschermde onderdelen, dan blijven die ook voor de assistent buiten beeld, en dat is precies de bedoeling.
Wat kost een Teamleader Focus-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is of de assistent alleen meekijkt, of er deals bij komen en of facturen klaargezet mogen worden. Daarnaast telt mee hoeveel andere bronnen er in dezelfde assistent moeten.
Hoe lang duurt het inrichten?
Na het geven van de toestemming is de koppeling snel actief. De doorlooptijd zit meestal in de keuze wie de toestemming verleent en in de afspraak over wie de financiële handelingen mag gebruiken. Dat is een overleg van een halfuur, geen project.