Hellos koppelen aan AI: minder registratiedruk voor sociaal werkers
Hellos is aan AI te koppelen. IntraGPT praat met de modules van Hellos, van Person en ContactPerson tot Traject en TrajectMatch, plus de maatwerkmodules die voor jullie organisatie zijn aangemaakt. Per module stel je in of de agent mag lezen, schrijven of beide. Zo kan een sociaal werker een vraag stellen over een lopend traject zonder eerst door schermen te klikken, en een verslag laten klaarzetten zonder formulier.
Wat de agent in Hellos kan
Modules verkennen
De agent vraagt eerst op welke modules deze koppeling heeft en welke daarvan lezen, schrijven of beide toestaan. Zo werkt de koppeling ook als jullie maatwerkmodules anders heten dan bij een andere organisatie.
Gericht zoeken in een module
Zoeken gaat met filters en met een klein aantal resultaten per pagina, tot duidelijk is welk record bedoeld wordt. Dat scheelt tijd en het beperkt hoeveel cliëntgegevens er in beeld komen.
Eén record ophalen
Zodra het id bekend is haalt de agent het volledige record op. Dat is het moment waarop hij de details ziet, niet eerder.
Registreren en bijwerken
Op de modules waar dat is toegestaan kan de agent een record aanmaken of bijwerken, bijvoorbeeld een contactmoment of een voortgangsnotitie. Dat gebeurt alleen wanneer erom gevraagd wordt.
Cliënt en traject verbinden
TrajectMatch legt de relatie tussen een cliënt en een lopend traject. Vragen als in welk traject zit deze persoon en sinds wanneer zijn daarmee te beantwoorden.
Hoe welzijnsorganisaties de koppeling inzetten
Sociaal werk
- Situatie
- Een sociaal werker komt terug van een huisbezoek en moet het contactmoment vastleggen, maar de administratie schuift steeds op.
- Wat de agent doet
- De werker dicteert of typt kort wat er besproken is en de agent zet het als voortgangsnotitie klaar in de juiste module bij de juiste persoon.
- Resultaat
- De registratie gebeurt dezelfde dag en het verslag leest als een verslag, niet als losse steekwoorden.
Trajectbegeleiding
- Situatie
- Een begeleider neemt een traject over van een collega en wil weten wat er tot nu toe is gebeurd.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt de persoon, haalt de trajectmatch op en vat de contactmomenten uit de betreffende modules samen.
- Resultaat
- Een overdracht in een paar minuten in plaats van een middag dossier doorlezen.
Teamcoördinatie
- Situatie
- Een coördinator wil weten welke deelnemers deze maand aan een bepaalde activiteit hebben meegedaan.
- Wat de agent doet
- De agent zoekt in de maatwerkmodule van die activiteit met een filter op periode.
- Resultaat
- Een overzicht zonder dat iemand een export hoeft te maken of een rapport moet bouwen.
Verantwoording
- Situatie
- Voor de verantwoording richting de gemeente moeten cijfers per traject worden verzameld.
- Wat de agent doet
- De agent haalt de aantallen per traject op en zet ze naast elkaar, met de modules erbij waar de cijfers vandaan komen.
- Resultaat
- Een controleerbare eerste opzet, waar de beleidsmedewerker op verder kan.
Zorgvuldig inrichten
-
1
Token en modulecatalogus
De koppeling werkt met een sleutel die jullie zelf uitgeven en weer kunnen intrekken. Welke standaard- en maatwerkmodules er zijn, volgt uit jullie eigen Hellos-omgeving; de assistent ziet niet meer modules dan daar zijn vrijgegeven.
-
2
Per module een modus
Voor elke module kies je lezen, schrijven of beide. Een module die je niet aanzet, bestaat niet voor de agent. Zo houd je gevoelige onderdelen buiten beeld.
-
3
Rollen en agents
Je bepaalt welke agents en welke rollen de koppeling mogen gebruiken. Een agent voor de teamcoördinatie kan andere modules zien dan een agent voor een begeleider.
-
4
Meekijken in het logboek
Elke opvraging komt in het logboek. Bij twijfel over wat de agent heeft opgehaald of weggeschreven is dat terug te vinden, zonder dat de inhoud zelf in het logboek staat.
Bijzondere persoonsgegevens verdienen extra terughoudendheid
In Hellos staan gegevens over kwetsbare mensen. De koppeling is expliciet zo ingericht dat de agent niet meer ophaalt en niet meer vertelt dan de vraag vereist.
Waar de data staat: Nederland
Alleen wat nodig is
De agent zoekt met kleine resultaatsets en haalt pas een volledig record op als het id vaststaat. Hele dossiers worden niet overgenomen in een antwoord.
Schrijven staat standaard uit
Een module mag pas gemuteerd worden als jullie dat aanzetten, en de agent schrijft alleen wanneer er expliciet om gevraagd wordt.
Rechten volgen de rol
Wie de agent mag gebruiken bepaal je per rol in IntraGPT. Zo komt niet iedere medewerker bij iedere module.
Op een eigen server
IntraGPT draait op een eigen server in Nederland met open-weight modellen. Cliëntgegevens gaan niet naar een externe modelaanbieder en worden niet gebruikt om een model te trainen.
Vragen over de Hellos-koppeling
Kan ik Hellos koppelen aan ChatGPT?
Niet verantwoord. In Hellos staan bijzondere persoonsgegevens, en die horen niet in een publieke chatbot. IntraGPT biedt dezelfde manier van werken, maar met een koppeling die per module is afgebakend, op een eigen server, met logging per aanroep.
Werkt IntraGPT met Hellos?
Ja. Hellos heeft in IntraGPT een eigen implementatie met een modulecatalogus, acties om modules te verkennen, te zoeken, één record op te halen en op de toegestane modules aan te maken of bij te werken.
Werkt de koppeling ook met onze eigen maatwerkmodules?
Ja, dat is juist het uitgangspunt. De modulecatalogus bevat naast de standaardmodules ook de maatwerkmodules van jullie organisatie, en per module kiezen jullie zelf de modus.
Kan de AI iets in een cliëntdossier veranderen?
Alleen op modules waar je schrijven hebt aangezet, en alleen op expliciet verzoek. De agent laat zien wat hij wil vastleggen voordat hij het doet, zodat de begeleider het kan corrigeren.
Wat kost een Hellos-koppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Het werk zit vooral in het doorlopen van de modules en het bepalen van de rechten. In een gesprek van dertig minuten kijken we welke modules het meeste oplossen.
Hoe lang duurt het inrichten?
Met een token en de modulecatalogus staat de verbinding snel. De tijd gaat zitten in het gesprek over welke modules mee mogen en wie ze mag gebruiken; dat is bewust geen afvinklijstje.
Voldoet dit aan de AVG?
De koppeling is zo gebouwd dat er niet meer wordt opgehaald dan nodig, dat schrijven expliciet aangezet moet worden en dat elke aanroep te herleiden is. IntraGPT is ISO 27001-gecertificeerd en draait op een eigen server. De verwerkersovereenkomst en de inrichting van de rollen lopen we samen door.
Kunnen we de koppeling combineren met onze protocollen?
Ja, en dat is vaak de meest bruikbare combinatie. De koppeling geeft de feiten uit het dossier, de kennisbank geeft het protocol of de werkinstructie erbij. De agent vermeldt bij elk deel van het antwoord waar het vandaan komt.