Salesforce koppelen aan AI: een antwoord zonder rapportverzoek
Salesforce is aan AI te koppelen. De assistent zoekt in de objecten die jullie vrijgeven, van Lead en Contact tot Account, Opportunity en Case, en kan een record aanmaken of een veld bijwerken. Zo krijgt iemand die geen rapport kan bouwen toch een antwoord uit het CRM, zonder dat er een verzoek bij de beheerder belandt.
Wat de assistent in Salesforce voor je doet
Een gerichte vraag stellen
Vraag naar de opportunities die deze maand sluiten, naar de accounts in een bepaalde branche of naar de cases van een klant. De assistent haalt precies die records op, met de velden die bij de vraag horen.
Zoeken als je niet weet waar iets staat
Heb je alleen een naam, een bedrijf of een e-mailadres, dan zoekt de assistent over meerdere objecten tegelijk. Hij meldt of het om een lead, een contact of een account gaat en werkt daarna gericht verder.
Een record aanmaken
Een nieuwe lead of een nieuw contact legt de assistent vast met voornaam, achternaam, e-mailadres, bedrijf, telefoonnummer en status. Hij controleert eerst of het record al bestaat, zodat er geen dubbele lead ontstaat.
Velden bijwerken
Een status, een eigenaar of een sluitingsdatum aanpassen kan op een bestaand record. De assistent laat eerst zien welk record hij te pakken heeft en welke velden hij wil wijzigen, en doet het pas na akkoord.
Jullie eigen inrichting
Naast de standaardobjecten werkt de assistent met de maatwerkobjecten en maatwerkvelden die in jullie Salesforce bestaan. Hij gaat uit van de namen zoals ze bij jullie in het scherm staan en verzint er geen.
Vragen die anders bij de beheerder terechtkomen
Sales
- Situatie
- Een verkoper wil weten welke opportunities in zijn gebied deze maand op sluiten staan.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de opportunities op met hun fase, bedrag en verwachte sluitingsdatum en beperkt zich tot dat gebied.
- Resultaat
- Een antwoord in de chat zonder dat er een rapport gebouwd of aangepast hoeft te worden.
Klantenservice
- Situatie
- Er belt iemand met een klacht en de medewerker weet niet of er al een case loopt.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt op het e-mailadres over de objecten heen en geeft de lopende cases en het bijbehorende account terug.
- Resultaat
- De klant hoeft zijn verhaal niet opnieuw te vertellen.
Marketing
- Situatie
- Na een webinar komt er een lijst deelnemers binnen die opgevolgd moet worden.
- Wat de agent doet
- De assistent kijkt per deelnemer of er al een lead of contact bestaat en legt alleen de ontbrekende leads vast.
- Resultaat
- Opvolging die dezelfde dag start, zonder een bestand met duplicaten.
Directie
- Situatie
- De directie wil per regio weten hoeveel er in de pijplijn zit, maar wil geen dashboard laten aanpassen.
- Wat de agent doet
- De assistent groepeert de opportunities per fase en per regio en telt de bedragen op.
- Resultaat
- Een cijfer met de onderliggende records erbij, zodat het navolgbaar is.
Inside sales
- Situatie
- Een telefoonnotitie moet bij het juiste contact terechtkomen, inclusief de nieuwe status.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het contact, bevestigt dat hij het goede te pakken heeft en werkt alleen het statusveld bij.
- Resultaat
- De administratie klopt zonder dat iemand door schermen hoeft te klikken.
Wat er nodig is voordat het werkt
-
1
Toestemming vanuit jullie beheerder
Jullie Salesforce-beheerder geeft IntraGPT toestemming om namens een Salesforce-gebruiker te werken. Die toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, waarna de koppeling stilvalt.
-
2
Objecten vrijgeven
Je bepaalt welke objecten meedoen. Vaak begint het bij accounts, contacten en opportunities, en komen cases of een maatwerkobject er later bij als daar echt vragen over zijn.
-
3
Alleen kijken of ook bijwerken
Standaard kijkt de assistent alleen mee. Het aanmaken en bijwerken van records zet je apart aan, en zelfs dan schrijft hij alleen na een expliciet verzoek en op een record dat hij je eerst heeft laten zien.
-
4
Rollen bepalen en meekijken
Je wijst de assistent toe aan de teams die met Salesforce werken. Alles wat hij opvraagt of wijzigt staat in het logboek, en het inrichten doen we samen met jullie beheerder.
De rechten uit Salesforce blijven leidend
Een Salesforce-inrichting bevat jaren aan afspraken over wie wat mag zien. Die afspraken zet de koppeling niet opzij, hij werkt eronder.
Waar de data staat: Nederland
Dezelfde rechten als een medewerker
De assistent werkt namens een Salesforce-gebruiker en ziet niets meer dan die gebruiker mag zien. Profielen, permission sets en de deelregels die jullie beheerder heeft ingericht blijven onverkort gelden.
Toestemming die jullie intrekken
De toegang wordt door jullie beheerder verleend en kan door hem worden ingetrokken. Er wordt geen wachtwoord van een medewerker bewaard en de assistent logt niet in op de webinterface.
Altijd een afgebakende vraag
De assistent haalt de records op die bij de gestelde vraag horen en houdt het bij de velden die nodig zijn. Er is geen mogelijkheid om een heel object in één keer te exporteren.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Gegevens uit Salesforce gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Vragen over Salesforce en IntraGPT
Kan ik Salesforce koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met jullie Salesforce-omgeving en kent jullie maatwerkvelden niet. IntraGPT werkt wel met jullie eigen omgeving en doet dat onder de rechten van een Salesforce-gebruiker. Daarmee blijft het antwoord binnen de kaders die in Salesforce al zijn afgesproken.
Werkt IntraGPT met Salesforce?
Ja, Salesforce is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is. De assistent kan leads, contacten, accounts, opportunities en cases opzoeken, over meerdere objecten heen zoeken en desgewenst records aanmaken of bijwerken. Wat daarvan aanstaat bepalen jullie.
Werkt het ook met onze maatwerkobjecten en maatwerkvelden?
Ja. Vrijwel elke Salesforce-omgeving heeft eigen objecten en velden uit het implementatietraject, en de assistent werkt met de namen zoals ze bij jullie in het scherm staan. Hij verzint geen veldnamen; weet hij iets niet zeker, dan vraagt hij het na in plaats van een gok te doen. Welke maatwerkobjecten meedoen bepaal je bij het inrichten.
Onder welke Salesforce-gebruiker werkt de assistent?
Dat kiezen jullie zelf, en het is de belangrijkste beslissing bij het inrichten. De assistent ziet precies wat die gebruiker mag zien, met alle profielen en deelregels die daarbij horen. Veel organisaties maken hiervoor een aparte gebruiker aan, zodat duidelijk is wie de vragen stelt en de wijzigingen doet.
Kan de assistent zelf records aanpassen?
Alleen als je aanmaken en bijwerken hebt aangezet. Staat het aan, dan laat de assistent eerst zien om welk record het gaat en welke velden hij wil wijzigen, en pas na jouw akkoord verandert er iets. Achteraf is in het logboek te zien wanneer en op wiens verzoek een wijziging is gedaan.
Wat als we niet weten of iets een lead, een contact of een account is?
Precies daarvoor kan de assistent over meerdere objecten tegelijk zoeken. Je geeft een naam, een bedrijf of een e-mailadres, en hij meldt in welk object hij de treffer vond. Daarna werkt hij gericht verder in dat object, in plaats van jou eerst te laten raden waar het record thuishoort.
Wat kost een Salesforce-koppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal objecten, de hoeveelheid maatwerk in jullie inrichting, of er ook bijgewerkt mag worden en welke rollen de assistent krijgen. In een gesprek van dertig minuten maken we dat concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
Als de toestemming er is en duidelijk is onder welke gebruiker de assistent werkt, is aanzetten een kwestie van minuten. De doorlooptijd zit meestal in het afstemmen met de Salesforce-beheerder over de objecten en de rechten. Bij veel maatwerk loont het om eerst met een paar objecten te beginnen.