Loket.nl koppelen aan AI: personeelsvragen beantwoord en verlof aangevraagd
Loket.nl is aan AI te koppelen. De assistent beantwoordt vragen over medewerkers, afdelingen en loonstroken uit jullie eigen Loket-omgeving, en hij kan een verlofaanvraag indienen die gewoon bij de leidinggevende ter goedkeuring belandt. Dat laatste maakt deze koppeling bijzonder: het is de enige HR-koppeling in de catalogus die iets terugschrijft. Daarom gebeurt het alleen op expliciet verzoek en pas nadat de datums en het soort verlof zijn bevestigd.
Wat de assistent uit Loket.nl weet te halen
Vragen over medewerkers
De assistent zoekt medewerkers op zoals ze in Loket staan en kan zich beperken tot de mensen die in dienst zijn. Vragen als wie er nieuw is of wie er bij een team hoort gaan zo in het gesprek, zonder dat iemand de administratie hoeft te openen.
De indeling in afdelingen
De afdelingen komen binnen zoals ze in Loket zijn vastgelegd. Daarmee kan de assistent een vraag over een team beantwoorden zonder dat er eerst een organogram bij gepakt wordt.
Loonstroken per periode
Een loonstrook wordt altijd voor één medewerker en één periode opgevraagd. Dat is bewust nauw gehouden: er is geen manier om in één keer de stroken van de hele organisatie op te halen.
Een verlofaanvraag indienen
De assistent kan een verlofaanvraag indienen met het soort verlof, de eerste en de laatste dag en een korte toelichting. Dat is een echte aanvraag die bij een leidinggevende terechtkomt, dus hij laat de gegevens eerst bevestigen.
Vast aan jullie eigen omgeving
De koppeling hangt aan de Loket-omgeving die jullie aanwijzen. Verzorgt een administratiekantoor meerdere werkgevers, dan blijven die omgevingen strikt uit elkaar.
Waar de personeelsadministratie lucht krijgt
HR
- Situatie
- De HR-adviseur krijgt de hele dag korte vragen binnen: wie werkt waar, wie is net begonnen, wie is uit dienst.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het op in Loket en koppelt de medewerker aan de juiste afdeling.
- Resultaat
- De losse vragen worden in het gesprek afgehandeld en er blijft tijd over voor het werk waar een mens voor nodig is.
Salarisadministratie
- Situatie
- Een medewerker vraagt zich af of de loonstrook van een bepaalde maand al klaarstaat en of de reiskostenvergoeding erop staat.
- Wat de agent doet
- De assistent kijkt naar de strook van die periode voor die ene medewerker en vertelt wat erop staat.
- Resultaat
- Geen mailtje naar de administratie en geen wachttijd, terwijl de gegevens de eigen omgeving niet verlaten.
Teamleiding
- Situatie
- Iemand wil twee weken vrij in de zomer en weet nooit precies waar de aanvraag ook alweer ingediend moet worden.
- Wat de agent doet
- De assistent bevestigt eerst het soort verlof en de eerste en laatste dag en dient daarna de aanvraag in.
- Resultaat
- De aanvraag staat in de normale goedkeuringsstroom bij de leidinggevende, zonder dat er buiten Loket om iets is afgesproken.
Zorg
- Situatie
- Een roosteraar moet snel weten wie er op een locatie in dienst is voordat de bezetting rondgemaakt wordt.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de mensen die in dienst zijn per afdeling op een rij.
- Resultaat
- Het rooster komt eerder rond en er wordt niemand gebeld die vorige maand al is vertrokken.
Administratiekantoor
- Situatie
- Een kantoor verzorgt de loonadministratie voor meerdere werkgevers en krijgt van elke klant dezelfde standaardvragen.
- Wat de agent doet
- Per werkgever staat er een eigen koppeling naar de bijbehorende Loket-omgeving.
- Resultaat
- Elke klant krijgt antwoord uit zijn eigen administratie, zonder dat er gegevens van een andere werkgever bij kunnen komen.
Van aanzetten tot eerste vraag
-
1
Koppeling aanzetten
Loket.nl staat klaar in IntraGPT. Jullie autoriseren de toegang in Loket zelf en wijzen de omgeving aan waar de assistent mee mag werken.
-
2
Rechten en rollen
Je bepaalt welke rollen de HR-assistent zien. Het indienen van verlofaanvragen is een aparte keuze die je los kunt aanzetten of uit kunt laten.
-
3
Wat de assistent wel en niet ziet
Hij werkt per medewerker en per periode en deelt alleen gegevens die de vrager zelf mag inzien. Over collega's begint hij niet uit zichzelf.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke vraag en elke ingediende aanvraag komt in het logboek. Achteraf is te zien wanneer er iets is ingediend en op wiens verzoek.
Salaris en verzuim zijn bijzondere gegevens
In een loonadministratie staan gegevens waar niet iedereen bij hoort te kunnen, en soms ook informatie over verzuim. Daar is de koppeling strak op ingericht.
Waar de data staat: Nederland
Toegang blijft van jullie
Jullie geven de toegang zelf en kunnen die op elk moment weer intrekken. Vanaf dat moment ziet de assistent niets meer uit Loket.
Alleen wat de vrager mag zien
De assistent beantwoordt persoonlijke vragen over de eigen gegevens van de gebruiker. Loonstroken van collega's komen niet ongevraagd langs, ook niet als er in algemene termen naar gevraagd wordt.
Aanvragen blijven herleidbaar
Omdat dit de enige HR-koppeling is die iets kan indienen, telt het logboek hier extra. Per verlofaanvraag is terug te zien om welke medewerker en welke dagen het ging.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Namen, dienstverbanden en loongegevens gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Vragen over de Loket.nl-koppeling
Kan ik Loket.nl koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met Loket.nl, en loongegevens in een publieke chatbot zetten is precies wat je niet wilt. IntraGPT werkt als een chat, maar met een koppeling die aan jullie eigen omgeving vastzit, alleen ophaalt wat bij de vraag hoort en alles vastlegt.
Werkt IntraGPT met Loket.nl?
Ja. Loket.nl hoort bij de koppelingen die klaarstaan in IntraGPT, met vragen over medewerkers, afdelingen en loonstroken en met het indienen van een verlofaanvraag. Het is een werkende koppeling die bij klanten in gebruik is.
Kan de assistent echt verlof aanvragen, of maakt hij alleen een concept?
Hij dient een echte aanvraag in. Die komt in dezelfde goedkeuringsstroom terecht als een aanvraag die iemand zelf in Loket invult en wordt door de leidinggevende beoordeeld. Daarom bevestigt de assistent eerst het soort verlof en de dagen, en doet hij het nooit uit zichzelf. Dit is de enige HR-koppeling in de catalogus die iets terugschrijft; de andere HR-koppelingen lezen alleen.
Ziet de assistent de loonstrook van een collega?
Nee. Een loonstrook wordt altijd voor één medewerker en één periode opgevraagd, en de assistent deelt alleen wat de vrager zelf mag inzien. Er is geen manier om een overzicht van de hele loonadministratie te krijgen, en met de rollen in IntraGPT bepaal je bovendien wie de HR-assistent überhaupt kan gebruiken.
Onze loonadministratie loopt via een administratiekantoor, kan het dan ook?
Ja, en bij Loket.nl is dat eerder regel dan uitzondering. De werkgever of het kantoor autoriseert de toegang tot de betreffende omgeving. Verzorgt het kantoor meerdere werkgevers, dan komt er per werkgever een eigen koppeling, zodat de administraties gescheiden blijven.
Kunnen we de koppeling weer intrekken?
Ja, op elk moment en zonder overleg met ons. Jullie halen de toestemming in Loket weg en de assistent kan er niets meer uit halen. Lopende gesprekken raken daar niets van kwijt, maar nieuwe vragen over personeel worden dan gewoon niet meer beantwoord.
Wat kost een Loket.nl-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal Loket-omgevingen, of verlofaanvragen indienen aan mag en hoe fijnmazig de rollen ingeregeld moeten worden. In een kort gesprek maken we dat concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
Zodra de toegang geautoriseerd is, staat de verbinding in minuten. De doorlooptijd zit meestal elders: intern afstemmen wie de HR-assistent mag gebruiken, en met de ondernemingsraad of de privacyfunctionaris vaststellen welke gegevens getoond mogen worden.