Nmbrs koppelen aan AI: de juiste administratie vinden zonder te klikken
Nmbrs is aan AI te koppelen als leeskoppeling. De assistent zoekt de juiste administratie op, kijkt welke medewerkers daaronder vallen, haalt de gegevens van één persoon op en vindt een loonstrook van een bepaald jaar en een bepaalde periode. Muteren doet hij niet: een verwerking starten, een mutatie doorvoeren of een strook vaststellen blijft werk voor de salarisadministrateur in Nmbrs zelf.
Wat de assistent in Nmbrs kan opzoeken
De juiste administratie vinden
Beheert een kantoor tientallen administraties, dan is de eerste stap altijd de juiste vinden. De assistent zoekt de administratie op naam en werkt daarna verder binnen die ene, zodat gegevens van klanten nooit door elkaar lopen.
De medewerkers van die administratie
Binnen de gekozen administratie laat de assistent zien welke medewerkers er zijn. Dat is de snelste route naar de juiste persoon, ook als er in twee administraties iemand met dezelfde achternaam werkt.
De gegevens van één medewerker
Van een medewerker haalt de assistent op wat er in Nmbrs geregistreerd staat, toegespitst op wat er gevraagd is. Een vraag over een dienstverband levert dat gegeven en niet een compleet overzicht.
Loonstroken per jaar en periode
De assistent vindt de loonstrook van een opgegeven jaar en periode. Dat is de directe route naar de vraag die het vaakst binnenkomt: waarom is het bedrag deze maand anders dan vorige maand.
Opzoeken, niet verwerken
De koppeling leest. Een mutatie doorvoeren, een periode vaststellen of een verwerking starten kan er niet mee, dus de administratie blijft precies zoals de salarisadministrateur haar heeft achtergelaten.
Waar het in de praktijk om gaat
Administratiekantoor
- Situatie
- Een klant belt met een vraag over de strook van vorige maand, en de medewerker moet eerst uitzoeken onder welke administratie die klant valt.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de administratie en de medewerker op en haalt de strook van de gevraagde periode erbij.
- Resultaat
- Het gesprek gaat direct over de inhoud, in plaats van over zoeken terwijl de klant aan de lijn hangt.
Salarisadministratie
- Situatie
- Voor de controle van een periode wil de administrateur weten welke medewerkers er in een administratie zitten en welke stroken er zijn aangemaakt.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de medewerkers van die administratie op een rij met de stroken van de betreffende periode.
- Resultaat
- De controle begint met een compleet beeld en de administrateur voert de correcties zelf door in Nmbrs.
MKB met eigen administratie
- Situatie
- Een medewerker vraagt bij de office manager waarom zijn nettoloon deze maand afwijkt.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de strook van die medewerker voor die periode op en licht eruit welke post verschilt ten opzichte van de vorige.
- Resultaat
- Een uitleg op maat, zonder dat er een compleet loonoverzicht gedeeld of doorgestuurd hoeft te worden.
Directie
- Situatie
- Bij een overname wil de directie weten hoeveel mensen er in de overgenomen administratie zitten en in welke functies.
- Wat de agent doet
- De assistent raadpleegt de medewerkers van die administratie en geeft het beeld terug dat in Nmbrs staat.
- Resultaat
- Een antwoord uit de bron, in plaats van een schatting die in een vergadering blijft rondzingen.
Aansluiten op de salarisadministratie
-
1
De verbinding met Nmbrs
De koppeling wordt in IntraGPT aangezet en verbonden met Nmbrs via een sleutel die jullie daar zelf uitgeven. Die sleutel kan ook weer worden ingetrokken, waarmee de assistent er onmiddellijk niets meer mee kan.
-
2
Rechten en rollen
Jullie bepalen in IntraGPT welke rollen de salarisassistent mogen gebruiken. Bij een kantoor betekent dat in de praktijk: de mensen die de administraties doen, en niemand daarbuiten.
-
3
Wat de assistent kan en wat niet
Opzoeken kan hij, verwerken niet. Ook binnen het opzoeken kies je wat meedoet: wil je bijvoorbeeld wel medewerkersgegevens maar geen loonstroken, dan blijven de stroken buiten de koppeling.
-
4
Wat er wordt vastgelegd
Elke opvraag komt in het logboek met de vrager, de administratie en het resultaat. Bij loonstroken is dat het bewijs dat er niet buiten de lijntjes is gekleurd, en dat is bij een controle precies wat gevraagd wordt.
Loonstroken zijn geen gewone gegevens
Een loonstrook zegt iets over iemands inkomen, toeslagen en persoonlijke situatie, en gaat verder niemand aan. Daarom is deze koppeling smaller gehouden dan technisch mogelijk zou zijn.
Waar de data staat: Nederland
Alleen voor wie er recht op heeft
De salarisassistent staat open voor de mensen die de administratie doen en voor niemand anders. Een medewerker krijgt via een algemene assistent geen inzage in de strook van een collega.
Een deelantwoord waar dat genoeg is
Gaat de vraag over één post op de strook, dan gaat het antwoord over die post. Een volledige loonstrook overnemen in een gesprek gebeurt alleen wanneer dat echt de vraag is.
Elke opvraag is terug te vinden
In het logboek staat welke administratie en welke periode is opgevraagd en door wie. Bij salarisgegevens is dat geen extraatje maar de kern van het verhaal richting jullie klanten.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. Salarisgegevens gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens gebruikt om een model te trainen.
Vragen over Nmbrs en IntraGPT
Kan ik Nmbrs koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met Nmbrs, en salarisgegevens van klanten horen niet in een publieke chatbot. IntraGPT werkt op dezelfde manier in een gesprek, maar met een koppeling die alleen opzoekt, per rol is afgebakend en van elke opvraag vastlegt wie erom vroeg en om welke administratie het ging.
Werkt IntraGPT met Nmbrs?
Ja. Nmbrs is een van de koppelingen die IntraGPT standaard ondersteunt: de administraties opzoeken, de medewerkers daarbinnen bekijken, de gegevens van één medewerker ophalen en een loonstrook van een jaar en periode vinden. Alles alleen-lezen.
Kan de assistent een mutatie doorvoeren of de verwerking starten?
Nee. De koppeling is alleen-lezen. Mutaties, correcties en het vaststellen van een periode blijven werk voor de salarisadministrateur in Nmbrs zelf. Dat is bewust zo gekozen: salarisverwerking heeft een eigen ritme met controlestappen, en een assistent die daar tussendoor iets wijzigt zou dat ritme juist onbetrouwbaar maken.
Kan iedereen zomaar een loonstrook opvragen?
Nee. Jullie bepalen welke rollen de salarisassistent mogen gebruiken, en in de praktijk is dat een kleine groep. Een brede assistent voor de hele organisatie krijgt deze koppeling helemaal niet aangeboden. Bovendien geeft de assistent bij een deelvraag een deelantwoord in plaats van standaard een complete strook terug te geven.
Werkt het als wij meerdere administraties beheren?
Juist dan. Een kantoor met tientallen administraties is het meest voorkomende geval, en het opzoeken van de juiste administratie is de eerste stap die de assistent zet. Daarna blijft hij binnen die administratie werken, zodat gegevens van twee klanten niet in één antwoord terechtkomen.
Kunnen we de koppeling weer intrekken?
Ja. In IntraGPT zet je de koppeling uit en de assistent kan er onmiddellijk niets meer mee. Daarnaast kan de sleutel aan de kant van Nmbrs worden ingetrokken, waarmee de verbinding definitief dicht is. Beide stappen zijn omkeerbaar zonder dat er iets in de administraties verandert.
Wat kost een Nmbrs-koppeling?
De koppeling zit in het traject dat we samen doorlopen. Het werk wordt bepaald door het aantal administraties, of loonstroken meedoen en hoe de rollen worden verdeeld tussen de mensen op kantoor.
Hoe lang duurt het inrichten?
De verbinding is snel gelegd en dezelfde dag te testen. De tijd gaat zitten in de afspraak wie de salarisassistent mag gebruiken en of loonstroken daar onderdeel van zijn. Veel kantoren beginnen met het opzoeken van administraties en medewerkers, en voegen de stroken later toe.