Microsoft Teams koppelen aan AI: een assistent die in het juiste kanaal post
Microsoft Teams is aan AI te koppelen. De assistent vindt het team en het kanaal dat je bedoelt, plaatst daar op verzoek een bericht en kan een online vergadering klaarzetten met een deelnamelink die hij meteen doorgeeft. Een kanaalbericht is zichtbaar voor iedereen in dat kanaal, dus hij post alleen op expliciet verzoek en noemt vooraf waar hij het neerzet.
Wat de assistent in Teams doet
Het juiste team vinden
De assistent weet in welke teams jullie werken en kiest daar het team uit dat bij je vraag hoort. Twijfelt hij tussen twee teams met een vergelijkbare naam, dan legt hij de keuze aan je voor.
Het juiste kanaal kiezen
Binnen dat team zoekt hij het kanaal waar het bericht thuishoort. Bestaat het kanaal dat je noemt niet, dan zegt hij dat, in plaats van het bericht ergens anders neer te zetten.
Een bericht in een kanaal plaatsen
De assistent plaatst een bericht dat voor alle leden van dat kanaal zichtbaar is. Hij noemt het team en het kanaal en toont de tekst voordat hij het doet.
Een online vergadering klaarzetten
Met een onderwerp, een tijdstip en de deelnemers zet hij een Teams-vergadering klaar en geeft hij de deelnamelink door, zodat die meteen in het bericht of in de mail kan.
Waar een Teams-assistent tijd wint
Industrie en productie
- Situatie
- Een storing op de lijn moet gemeld worden in het onderhoudskanaal, met de gegevens die in het onderhoudssysteem staan.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de melding en de laatste onderhoudsbeurt op uit de gekoppelde bron en plaatst een samenvatting in het kanaal dat de ploegleider noemt.
- Resultaat
- De ploeg leest een melding met de feiten erbij, in plaats van drie losse berichten die elkaar tegenspreken.
Overheid en gemeenten
- Situatie
- Een projectleider wil een korte stand van zaken in het projectkanaal zetten, maar zit midden in een andere vergadering.
- Wat de agent doet
- Hij vraagt de assistent om de stand samen te vatten uit de gekoppelde documenten en het bericht voor te leggen voordat het geplaatst wordt.
- Resultaat
- Een bericht dat klopt en op tijd staat, zonder dat er een half uur schrijfwerk tussen zit.
Zorg
- Situatie
- Een teamleider moet een overleg beleggen met de mensen die bij een casus betrokken zijn, en wil daar een deelnamelink bij.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de vergadering klaar met onderwerp, tijd en deelnemers en plaatst de deelnamelink in het bericht waarin hij het overleg aankondigt.
- Resultaat
- Eén handeling in plaats van twee, en iedereen ziet dezelfde link in plaats van drie varianten.
Onderwijs en onderzoek
- Situatie
- Bij een vraag uit het studentenloket moet iemand telkens uitzoeken in welk kanaal die vraag hoort.
- Wat de agent doet
- De assistent kijkt welke kanalen het team heeft, kiest op basis daarvan het juiste kanaal en stelt voor om de vraag daar neer te zetten.
- Resultaat
- Vragen komen bij het team terecht dat ze kan beantwoorden, ook als de vrager de interne indeling niet kent.
Klantenservice
- Situatie
- Een escalatie moet gedeeld worden met het tweedelijnsteam, met de klantgegevens uit het ticketsysteem erbij.
- Wat de agent doet
- De assistent stelt het bericht op met de ticketgegevens, laat het zien en plaatst het pas na akkoord in het escalatiekanaal.
- Resultaat
- Een escalatie die compleet binnenkomt, zodat de tweede lijn niet eerst hoeft terug te vragen.
Aansluiten op jullie Teams
-
1
Koppelen binnen jullie eigen omgeving
Een beheerder geeft de koppeling toestemming binnen jullie eigen Microsoft 365-omgeving en kan die toestemming later weer intrekken. Er gaat niets buiten jullie tenant om.
-
2
Bepalen waar de assistent mag komen
De teams die in beeld komen zijn de teams waar de koppeling toegang toe heeft gekregen. Houd dat zo klein als het werk toelaat: een assistent voor de servicedesk hoeft niet in het directieteam te kunnen.
-
3
Eerst zoeken, dan posten
Het opzoeken van teams en kanalen is ongevaarlijk, posten is dat niet. Veel organisaties beginnen met alleen zoeken en zetten het plaatsen van berichten pas aan als duidelijk is wie dat mag vragen.
-
4
De assistent gebruiken
Daarna vraagt een medewerker gewoon om een bericht of een vergadering. De assistent noemt het kanaal, toont de tekst en plaatst het na akkoord; elke plaatsing komt in het logboek.
Een kanaalbericht is nooit privé
Wat in een Teams-kanaal komt te staan leest iedereen die in dat kanaal zit, ook de mensen aan wie je niet dacht. Daarom is posten hier een bewuste handeling met een controlemoment ervoor.
Waar de data staat: Nederland
Zichtbaar voor het hele kanaal
De assistent vertelt in welk team en welk kanaal hij gaat posten en toont de tekst. Pas na akkoord plaatst hij het bericht.
Niet verder dan de toegang reikt
De koppeling komt niet in teams waar ze geen toegang toe heeft gekregen. Wat daar staat, ziet de assistent niet en kan hij dus ook niet gebruiken.
Terug te vinden in het logboek
Van elk geplaatst bericht is terug te zien in welk kanaal het stond, wanneer het er kwam en op wiens verzoek. Dat is precies de vraag die achteraf gesteld wordt.
De inhoud blijft bij jullie
Het samenvatten en opstellen gebeurt op een eigen server in Nederland met open-weight modellen. Jullie gesprekken worden niet gebruikt om modellen te trainen.
Vragen over de Teams-koppeling
Kan ik Microsoft Teams koppelen aan ChatGPT?
Voor een organisatie is dat een lastige route: je geeft een publieke dienst schrijftoegang tot kanalen waarin interne afstemming staat, zonder rollen en zonder logboek. IntraGPT werkt binnen jullie eigen Microsoft 365-omgeving, met teams die jullie zelf bepalen en met een logboek per plaatsing.
Werkt IntraGPT met Microsoft Teams?
Ja. Teams staat in de catalogus van koppelingen. De assistent vindt het juiste team en kanaal, plaatst daar een bericht en kan een online vergadering klaarzetten met een deelnamelink.
Waarom noemt de assistent eerst het kanaal waar hij gaat posten?
Omdat een bericht in het verkeerde kanaal niet ongedaan te maken is zonder dat iedereen het al gezien heeft. Teams hebben vaak kanalen met bijna dezelfde naam, en de naam die in de wandelgangen gebruikt wordt is niet altijd de officiële. Door het team en het kanaal hardop te noemen kun je hem corrigeren voordat er iets staat.
Kan de assistent ook in een privéchat berichten sturen?
Nee. Deze koppeling werkt op kanalen binnen teams, niet op de persoonlijke chats van gebruikers. Wil je iemand persoonlijk bereiken, dan zijn mail of een van de andere kanalen de aangewezen weg.
Leest de assistent mee in onze kanalen?
Deze koppeling is er om iets te plaatsen en een vergadering klaar te zetten, niet om gesprekken te volgen. Hij loopt de berichten in een kanaal dus niet na. Wil je dat de assistent uit interne informatie kan putten, dan gebeurt dat via de kennisbank of via een documentkoppeling, waar je per bron bepaalt wat erin zit.
Is dit hetzelfde als een agenda-koppeling?
Nee. Een vergadering klaarzetten levert een deelnamelink op, maar het is geen agendabeheer. Kijken wanneer iemand kan, vrije momenten uitrekenen of een afspraak verzetten doe je met de Outlook-agenda of Google Calendar. De assistent controleert de beschikbaarheid daar en gebruikt Teams voor de vergaderlink zelf.
Wat kost een Teams-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is welke teams en kanalen in beeld komen, of de assistent mag posten of alleen mag opzoeken, en of er een bron aan hangt waaruit de inhoud van de berichten komt.
Hoe lang duurt het inrichten?
De toestemming is een korte handeling voor een beheerder. Daarna is de koppeling dezelfde dag te testen met een bericht in een testkanaal. De doorlooptijd zit vooral in de afspraak over welke kanalen open staan en wie er mag laten posten.