QuickBooks Online koppelen aan AI: cijfers opvragen zonder de app te openen
QuickBooks Online is aan AI te koppelen. De assistent zoekt facturen en klanten op, haalt het winst-en-verliesrapport over een periode op en kan op verzoek een factuur aanmaken. Hij werkt binnen de administratie waarvoor jullie de koppeling toestemming hebben gegeven, zodat cijfers van verschillende bedrijven niet door elkaar lopen.
Drie manieren waarop de assistent QuickBooks gebruikt
Facturen opzoeken die bij de vraag horen
De assistent zoekt gericht in de facturen: van een bepaalde klant, uit een bepaalde periode, of alleen de facturen boven een bedrag. Je krijgt dus een kort antwoord in plaats van een export waarin je zelf nog moet filteren.
Winst en verlies over een periode
Voor de vraag hoe een maand of kwartaal is verlopen haalt de assistent het winst-en-verliesrapport van QuickBooks op. Dat is dezelfde uitkomst die jullie boekhouder ziet, en dus betrouwbaarder dan zelf facturen optellen.
Klantgegevens erbij halen
Bij een vraag over een klant zoekt de assistent de klantgegevens op en zet de facturen ernaast. Zo weet iemand aan de telefoon meteen wie hij voor zich heeft en wat er speelt.
Een factuur aanmaken
Op verzoek maakt de assistent een factuur aan met de klant, de regels en de vervaldatum. Dat raakt de echte administratie, dus hij laat eerst zien wat hij wil wegschrijven en wacht op akkoord.
Binnen één administratie
De koppeling hoort bij één administratie in QuickBooks. Heb je meerdere bedrijven, dan krijgt elk bedrijf een eigen koppeling, zodat een antwoord altijd over het bedrijf gaat dat je bedoelt.
Waarvoor ondernemers de koppeling inzetten
Directie
- Situatie
- In een maandoverleg wil iemand weten hoe het resultaat van de afgelopen maand eruitziet.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt het winst-en-verliesrapport over die periode op en licht de grootste posten toe.
- Resultaat
- Het overleg gaat door met een cijfer op tafel in plaats van met een actiepunt om het op te zoeken.
Debiteurenbeheer
- Situatie
- Voor de belronde moet duidelijk zijn welke grotere facturen nog openstaan.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de openstaande facturen boven een bedrag op en zet ze op volgorde.
- Resultaat
- Een korte lijst met de zwaarste posten bovenaan, in plaats van een export in een spreadsheet.
Klantcontact
- Situatie
- Een klant belt over een factuur en de medewerker moet snel weten wat er is verstuurd.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de klant op en laat de bijbehorende facturen met hun datums en bedragen zien.
- Resultaat
- Antwoord tijdens het gesprek, zonder dat de medewerker zelf toegang tot de boekhouding nodig heeft.
Dienstverlening
- Situatie
- Na oplevering moet een factuur met vaste regels en een vervaldatum de administratie in.
- Wat de agent doet
- De assistent stelt de regels en de klant voor en maakt de factuur pas aan na akkoord.
- Resultaat
- Facturen gaan sneller de deur uit en er wordt minder overgetypt.
Administratie kiezen, rechten zetten, aanzetten
-
1
De koppeling toestemming geven
Iemand met beheerrechten in QuickBooks geeft de koppeling toestemming voor één administratie. Die toestemming is in QuickBooks zichtbaar en kan daar ook weer worden ingetrokken.
-
2
De administratie vastleggen
Werk je met meerdere bedrijven, dan richt je per bedrijf een koppeling in met een duidelijke naam. Zo weet een gebruiker altijd welke boekhouding hij aanspreekt.
-
3
Bepalen wat er mag
Opzoeken, rapporteren en factureren staan los van elkaar. Veel organisaties beginnen met opzoeken en het rapport, en zetten het aanmaken van facturen pas aan als het gebruik is ingeburgerd.
-
4
Gebruikers aanwijzen en meekijken
Je bepaalt welke rollen de assistent mogen gebruiken, en elke actie komt in het logboek. Bij een aangemaakte factuur is daardoor terug te zien wanneer en op wiens verzoek dat gebeurde.
Een verkeerde administratie is een verkeerd antwoord
Bij een boekhoudkoppeling zit het risico niet alleen in wie meekijkt, maar ook in welke administratie er wordt aangesproken. Beide zijn hier dichtgezet.
Waar de data staat: Nederland
Eén administratie per koppeling
De administratie ligt vast in de koppeling. Een gebruiker kan er in een gesprek niet naast grijpen, dus een antwoord gaat altijd over het bedrijf dat je bedoelt.
Rollen bepalen de toegang
Je bepaalt welke rollen de financiële assistent mogen aanspreken. Wie die rol niet heeft, krijgt de koppeling niet te zien en kan er dus geen cijfers uit halen.
Factureren blijft een aparte handeling
Een factuur aanmaken is een stap in de administratie van een echt bedrijf en niet zomaar terug te draaien. Die mogelijkheid staat standaard uit en wordt pas uitgevoerd nadat de assistent heeft laten zien wat hij wil wegschrijven.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De cijfers uit QuickBooks gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Wat mensen vragen over QuickBooks Online en AI
Kan ik QuickBooks Online koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met QuickBooks Online, en je administratie handmatig in een publieke chatbot zetten wil je niet. IntraGPT werkt als een chat maar kijkt rechtstreeks in de administratie waarvoor jullie toestemming hebben gegeven. De assistent haalt alleen op wat de vraag nodig heeft en elke actie komt in het logboek.
Werkt IntraGPT met QuickBooks Online?
Ja. QuickBooks Online is een van de boekhoudpakketten waar IntraGPT mee overweg kan: facturen en klanten opzoeken, het winst-en-verliesrapport ophalen en op verzoek een factuur aanmaken. De verbinding loopt via de officiële koppelmogelijkheid van QuickBooks.
Wat kost een QuickBooks-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat de omvang bepaalt is het aantal administraties, of er ook gefactureerd mag worden en wie de assistent mag gebruiken. Dat maken we in een eerste gesprek concreet.
Hoe lang duurt het inrichten?
De toestemming geven kost weinig tijd, mits iemand met beheerrechten beschikbaar is. Daarna kiezen we welke onderdelen aan gaan en wie ze mag gebruiken. Bij één administratie en alleen opzoeken ben je snel klaar.
Werkt het ook als we meerdere bedrijven in QuickBooks hebben?
Ja, maar dan met een koppeling per bedrijf. Elke administratie in QuickBooks staat op zichzelf en heeft eigen cijfers, dus we richten ze los in met een herkenbare naam. Zo weet een gebruiker altijd over welk bedrijf hij een antwoord krijgt en kun je per bedrijf bepalen wie erbij mag.
Ziet de assistent onze hele boekhouding?
Nee. Hij zoekt op wat bij de vraag hoort en krijgt niet de hele administratie te zien. Er is ook geen mogelijkheid om alles in één keer te exporteren. Wil je de toegang nog verder inperken, bijvoorbeeld alleen het rapport en geen losse facturen, dan kan dat bij het inrichten.
Moet het winst-en-verliesrapport op kasbasis of op factuurbasis staan?
Dat is een keuze die je vooraf maakt en die het antwoord echt verandert. Op kasbasis telt een bedrag mee zodra het betaald is, op factuurbasis zodra het gefactureerd is. Spreek af welke methode jullie standaard gebruiken, dan hanteert de assistent die consequent en vermeldt hij hem bij het cijfer.
Waarom wijkt een antwoord soms af van ons eigen rapport?
Meestal gaat het om een andere periode of een andere methode. Een kwartaal dat bij jullie op een andere datum begint of een rapport op kasbasis in plaats van factuurbasis geeft een ander getal, terwijl beide kloppen. De assistent noemt daarom de periode en de methode bij het cijfer, zodat je het verschil meteen kunt plaatsen.