Xero koppelen aan AI: openstaande posten en rekeningschema in één vraag
Xero is aan AI te koppelen. De assistent laat zien welke verkoopfacturen openstaan, zoekt klanten en leveranciers op en raadpleegt het rekeningschema, en kan op verzoek een verkoopfactuur opstellen. Alles blijft binnen de organisatie waarvoor jullie de koppeling toestemming hebben gegeven.
Vier dingen die de assistent uit Xero haalt
Zien wat er openstaat
De assistent toont de verkoopfacturen die bij de vraag horen: van een bepaalde klant, over een bepaalde periode, of alles wat nog niet betaald is. Concepten laat hij daarbij buiten beschouwing, want die tellen niet mee als openstaande post.
Klanten en leveranciers opzoeken
De contacten in Xero bevatten zowel klanten als leveranciers. De assistent zoekt op naam en laat zien wat er bij die relatie is vastgelegd, dus je hoeft niet te weten onder welke schrijfwijze iemand is ingevoerd.
Het rekeningschema raadplegen
Wil je weten op welke grootboekrekening iets hoort, dan noemt de assistent de rekening met haar code en haar soort. Dat scheelt spitten in een oude boeking en voorkomt dat iemand een code uit zijn hoofd overneemt.
Een verkoopfactuur opstellen
Op verzoek stelt de assistent een verkoopfactuur op met de klant, de regels, de datum, de vervaldatum en een eigen kenmerk zoals een projectnummer. Dat raakt de echte administratie, dus hij laat eerst zien wat erin komt te staan.
Een beeld per klant of periode
Door facturen over een periode naast elkaar te zetten beantwoordt de assistent vragen als wat een klant het afgelopen jaar heeft afgenomen, met de facturen erbij waaruit dat blijkt.
Situaties waarin de Xero-koppeling werk scheelt
Finance
- Situatie
- De controller wil weten welke facturen over de vervaldatum zijn zonder een rapport in te richten.
- Wat de agent doet
- De assistent zet de geautoriseerde facturen die vervallen zijn per klant op een rij.
- Resultaat
- Een werklijst die klaarstaat op het moment dat de vraag gesteld wordt.
Accountancy
- Situatie
- Een medewerker moet weten op welke grootboekrekening een terugkerende kostenpost thuishoort.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de rekening in het rekeningschema en noemt de code en de soort erbij.
- Resultaat
- Boeken op de juiste rekening, zonder in een oude boeking te hoeven spitten.
Sales
- Situatie
- Voor een verlenging wil een accountmanager zien wat deze klant het afgelopen jaar gefactureerd kreeg.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt het contact op en zet de facturen van die klant over de periode op een rij.
- Resultaat
- Een onderbouwd gesprek met de klant, in plaats van een schatting uit het hoofd.
Projecten
- Situatie
- Een afgeronde opdracht moet gefactureerd worden met de afgesproken regels en de juiste vervaldatum.
- Wat de agent doet
- De assistent stelt de factuurregels voor, zet het projectnummer als kenmerk erbij en wacht op akkoord.
- Resultaat
- De factuur staat dezelfde dag in Xero en de projectleider hoeft niets over te typen.
Inkoop
- Situatie
- Iemand wil weten of een leverancier al bestaat voordat er een nieuwe wordt aangelegd.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt in de contacten op naam en meldt terug wat hij vindt.
- Resultaat
- Geen dubbele leveranciers in de administratie en een schoner adresboek.
Zo sluit je Xero aan
-
1
Toestemming geven in Xero
Iemand met de juiste rechten geeft de koppeling toestemming voor één organisatie. Die toestemming staat in Xero bij de verbonden apps en is daar met één handeling weer in te trekken.
-
2
Kiezen wat er open gaat
Je bepaalt welke onderdelen de assistent mag raadplegen, bijvoorbeeld wel de facturen en de contacten maar niet het rekeningschema. Wat je dichtlaat bestaat voor hem niet.
-
3
Terugschrijven apart aanzetten
Het opstellen van een verkoopfactuur is een losse schakelaar. Veel organisaties beginnen met alleen raadplegen en zetten dat pas aan als duidelijk is wie de assistent gebruikt en waarvoor.
-
4
Gebruikers aanwijzen en meekijken
Je wijst de rollen aan die de assistent mogen gebruiken, en elke actie komt in het logboek. Bij een opgestelde factuur is dus terug te zien wanneer en op wiens verzoek dat gebeurde.
Grip houden op wie de boeken inziet
Omzet, marges en het betaalgedrag van klanten zijn geen algemene bedrijfsinformatie. De koppeling is daarom smal gehouden en volledig te volgen.
Waar de data staat: Nederland
Toestemming die jullie intrekken
De verbinding loopt op een toestemming die in Xero zichtbaar is bij de verbonden apps. Trek je hem daar in, dan stopt de koppeling direct. IntraGPT bewaart geen wachtwoord van Xero.
Alleen de onderdelen die je nodig hebt
Je kunt de koppeling beperken tot raadplegen, of zelfs tot alleen facturen en contacten. Wat uitstaat is in een gesprek niet te bereiken, ook niet als iemand er expliciet om vraagt.
Terug te vinden wie wat vroeg
Elke actie komt in het logboek. Bij een opgestelde factuur is daardoor na te gaan wanneer dat gebeurde en welke vraag eraan voorafging.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De cijfers uit Xero gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Xero-koppeling: de vragen die we het vaakst krijgen
Kan ik Xero koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT kent geen verbinding met Xero, en cijfers uit je boekhouding in een publieke chatbot zetten is onverstandig. IntraGPT geeft je dezelfde manier van vragen stellen, maar met een koppeling die aan één organisatie hangt. De assistent haalt alleen op wat de vraag nodig heeft en elke actie komt in het logboek.
Werkt IntraGPT met Xero?
Ja. Xero is een van de boekhoudpakketten waar IntraGPT mee overweg kan: verkoopfacturen, contacten en het rekeningschema raadplegen, en op verzoek een verkoopfactuur opstellen. De verbinding loopt via de officiële koppelmogelijkheid van Xero, gebonden aan jullie organisatie.
Wat kost een Xero-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. De omvang wordt bepaald door het aantal organisaties, of er ook opgesteld mag worden en welke rollen de assistent mogen gebruiken. In een eerste gesprek zetten we dat op een rij.
Hoe lang duurt het inrichten?
De toestemming zelf is een kwestie van een paar handelingen in Xero. Daarna bepalen we welke onderdelen open gaan en wie erbij mag. De doorlooptijd hangt vooral af van hoe snel iemand met de juiste rechten die toestemming kan geven.
Wat is het verschil tussen een concept, een geautoriseerde en een betaalde factuur?
Een concept kan nog worden aangepast en telt nergens in mee. Een geautoriseerde factuur is definitief en staat open zolang hij niet voldaan is. Een betaalde factuur is afgehandeld. Vraag je naar openstaande posten, dan kijkt de assistent naar de geautoriseerde facturen en laat hij concepten er bewust buiten.
Kan de assistent ook bankafschriften of inkoopfacturen zien?
De koppeling gaat over verkoopfacturen, contacten en het rekeningschema. Bankmutaties en inkoopfacturen horen daar niet bij, dus daar geeft de assistent geen antwoord over uit Xero. Heb je die gegevens nodig, laat het weten, dan kijken we wat er nodig is om dat toe te voegen.
Hoe gaat het met meerdere organisaties in Xero?
Een toestemming hoort bij één organisatie. Voor elke administratie zet je daarom een eigen koppeling op met een eigen naam. Dat is bewust: zo kan een antwoord nooit ongemerkt cijfers uit twee boekhoudingen door elkaar halen, en bepaal je per organisatie wie hem mag gebruiken.
Wat als dezelfde klant twee keer in Xero staat?
Dan kan een antwoord over die klant onvolledig zijn, want de facturen hangen aan twee verschillende contacten. De assistent meldt het als hij meerdere relaties met eenzelfde naam tegenkomt, in plaats van er eentje uit te kiezen. Opschonen blijft handwerk in Xero, maar je ziet in elk geval dat het speelt.